Состав и содержание нормативных документов, определяющих сроки хранения документов

Порядок хранения документов в организации. Сроки хранения документов в организации. Состав и содержание нормативных документов определяющих сроки хранения документов. В процессе деятельности всех предприятий создается большое количество документов различных по ценности и значимости.

2014-06-22

35.3 KB

11 чел.


Поделитесь работой в социальных сетях

Если эта работа Вам не подошла внизу страницы есть список похожих работ. Так же Вы можете воспользоваться кнопкой поиск


red54;;Содержание

Введение…………………………………………………………...................................2

1. Порядок хранения документов в организации…………….…………………........6

2. Сроки хранения документов в организации……………………………………...12

. Взаимодействие организации с органами 

и учреждениями Росархива…………………………………………………………..15

. Состав и содержание нормативных документов, определяющих 

сроки хранения документов……………………………………….............................20

Заключение…………………………………………………………………………….22

Список использованных источников и литературы………………………………...23

Приложение А............................................................................................................... 24

Приложение Б............................................................................................................... 25

Введение

 В процессе деятельности всех предприятий создается большое количество документов, различных по ценности и значимости. Виды документов, подлежащих хранению, порядок и сроки их хранения закреплены в различных нормативных актах.
  Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон об архивном деле) содержит требование о хранении документов, образующихся в результате деятельности предприятий. Так, согласно п. 1 ст. 17 Закона об архивном деле организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения и в соответствии с перечнями, установленными законодательством.
Этим обусловлена актуальность темы данной работы, целью которой является изучение особенностей организации хранения документов и обеспечения их сохранности на предприятиях, в учреждениях, фирмах. Для достижения поставленной цели в работе предусмотрены следующие задачи:
  . раскрыть особенности и правила хранения документов в соответствии с действующим законодательством;

.изучить современные подходы к обеспечению сохранности документов.

При разработке данной темы были использованы работы ведущих авторов в области документационного обеспечения управления и архивного дела.

 . Порядок хранения документов в организации

 Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве - обработка дел для последующего их хранения и использования.

 Если строго следовать установленным архивным правилам, в организациях документы должны храниться еще год после окончания текущего года. В этот период работы к ним еще часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового календарного года.

 По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы в архив учреждения, если он есть. Например, дела за 2000 год должны обрабатываться в 2001 году.

 Так как в некоторых учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, а вновь созданные фирмы и вновь созданные организации не предусматривают их в своих структурах, «Основные правила работы ведомственных архивов» разрешают хранение дел централизованной службой делопроизводства или в структурных подразделениях. 

Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в «Основных правилах работы ведомственных архивов» и «Государственной системе документационного обеспечения управления».

 Обработка дел для хранения включает:

  •  проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел;
  •  составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

 В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников учреждения.

 Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, по брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

 На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения указывается полное и официально принятое сокращенное наименование предприятия в именительном падеже, название структурного подразделения, номер дела по описи, номер тома, заголовок,  дата, количество листов, срок хранения.

 При изменении наименования предприятия или структурного подразделения в течение года, охватываемого документами дела, на обложке подписывается новое название, прежнее заключается в скобки.

 По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т. д.).

 Заголовок дела переносится из свободной номенклатуры дел и состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:

  •  название вида или разновидности документов (приказы, отчеты, переписка);
  •  название предприятия (автор документа);
  •  название предприятия, которому адресованы или от которого получены документы (адресат или корреспондент документа);
  •  краткое содержание документа дела;
  •  название местности, с которой связано содержание документа дела;
  •  дата (период), к которому относятся документы дела;
  •  указание на количество копий документов дела.

 Подлинность документов в заголовке не оговаривается. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок тома. Надписи на обложках дел постоянного и временного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью. Наклейки на обложках дел постоянного хранения не допускается. Документы постоянного и временного хранения подшиваются в твердую обложку на три-четыре прокола с учетом возможности свободного чтения текста, дат и резолюций. Металлические скрепки и булавки должны быть удалены. Листы в делах постоянного хранения нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Подшитый документ любого формата (развернутый или сложенный) нумеруется как один лист. В конце пронумерованного дела делается заверительная надпись по установленной форме. 

 Оперативное хранение документов в организации

 В процессе своей деятельности любое юридическое лицо создает документы, количество которых напрямую зависит от размеров предприятия и наличия у него обособленных подразделений. Как и любое юридическое лицо, организация обязана хранить свои документы.

 Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учёт, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив организации.

 По срокам хранения все документы организации можно условно разделить на два вида:

  •  документы, которые должны храниться определенной время, то есть документы с временным сроком хранения;
  •  документы, которые должны храниться постоянно.

 Расчет срока хранения документов производится с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2006 году, начинается с 1 января 2007года. Расчет срока хранения для некоторых документов имеет свои особенности.

 Текущее хранение дел организации осуществляется по месту их формирования. Текущее хранение также делиться на два подвида:

  •  хранение документов в процессе их исполнения;
  •  хранение исполненных документов.

 Документы во время их исполнения находятся у исполнителя, который хранит их в специальных папках. На данных папках содержится с надпись «На подпись», «Срочно» и другое, а также фамилия, инициалы, телефон исполнителя.

Документы текущего и двух предыдущих лет хранятся в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел. Персональную ответственность за хранение документов несут начальники структурных подразделений организации.

 Работники организации хранят у себя только документы, находящиеся у них на исполнении.

 Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровой службе все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу: приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнении и так далее дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников.

 Порядок организации текущего хранения личных дел следующий:

  •  личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;
  •  обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;
  •  текущему хранению в отделе кадров в организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение.

 Все дела организации хранятся в шкафах в вертикальном положении; в каждом шкафу должна быть копия номенклатуры дел (или выписка из неё), хранящихся в этом шкафу; на корешках обложек (папок) должны быть указаны цифровые обозначения дел.

 Делопроизводитель имеет у себя номенклатуру всех дел, хранящихся в данном структурном подразделении, и описи дел, сданных на хранение в архив.

 Каждый исполнитель обязан иметь у себя выписку из номенклатуры дел, относящихся к кругу его непосредственной работы.

2. Сроки хранения документов в организации

 Организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать сохранность  документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.04125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»), в том числе перечнями:

  •  типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010558, далееперечень558);
  •  типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.20071182, далееперечень 1182);
  •  типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден Главархивом СССР от 15.08.88).

 В число указанных нормативных правовых актов входит и Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утверждено Постановлением ФКЦБ России от 16.07.200303-33/пс, далееположение03-33/пс).

 Сроки хранения конкретных документов устанавливаются на различных этапах проведения ЭЦД с использованием соответствующего Перечня. Сроки исчисляются в годах и могут быть:

  •  временными (до 10 лет);
  •  временными (свыше 10 лет);
  •  постоянными.

 .1. Особенности хранения кадровой документации

 Хранение кадровых документов несколько выделяется из общих правил хранения управленческих документов. Поскольку кадровые документы обладают высокой социальной значимостью (особенно документы, содержащие персональные данные), так как служат документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение, например, по старости и инвалидности, а также подтверждением трудового стажа работника. Поэтому большинство из них имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

 Помимо этого, кадровые документы обладают еще и биографической, археографической ценностью, являются источником для статистических обобщений и историко-социальных исследований.

 Особенности хранения кадровой документации в организации обусловлены задачами ограничения несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективного поиска нужной информации.

 В системе хранения кадровых документов можно выделить два вида, стадии хранения: текущее и последующее.

 Хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив называют текущим (оперативным). Текущее хранение дел осуществляется по месту их формирования. Текущее хранение также делиться на два подвида:

  •  хранение документов в процессе их исполнения;
  •  хранение исполненных документов.

 Документы во время их исполнения находятся у исполнителя, который хранит их в специальных папках. На данных папках содержится с надпись «На подпись», «Срочно» и другое, а также фамилия, инициалы, телефон исполнителя.

Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел. Сразу отметим, что текущее хранение документов предполагает процедуру их формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу: приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнении и так далее дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников (если они ведутся).

 Порядок организации текущего хранения личных дел следующий:

  •  личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;
  •  обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;
  •  текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение.
  •  личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.

 Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и другие осуществляется, как правило, в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися. Копии номенклатуры дел, размещенные на шкафах, а на корешках обложек дел - номера дел в соответствии с номенклатурой облегчат поиск документов.

 Трудовые книжки работников хранятся в сейфе руководителя отдела кадров, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.

 Работникам кадровой службы не рекомендуется при любой продолжительности выхода из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, а также работающий компьютер. В конце рабочего дня работники кадровой службы должны поместить все массивы документов, находящихся в процессе их исполнения, в металлический шкаф, закрыть его и опечатать. Ключи от шкафов сдаются руководителю отдела кадров под роспись в соответствующем журнале.

 Черновики и редакции документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются, для этого может применяться специальная бумагорезальная машина. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети.

 Кроме того, технология хранения и учета кадровой документации предполагает обязательную роспись работников, подтверждающую получение на руки копий и выписок из них.

 Основанием последующего (архивного) хранения документов является экспертиза их ценности, и далее следует: оформление дел, составлении описей, составление актов о выделении к уничтожению документов и сдача дел в архив организации.

 Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения их использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организациях создается архив.

 В архивный фонд организации попадает лишь часть документов, он не включает в себя документы с кратким сроком хранения (до 10 лет включительно). Архивный фонд организации состоит из документов долговременного хранения (свыше 10 лет) и постоянного хранения, включая документы по личному составу, которые имеют экономическое, социальное, политическое, культурное, историческое и иное значение. Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем организации или работодателем. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.

 В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002, организация должна обеспечить архив специально оборудованным помещением и кадрами. Однако в небольших коммерческих организациях, как правило, архив в виде специального подразделения отсутствует. Обязанности архивариуса при этом совмещает секретарь или иное лицо, назначенное руководителем.

 При этом необходимо помнить, что документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Как правило, для этого в помещении архива устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и тому подобное. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах. Изъятие документов из дела с постоянным сроком хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании распорядительного документа руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

 В целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников в результате реорганизации или ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций можно рекомендовать включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передаче их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица.

 Порядок и сроки хранения трудовых книжек регулирует специальный нормативный акт - Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года225 «О трудовых книжках». Так, бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца данное лицо обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыши в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Невостребованные трудовые книжки и книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке. Ответственность за организацию работы по хранению кадровых документов, первичных учетных документов несет работодатель. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

 

3. Взаимодействие организации с органами и учреждениями Росархива

 Росархив при осуществлении взаимодействия с подведомственными организациями:     

а) организует работу подведомственных организаций по основным направлениям архивного дела, гражданской обороне и мобилизационной подготовке;     

б) оказывает подведомственным организациям методическую и организационную помощь по вопросам, отнесенным к сфере деятельности Росархива, а также финансовому, правовому и кадровому обеспечению;

в) координирует участие подведомственных организаций в реализации бюджетных (федеральных и ведомственных) целевых программ;

г) дает поручения подведомственным организациям и контролирует их исполнение:

- во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Правительства и Минкультуры России,

 - по вопросам, отнесенным к сфере деятельности Росархива,

 - по устранению нарушений, выявленных в процессе контроля и координации их деятельности

д) информирует подведомственные организации о принятии нормативных правовых актов, касающихся их деятельности;

е) запрашивает государственную и ведомственную статистическую отчетность, иные сведения, необходимые для принятия решений по вопросам, отнесенным к сфере деятельности Росархива;

ж) рассматривает в 3-недельный срок с даты получения и направляет заключения на проекты планов с показателями деятельности подведомственных организаций;

з) организует коллегиальное рассмотрение наиболее важных вопросов развития архивного дела, привлекает работников подведомственных организаций к работе совещательных органов Росархива;

и) совместно с Росохранкультурой проводит комплексные и тематические проверки деятельности подведомственных учреждений, а также проверки по жалобам юридических и физических лиц на действия (бездействие) подведомственных учреждений и их должностных лиц;

к) на основе предложений подведомственных учреждений формирует резерв руководящего состава указанных учреждений;

л) по представлениям подведомственных учреждений согласовывает назначение в установленном порядке и освобождение от должностей заместителей директоров подведомственных учреждений, руководителей структурных подразделений подведомственных учреждений, выполняющих общеотраслевые функции.

Руководитель Росархива:

а) утверждает положения (уставы) подведомственных организаций;

б) устанавливает предельную штатную численность и фонд оплаты труда работников подведомственных организаций;

в) согласовывает структуры и штатные расписания подведомственных организаций;

г) согласовывает сметы расходов бюджетных и внебюджетных средств подведомственных организаций;

д) утверждает систему (формы, показатели и сроки представления) планово-отчетной документации;

е) в отношении руководителей подведомственных организаций принимает решения :

  •  об их назначении в установленном порядке и освобождении от должности, заключает, изменяет, расторгает с указанными руководителями трудовые договоры;
  •  о премировании, установлении надбавок к должностным окладам и об оказании материальной помощи;
  •  о разрешении зарубежных командировок, очередных отпусков и отпусков без сохранения содержания;

ж) представляет в установленном порядке особо отличившихся работников подведомственных организаций к присвоению ведомственных почетных званий и награждению государственными наградами Российской Федерации;

з) осуществляет иные полномочия, предусмотренные положением о Росархиве и настоящим регламентом.

Отдельные обязанности и полномочия по обеспечению взаимодействия с подведомственными организациями могут быть поручены Руководителем Росархива его заместителям.

Руководитель Росархива и его заместители не вправе ограничивать установленные законодательством и соответствующими положениями (уставами) полномочия подведомственных организаций.

 Росархив в пределах своей компетенции обеспечивает рассмотрение обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответов в установленные законодательством сроки. В этих целях в Росархиве организуется работа с письменными и устными обращениями граждан, а также с обращениями, поступившими по электронным средствам связи (далее по тексту - обращения).

 Обращения, поступившие в Росархив по электронным каналам связи, рассматриваются и исполняются специалистами структурных подразделений, принимающими эти обращения. В случае необходимости эти обращения распечатываются на бумажных носителях и передаются на регистрацию в порядке, установленном для письменных обращений.

 Порядок приема граждан в Росархиве и работы с устными обращениями осуществляется в установленном порядке.

 Обращения, поступившие из вышестоящих органов государственной власти и требующие ответа в эти органы, жалобы и обращения, в резолюциях Руководителя Росархива и его заместителей, к которым содержится указание о контроле исполнения, ставятся на контроль в порядке, определенном Инструкцией по делопроизводству в Федеральном архивном агентстве.

 . Состав и содержание нормативных документов, определяющих сроки хранения документов

 В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Часть из них содержит информацию, которая необходима только для решения какой-то конкретной задачи. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение. Дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

 В связи с этим определены разные сроки хранения документов.

 Срок хранения документа может быть:

  •  временным (до 10 лет);
  •  временным (свыше 10 лет);
  •  постоянным.

 Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации.

 Сроки хранения документов не зависит от того, в какой форме они созданы: бумажной или электронной. Возможность и длительность использования документов определяется значением заключенной в них информации, которую можно определить только экспертным путём. Для этого в организациях создаются экспертные комиссии, целью которых является проведение экспертизы ценности документов.  Поэтому назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией. Для документов, отобранных для временного хранения, важно определить, в течение какого времени они могут быть нужны. Поэтому определение сроков хранения отдельных документовэто еще одна важная задача экспертизы ценности документов.

 Таким образом, задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

- отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

- отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

- выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

 - установление или изменение сроков хранения документов.

 Экспертиза ценности проводится в делопроизводстве организаций и предприятий, архивах организаций и в государственных архивах.

 В делопроизводстве экспертиза ценности проводится:

 - при составлении номенклатуры дел;

- при формировании дел;

- при подготовке дел для передачи в архив организации после завершения их делопроизводством.

 Первоначально сроки хранения дел определяются на этапе составления номенклатуры дел. Это означает, что производится предварительная оценка важности документов, входящих в то или иное дело. При формировании дел необходимо проверять правильность отнесения документов к определенным комплексам, исходя из их назначения, содержания и сроков хранения.

 Помощь при проведении экспертизы ценности документов оказывают типовые или ведомственные перечни документов со сроками хранения. Они позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов. Типовые перечни являются нормативно-методическими документами межотраслевого действия. При проведении экспертизы ценности документов ими могут руководствоваться все учреждения или организации. Ведомственные перечни устанавливают состав документов и сроки их хранения для определенной отрасли деятельности, например учреждений образования, здравоохранения и т.д. Однако, несмотря на наличие перечней, в ряде случаев требуется дополнительное изучение состава и содержания документов для определения необходимости и продолжительности их хранения.

 Ежегодно в делопроизводстве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений под методическим руководством сотрудников архива организации. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле, определение их научной и практической ценности и соответствующих сроков хранения. Не допускается определение сроков хранения документов только по заголовкам дел, включенных в номенклатуру. Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения.

 Так же полистно просматриваются дела с отметкой «ЭПК». Это позволяет выявить в их составе документы, подлежащие постоянному хранению. Дела, содержащие такие документы, должны быть переформированы: документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в самостоятельные дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по перечням документов или по номенклатуре дел организации. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения.

 Итак, в процессе экспертизы производится:

 - отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

 - отбор дел, которые должны храниться временно в структурных подразделениях;

- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

 Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов.

 Таким образом, в результате проведения экспертизы ценности выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения:

 - документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;

 - документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;

 - документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;

 - документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

 В настоящее время в управлении помимо документов на бумажных носителях используются документы в электронной форме. Экспертиза ценности документов в электронной форме (ЭД) проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией на традиционных (бумажных) носителях. При ее проведении применяется та же комплексная система критериев ценности документов: значимость и полнота информации, отсутствие дублирующей информации и т.п.  Однако определение возможности архивного хранения документов в электронной форме требует учета еще ряда факторов. Среди них: ограничение на прием ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД на дальнейшее хранение; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения. Поэтому пока большинство документов постоянного и длительных сроков хранения передаются в архивы организаций в традиционной бумажной форме.

Заключение

 При написании данной курсовой работы мною была рассмотрена процедура оформления, формирования и хранения дел. Я пришел к выводу, что при правильном формировании дел и оформлении сопровождающих их документов обеспечивается быстрый поиск документов, также обеспечивается сохранность документов, учет количества дел. Правильно организованная работа по оформлению дел облегчит в дальнейшем передачу документов в архив.

 В данной работе была рассмотрена такая неотъемлемая и важная часть документационного обеспечения управления - оперативное хранение документов, в ходе которого решается важнейшая задача системы документооборота организации. И лишь только централизованная система учета и хранения документов, т.е. сосредоточение всех регистрируемых операций в одном месте, создает наибольшую экономическую эффективность. Необходимо не только грамотно производить все стадии обработки документов, но и механизировать эти систему, внедряя новые технологии, что значительно усовершенствует процесс делопроизводства.

 Соблюдение правил формирования и оформления дел в отделе кадров позволяет осуществлять оперативный поиск документов, облегчает экспертизу их ценности и подготовку к последующему архивному хранению.

 Большая часть нормативно-методических документов компании делится на два основных класса: положения об органах и подразделениях и положения о бизнес-процессах.

 Обычно внутренние нормативные документы воспринимаются персоналом как система запретов. Желательно инспектировать систему внутренних нормативных документов с целью внести хотя бы несколько иных элементов регулирования: мотивирующих и разрешающих.

 В числе самых важных номативно-методических документов организации находится устав. В уставе организации должны определяется наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В уставах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаяхи других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица.

 

Список использованных источников и литературы

1. Андреева, Е.В. Документоведение [Текст]: Учебное пособие / Е.В. Андреева, Л.П. Афанасьева, Е.М.  Бурова - М.: Издательский центр «Академия»,   2005.с.

. Булюлина, Е.В. Архивоведение [Текст]: Учебно-методическое пособие / Е.В. БулюлинаВолгоград: Издательство ВолГУ, 2001.с.

. Тельчаров, А.Д. Архивоведение [Текст]: Конспекты лекций / А.Д. ТельчаровМ.: Приор-издат, 2004.с.

4. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство [Текст]: Учебное пособие / Т.В. КузнецоваМ.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2003.с.

. Челлини, Э.В. Архивоведение [Текст]: Учебное пособие / Э.В. Челлини, З.В. Крайская - М.: «НОРМА», 1996.с.

. Румынина, Л.А. Делопроизводство [Текст]: Учебное пособие / Л.А. РумынинаМ.: Мастерство, 2002.с.

Приложение А

Лист-заместитель

Документ № _________________ Дата  ____________ 


Корреспондент  ________________________________________________________


Заголовок
(или краткое содержание документа)  ____________________________
______________________________________________________________________


Выдан
________________________          ___________________________________
                  
    (дата выдачи)                                                  (кому выдан)


Выдал
_______________________   Получил _________________________
                       (подпись
)                                                      (подпись)

                                                      Карта-заместитель

Дело №____                                                                                                  20___год.

Структурное подразделение____________________________________________

Дата
выдачи

Кол-во
листов

Кому выдано

Расписка 

получателя

Дата
возврата

Расписка о приеме

1

2

3

4

5

6

 




Страница 29



 

Другие похожие работы, которые могут вас заинтересовать.
13746. Структура нормативных документов по организации аэропортовой деятельности 42.09 KB
  Воздушный кодекс РФ определяет аэропорт как: комплекс зданий и сооружений включающий в себя аэродром аэровокзал другие сооружения предназначенные для приема и отправки воздушных судов обслуживания воздушных перевозок и имеющий для этих целей необходимые оборудование авиационный персонал и других работников. Авиационное предприятие юридическое лицо независимо от его формы собственности имеющее основными целями своей деятельности осуществление за плату воздушных перевозок пассажиров багажа грузов почты и или выполнение...
4453. Виды документов в управлении. Модели образцы некоторых управленческих документов 12.75 KB
  Совокупность всех конкретных управленческих документов, образующихся в управленческой деятельности, может быть разбита на подмножества, в состав каждого из которых входят документы, у которых одинаковы или близки модели образцы. Каждое из таких подмножеств образует некоторый вид документа, имеющий свое название.
5145. Состав внутренних локально-правовых документов 53.19 KB
  Целью данной работы является закрепление теоретических знаний полученных мной по дисциплине бухгалтерский учет и анализ; углубленное изучение данной темы – сфера ответственности руководителя в ведении бухгалтерского учета а также развитие навыков самостоятельной работы с нормативными документами и умение вести бухгалтерский учет в соответствии с существующим законодательством.Основные правила организации и ведения бухгалтерского учета для всех предприятий едины. Ведение бухгалтерского учета...
8331. Интегрированные пакеты программ. Пакет офисных программ Microsoft Office 2003, 2007 и 2010. Средства автоматизации разработки документов в MSWord. Инструменты для создания комплексных документов. Вопросы компьютерной безопасности: вирусы и меры борьбы с н 26.36 KB
  В состав комплектов Microsoft Office 2003 2010 входят приложения общего назначения: текстовый процессор MS Word; табличный процессор электронные таблицы MS Excel; система управления базами данных MS ccess; средство для подготовки презентаций MS PowerPoint; средство организации групповой работы MS Outlook. По сравнению с предыдущими версиями в нём как и в других приложениях общего назначения пакета MS Office добавлены следующие новые возможности: новый более привлекательный интерфейс; использование в окнах приложений...
6201. Бланки документов 38.09 KB
  Бланк документа – это стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Для изготовления бланков документов используются форматы бумаги А4 и А5 (ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги»).
6200. Реквизиты документов 238.65 KB
  Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Учебные элементы: Реквизиты документа.
4461. Форматирование документов 29.4 KB
  Работа с фрагментами текста: выделение, копирование, перемещение, удаление. Форматирование символов. Буквица. Форматирование абзацев. Форматирование страниц. Колонтитулы. Разделы документа. Стили форматирования.
6960. Хранение документов организации 16.81 KB
  Номенклатура дел - представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения. Номенклатуры дел - систематизированный перечень наименования дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке.
4459. Цели управленческих документов 9.5 KB
  Из дальнейшего текста будет понятно, что это сложный вопрос, детальная разработка, которого требует проведения исследований на стыке управленческого документоведения и управления. Но тем не менее мы уверены в том, что степень теоретической проработки этого вопроса достаточна
3945. Языки разметки документов 9.99 KB
  Содержание документа на бумаге может быть сугубо текстовым а также содержать изображения. Обычно содержание документа представляется не в произвольном порядке а имеет определенную структуру. Структура – это состав и порядок следования частей блоков документа. Стиль документа определяет форму вывода его содержания на то или иное устройство например принтер или дисплей.
© "REFLEADER" http://refleader.ru/
Все права на сайт и размещенные работы
защищены законом об авторском праве.