Разработка автоматизированной информационной системы «Штатное расписание»

Работа сотрудника отдела кадров организации связана с необходимостью обработки и учета больших объемов информации. Учет этой информации «вручную» зачастую приводит к ошибкам и задержкам. В связи с этим встает вопрос о необходимости автоматизации работы.

2015-09-07

278.42 KB

21 чел.


Поделитесь работой в социальных сетях

Если эта работа Вам не подошла внизу страницы есть список похожих работ. Так же Вы можете воспользоваться кнопкой поиск


Содержание

Введение……………………………………………………………………………..…4

Постановка задачи…………………………………………………………………..…4

  1.  Характеристика комплекса задач «Штатное расписание»……...……………..4
    1.  Организационно-экономическая сущность комплекса задач …………….…4
    2.  Цели создания комплекса задач …………………………………………….…4
    3.  Перечень объектов, при управлении которыми решается комплекс задач….5
    4.  Описание назначения выходной информации………………………………...5
    5.  Периодичность решения задачи ………………………………………….……5
    6.  Продолжительность решений ……………………………………...……..……5
    7.  Требование к организации исходных данных…………………………………5
    8.  Условия, при которых прекращается решение комплекса задач автоматизированным способом……………………………………………….…6
    9.  Распределение действий между персоналом и техническими средствами при различных ситуациях решения комплекса задач………………………….……6
  2.  Выходная информация…………………………………………………….……..7
    1.  Штатное расписание …………………………………………………..……..7
  3.  Входная информация……………………………………………………….…….8
  4.  Нормативно-справочная информация…………………………………….……10
  5.  Алгоритм решения задачи………………………………………………………11

Описание алгоритма решения…………………………………………….……….12

Концептуальная модель……………………………………………………………13

  1.  Руководство пользователя…..………………….…………………………….…14

6.1.Назначение и условия применения программы……………………….....…..14

6.2.Основные задачи и возможности………………………………………….…..14

6.3.Порядок решения основных пользовательских задач…………………….....14

Установка……………………………………………………………………...…14

Начало работы………………………………………………………………..….14

6.4.Пользовательский интерфейс программы…………………….……………...15

6.4.1.Структура меню……………………………………..……………………..…15

6.4.2.Пункт меню «Таблицы»…… …………………………..………………..….15

6.4.3.Пункт меню «Запросы»……………… …………………………………..…15

6.4.4.Пункт меню «Отчеты»………… ……………………..….……………...…..15

6.5.Аварийные ситуации…………………………………………………………..16

Расчет экономической эффективности...………………………………………....….17

Заключение…..………………………………………………………………….…….21

Список литературы…………………………………………………………………………………………….……22

Приложение 1…………………………………………………………………………23

Введение

Работа сотрудника отдела кадров организации связана с необходимостью обработки и учета больших объемов информации. Учет этой информации «вручную» зачастую приводит к ошибкам и задержкам. В связи с этим встает вопрос о необходимости автоматизации работы.

Целью курсовой работы является разработка автоматизированной информационной системы «Штатное расписание». Объектом исследования является деятельность отдела кадров. Программа должна обеспечивать ввод и корректировку данных, давать возможность просматривать нужную информацию и обеспечивать формирование и печать расписания.

Постановка задачи и алгоритм решения

  1.  Характеристика комплекса задач «Штатное расписание»
    1.  Организационно-экономическая сущность комплекса задач

Штатное расписание - это нормативный документ предприятия, оформляющий структуру, штатный состав и численность организации с указанием заработной платы в зависимости от занимаемой должности. Штатное расписание отражает существующее или планируемое разделение труда между работниками, описанное в должностных инструкциях.

Штатное расписание имеет большое значение для эффективного использования работников. Оно дает возможность сравнивать подразделения по численности сотрудников, квалификации, уровню оплаты. Может быть использовано при анализе загрузки работников, объема выполняемых работ, уточнению должностных инструкций, а также оценить целесообразности существующей структуры организации.

1.2  Цели создания комплекса задач

Разработка комплекса задач «Штатное расписание» направлена на достижение следующих целей:

  •  создание и ведение базы данных по учету персонала и их графика работы;
  •  обеспечение автоматизации ввода данных об основных средствах в информационную систему;
  •  обеспечение однократного ввода постоянной информации;
  •  сокращение трудозатрат по учету персонала путем автоматического формирования печатного документа, исключающего проведение расчетов пользователем;

1.3 Перечень объектов, при управлении которыми решается комплекс задач
Данный комплекс задач решается, прежде всего, для отдела кадров  предприятия.

1.4. Описание назначения выходной информации

 Выходная информация необходима для своевременного и наиболее полного получения достоверных сведений  о расписании персонала.

 1.5. Периодичность решения задачи

Задача решается с периодичностью в один год или по запросу.

1.6. Продолжительность решений

Зависит от

  •  объёма входной информации;
  •  параметров быстродействия технических средств.

1.7. Требование к организации исходных данных

Входная информация поступает в систему с помощью заполнения экранных форм по мере необходимости.

Вывод информации должен осуществляться на бумажные носители, распечатываемые на принтере один раз в год, а также по запросу.

Связь задачи с другими задачами (подсистемами):

Данная задача должна обмениваться информацией с другими задачами отдела кадров средствам локальной сети на предприятии.

1.8 Условия, при которых прекращается решение комплекса задач автоматизированным способом

Комплекс задач «Штатное расписание» должен обеспечивать устойчивость к отказам и сбоям, а так же нештатным действиям пользователя.

Отказом комплекса задач «Штатное расписание» следует считать событие, состоящее в утрате работоспособности системы. Для восстановления работоспособности комплекса задач, требуется проведение ремонта или настройки, которые должны включать восстановление БД с резервной копии, восстановление и установку прикладного ПО с эталонной копии.

Сбоем комплекса задач «Штатное расписание» следует считать событие, состоящее во временной утрате работоспособности и характеризуемое возникновением ошибки при выполнении тестов, задач под управлением операционной системы или задач пользователя. Для восстановления работоспособности комплекса задач «Штатное расписание» при сбое требуется проведение повторных действий по решению теста или задачи пользователя.

В комплексе задач «Штатное расписание» должны быть реализованы средства автоматического обнаружения и локализации ошибок пользователя и программного обеспечения на уровне программной обработки ошибок.

1.9 Распределение действий между персоналом и техническими средствами при различных ситуациях решения комплекса задач

Комплекс задач «Штатное расписание» должен использовать имеющиеся в информационной системе механизмы разграничения доступа к ресурсам.

В работе с комплексом задач «Штатное расписание» участвуют следующие категории персонала (пользователи):

  •  специалисты

Специалисты (работники отдела кадров) имеют права на выполнение следующих операций:

  •  ввод/корректировка данных;
  •  распечатка расписания.

Пользователи комплекса задач «Штатное расписание» должны уверенно владеть навыками работы в:

  •  операционной системе MS Windows;
  •  Microsoft Office Access.

2. Выходная информация

Выходная информация предоставлена в виде следующих документов:

  •  Штатное расписание

2.1 Штатное расписание

 Форма представления сообщения: документ на бумажном носителе или в электронном виде.

Необходимая для решения задач информация вводится по мере необходимости.

Выходные документы формируются ежегодно, а также по запросу.

Периодичность выдачи  напрямую не связана с  периодичностью поступления информации в комплекс задач.

Срок выдачи: по окончанию ввода данных и проведению проверки.

Получатель информации: весь персонал, указанный в расписании, а так же их руководители.  

 

Штатное расписание включает в себя следующие реквизиты:

  •  Код организации
  •  Номер документа
  •  Дата составления
  •  Начало периода
  •  Конец периода
  •  Дата приказа
  •  Номер приказа
  •  Размер штата

3. Входная информация

Входным документом является проект штатного расписания. Оно поступает в систему в виде бумажного документа.

При реализации задачи используются следующие реквизиты документа:

  •  Код организации
  •  Номер документа
  •  Дата составления
  •  Начало периода
  •  Конец периода
  •  Дата приказа
  •  Номер приказа
  •  Размер штата

При обработке информации Штатного расписания, предполагается использование постоянных переменных и данных.

Ниже приведена структура таблиц содержащих оперативные (переменные) данные

  •  Штатное расписание (главная таблица);
  •  подчиненная таблица;

Главная таблица

Код организации

Числовой

Номер документа

Числовой

Дата составления

Дата/время

Начало периода

Дата/время

Конец периода

Дата/время

Дата приказа

Дата/время

Номер приказа

Числовой

Размер штата

Числовой

Подчиненная таблица

Код подразделения

Числовой

Код должности

Числовой

Разряд

Числовой

Класс квалификации

Числовой

Количество штатных единиц

Числовой

Ставка

Денежный

Надбавка 1

Денежный

Надбавка 2

Денежный

Надбавка 3

Денежный

Всего

Денежный

Примечание

Текстовый

4. Нормативно-справочная информация

Нормативно-справочная информация состоит из 3 справочников (классификаторов), а именно:

  •  Классификатор Организации

Код организации

Числовой

Наименование организации

Текстовый

  •  Классификатор Структурное подразделение

Код подразделения

Числовой

Наименование подразделения

Текстовый

  •  Классификатор Должности

Код должности

Числовой

Наименование должности

Текстовый

Порядковая система кодирования используется при формировании следующих кодов:

  •  Код организации
  •  Код подразделения
  •  Код должности


5. Алгоритм решения задачи

 

 

Алгоритм решения можно представить следующей последовательностью этапов:

  •  сбор информации;
  •  создание справочников;
  •  регистрация информации в базе данных;
  •  обработка информации;
  •  создание и просмотр выходных документов;
  •  печать выходных документов;
  •  поступление новой информации.

На этапе сбора информации происходит выборка, доставка, визуальный контроль входных документов и выделение реквизитов, используемых в системе.

 Создание справочников происходит перед началом эксплуатации  системы.

 Ведение нормативно – справочной информации включает в себя:

  •  добавление новой записи в справочник;
  •  изменение записи;
  •  удаление записи.

Регистрация информации в базе данных осуществляется через электронные формы документов. При необходимости ввод можно осуществлять непосредственно в таблицы.

 Обработка информации происходит автоматически.

Создание и просмотр выходных документов, выходным документом является «штатное расписание».

По требованию специалиста выходная информация может быть представлена также в виде запроса по конкретному товару.

При поступлении новой информации алгоритм начинается с шага «Регистрация информации в базе данных»

Все эти операции проводятся в диалоговых окнах, вызываемых по соответствующим командам из меню Access.

После создания справочников начинается формирование основной таблицы,  для заполнения данных в которой используются данные из этих справочников. Также заносится информация из поступающих на предприятие входных документов.

Затем вся входная информация обрабатывается.

После этого формируются выходной документ – расписание. В выходном документе информация группируется по подразделениям.

 Концептуальная модель

6. Руководство пользователя

6.1 Назначение и условия применения программы

Комплекс задач «Штатное расписание» предназначен для комплексной автоматизации работ по составлению штатного расписания.

6.2 Основные задачи и возможности

Задача автоматизации состоит в:

  •  Составлении штатного расписания;

Программный комплекс реализован с помощью визуальных и языковых средств создания и ведения баз данных Microsoft Access.

Условия применения и программные требования:

  •  ОС Windows XP и выше;
  •  MS Access 2003 и выше.

6.3Порядок решения основных пользовательских задач

Установка

Установка программы производится копированием папки данной программы со съемного носителя, на отведенное место в компьютере.

Начало работы

 Программа загружается командой Пуск/Программы/Microsoft Office/Microsoft Access, запускается программа MS Access (Открыть базу). При этом появляется окно базы данных. Оно имеет следующий вид:

Это рабочее меню программы. При помощи этого меню будет осуществляться работа в программе.

6.4 Пользовательский интерфейс программы

6.4.1Структура меню

 Таблицы:

  •  Главная;
  •  Подчиненная;
  •  Должности;
  •  Организации;
  •  Структурное подразделение

Запросы:

  •  Штатное расписание

Отчеты:

  •  Штатное расписание

6.4.2 Пункт меню «Таблицы»

Таблицы используются для ввода и корректировки данных.

Для этого также необходимо выбрать из рабочего меню интересующую для заполнения таблицу и заполнить её. После заполнения таблицу закрыть, данные сохраняются автоматически. Заполнение начинается со справочной информации, затем накладная и подчиненная таблица.

6.4.3 Пункт меню «Запросы»

Для формирования отчетов используются запросы.  Для формирования запроса необходимо выбрать запрос в рабочем меню.

 6.4.4 Пункт меню «Отчеты»

Отчет – готовый к печати документ, данные для которого берутся автоматически из базы данных, созданной в процессе работы.
         Для вызова отчета необходимо в рабочем меню выбрать интересующий отчет.

6.5 Аварийные ситуации

При работе с базой данных аварийные ситуации могут возникать в следующих случаях:

  •  В текстовое введено число, или в числовое поле – текстовое значение, либо длина записи  превышает заданную величину:

В этом случае нажать кнопку «ОК» проверить значение всех полей и исправить нужное.

  •  Попытка выхода из таблицы при незаполненном поле какой-либо записи, либо попытка изменить одну запись при незаполненной другой:

    В этом случае нажать кнопку «ОК» проверить значение всех полей и исправить нужное.

  •  не заполнено ключевое поле одной из записей:

После нажатия кнопки «ОК» заполнить указанное в сообщении поле.

Расчет экономической  эффективности

В данном разделе рассмотрена методика и специфика расчета экономической эффективности комплекса задач «Учет выдачи материалов в производство».

Эффективность - одно из наиболее общих экономических понятий, не имеющих, пока, по-видимому, единого общепризнанного определения. Это одна из возможных характеристик качества системы, а именно её характеристика с точки зрения соотношения затрат и результатов функционирования системы.

Существует реальный и расчетный эффект. Расчетный эффект рассчитывается, реальный можно получить сразу. При определении эффекта и реального, и расчетного рассчитывается прямой эффект.

Прямой эффект в системе обработки данных – это тот эффект, который связан непосредственно с системой обработки данных.

Основные показатели расчета экономической эффективности:

  •  годовая экономия текущих затрат, полученная от функционирования задачи;
  •  дополнительные капитальные вложения, необходимые для создания системы;
  •  срок окупаемости дополнительных капитальных вложений;
  •  расчетный коэффициент эффективности дополнительных капитальных вложений;
  •  годовой экономический эффект;
  •  годовая экономия затрат труда.

Годовая экономия текущих затрат рассчитывается по формуле:

Ст =Сп+Ск,

где, Сп – прямой эффект,

Ск – косвенный эффект

Сп = Сб - Сср,

где, Сб – базовый вариант затрат;  

Сср – сравниваемый вариант затрат

Сср = С1+С2+С3+С4+Спр

Сб = С1+С2+С3+С4,

где, Спр = предпроизводственные затраты

С1 – затраты на оплату труда работающих

С2 – затраты на материалы

С3 – отчисление от ФОТ

С4 – прочие затраты

Расчет предпроизводственных затрат предполагает расчет затрат на обучение персонала.

Спр=500 руб.

Затраты

Базовый год

(ручная обработка)

Текущий год

(автоматизированная обработка)

С1

20000 руб.

5000 руб.

С2

500 руб.

1000 руб.

С3

6900 руб.

2300 руб.

С4

500 руб.

500 руб.

Итого:

27900 руб.

8800 руб.

Сср = 8800+500 = 9300 руб.

Сп = 27900-9300 = 18600 руб.

Дополнительные капитальные вложения рассчитываются по формуле:

К = К1+К2+К3,

где, К1 – затраты, связанные с приобретением оборудования,

К2 – затраты на ремонт,

К3 – предпроизводственные затраты, необходимые для создания АЭИС.

 В данном случае не требуется приобретать оборудование, а также его ремонтировать, поэтому и затраты, связанные с этим, не возникают.

Таким образом К=К3

К3 = 1000 руб., т.к. проект создавался на данном предприятии его сотрудниками. В связи с тем, что задача, решаемая данной системой, небольшая, то, соответственно, не потребовалось больших трудовых затрат.

Срок окупаемости капитальных вложений

Определяется по формуле: ,

где, Т – срок окупаемости капитальных вложений,

Кд – предпроизводственные затраты,

Ст – годовая экономия текущих затрат на обработку данных.

Имеем:

 

Расчетный коэффициент эффективности дополнительных капитальных вложений

Определяется по формуле: ,

где, Ер – расчетный коэффициент эффективности капитальных дополнительных вложений, .

Годовой экономический эффект

Определяется по формуле: Э = Ст – Кд * Ен,

где, Ен – нормативный коэффициент эффективности дополнительных капитальных вложений (Ен = 0,15) Э = 18600-500*0,33 = 5973 руб.


Заключение

Поставленная цель курсовой работы - автоматизация составления штатного расписания, была достигнута путем выполнения следующих задач:

  •   создание постановки задачи;
  •   разработка базы данных «Штатное расписание» с помощью программного средства MS Access;
  •   создание руководства пользователя для разработанного приложения;
  •   выполнение расчета экономической эффективности.

Проведенный расчет экономической эффективности показывает, что автоматизация составления штатного рсписания позволяет повысить эффективность обработки информации, при этом годовая экономия затрат по обработке информации составляет 18600 руб.  Расчетный коэффициент эффективности капитальных дополнительных вложений Ер = 33,3, что больше нормативного коэффициента 0,33, поэтому внедрение проектируемой задачи в эксплуатацию экономически целесообразно.  

При автоматизации составления штатного расписания достигается:

  •   повышение оперативности доступа к данным;
  •   обеспечение однократного ввода постоянной информации из справочников в систему;
  •   создание и ведение базы данных по учету графика работы работников предприятия;
  •   сокращение трудозатрат по составлению расписания путём автоматического формирования печатного документа, исключающего проведение расчётов пользователями.

Список литературы

  1.  Рузакова О.В. Проектирование экономических информационных систем: Учеб.пособие, Изд-во Урал.гос.экон.ун-та, Екатаринбург, 2003.
  2.  Плещев В.В. «Базы данных. Visual FoxPro, Access, SQL Server, Oracle с примерами и упражнениями»: Учеб.пособие. – Екатеринбург: Изд-во Урал. гос.экон.ун-та, 2002.
  3.  ГОСТ 24.204-80 Требование к содержанию документа «Описание постановки задачи».

Приложение 1

Форма входного документа

PAGE   \* MERGEFORMAT1


Начало

Сбор информации  о штате организации

Документы

вод информации

Ошибка

БД «Штатное расписание»

Обработка данных

Запрос

Формирование и просмотр отчёта

Печать отчёта

Конец

«Штатное расписание»

«Штатное расписание»

Нет

Да



 

Другие похожие работы, которые могут вас заинтересовать.
19045. Разработка автоматизированной информационной системы отеля туристической фирмы 6.19 MB
  Актуальность проекта построена на разработке и внедрении автоматизированной системы работы с клиентами отеля туристической фирмы что предопределит успешную реализацию качественного туристского продукта потребителю и явится одним из главных источников функционирования туристического предприятия. С помощью данной системы появится...
3687. Разработка автоматизированной информационной системы по учету сетевого и компьютерного оборудования и внешнего приложения к ней 1.05 MB
  Исходные данные для практической реализации автоматизированной информационной системы (АИС) берутся из различных информационных источников (Интернет-ресурсы, печатные издания, периодика и др.). Курсовая работа оформляется в соответствии с требованиями, изложенными в Положение о курсовых работах в Камчатском государственном университете имени Витуса Беринга.
18292. Автоматизированной информационной системы учета деятельности работы администрации школы 1.86 MB
  Возможно использование компьютеров в области обработки и анализа данных для пользователей из различных сфер деятельности. Компьютерной обработкой данных называется любой процесс который использует компьютерную программу для ввода данных обобщать их анализировать или иным образом преобразовывать данные в полезную информацию. Какие программные средства можно использовать для обработки статистического материала Каких либо широко распространенных программ статистической обработки данных рассчитанных на общеобразовательную школу нет. В...
13099. Проектирование автоматизированной информационной системы учета и процесса реализации объектов недвижимости риэлтерского агентства «Азбука Жилья» 1.67 MB
  Необходимо осуществить разработку проекта информационной системы для риэлтерского агентства, предназначенной для хранения сведения о клиентах и недвижимости. Для этого важно произвести анализ бизнес процесса, произвести инфологическое моделирование предметной области и реализовать проект информационной системы используя СУБД Ассеss.
19467. Разработка автоматизированной системы оптимизации отслеживания отчетности предприятий 1.13 MB
  Составление бланка с анализом сданной отчетности клиента является достаточно ненадежной но необходимой задачей которую организации приходится составлять перед каждым кварталом для сдачи отчетности. До настоящего времени составление бланка проводилось исключительно вручную компьютер использовался только для ввода и набора необходимый данных. Кроме того система предназначена для хранения редактирование и добавления информации по клиентам имеет удобный пользовательский интерфейс. Так же будут ежемесячные отчеты для отслеживания заведенных...
13155. Разработка информационной системы для центра выплат 5.35 MB
  Компьютер не только облегчает учет сокращая время требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа хода торговой деятельности необходимого для управления ею. Программное обеспечение для работы с автоматизированными системами используется на персональных компьютерах уже довольно давно. Целью данного курсового проекта является разработка информационной системы для центра выплат. Анализ предметной области и проектирование БД...
18464. Разработка структуры базы данных информационной системы 971.23 KB
  Требуется разработать приложение и базу данных для компьютерной фирмы занимающейся продажей вычислительной техники комплектующих для неё и периферии. Формы первичных учетных документов определяются и устанавливаются организацией в составе применяемой ею системы учетной документации для регистрации хозяйственных операций. Первые быстродействующие компьютеры использовались предпринимателями в основном для автоматизации процессов которые раньше выполнялись вручную большим числом сотрудников невысокой квалификации; типичный пример - обработка...
20323. Разработка структуры базы данных информационной системы 971.23 KB
  Требуется разработать приложение и базу данных для компьютерной фирмы занимающейся продажей вычислительной техники комплектующих для неё и периферии. Формы первичных учетных документов определяются и устанавливаются организацией в составе применяемой ею системы учетной документации для регистрации хозяйственных операций. Первые быстродействующие компьютеры использовались предпринимателями в основном для автоматизации процессов которые раньше выполнялись вручную большим числом сотрудников невысокой квалификации; типичный пример - обработка...
1642. Разработка элементов информационной системы мини-отеля 3.75 MB
  Актуальность темы работы обоснована тем, что сама сфера деятельности, в которой реализуется данный проект ориентирована на широкой круг потенциальных постояльцев. Так как целью является оказание качественных гостиничных услуг в максимально доступной ценовой категории, реализация механизмов позволяющих предельно сократить издержки, особо важна
13280. РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ АКТ НА СПИСАНИЕ МАЛОЦЕННЫХ И БЫСТРОИЗНАШИВАЮЩИХСЯ ПРЕДМЕТОВ 1.3 MB
  На сегодняшний день существует множество программных продуктов, с помощью которых можно автоматизировать документооборот, что позволяет значительно увеличить количество предлагаемых разработок различным организациям. Данная ситуация увеличивает конкурентную борьбу среди разработчиков, что положительно сказывается на качестве и конкурентоспособности предлагаемых продуктов.
© "REFLEADER" http://refleader.ru/
Все права на сайт и размещенные работы
защищены законом об авторском праве.