Документационное обеспечение предприятием

За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов их сохранение использование и правильный отбор на государственное хранение. Вместе с тем правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб. Нормативно - методическая база делопроизводства Нормативно-правовую базу современного делопроизводства в России составляет совокупность законодательных актов РФ...

2015-09-05

331.76 KB

91 чел.


Поделитесь работой в социальных сетях

Если эта работа Вам не подошла внизу страницы есть список похожих работ. Так же Вы можете воспользоваться кнопкой поиск


Документационное обеспечение предприятием
ОГЛАВЛЕНИЕ

[0.1] 1.2 Содержание документационного обеспечения управления

[0.2] 1.3 Основные принципы организации делопроизводства на предприятии

[1]
Глава 2 СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ НА ПРИМЕРЕ ООО "АВЕРС ПЛЮС"

[1.1] 2.1 Общая характеристика организации ООО "Аверс Плюс"

[1.2] 2.2 Анализ документооборота в ООО "Аверс Плюс"

[1.3] 2.3 Риски предпринимательства, связанные с документационным обеспечением управления (ООО "Аверс Плюс)

[1.4]

[2]
Глава 3 ПРОБЛЕМЫ ЭФФЕКТИВНОСТИ, СВЯЗАННЫЕ С ДОУ

[2.1] 3.1 Внедрение управления документными системами

[2.2] 3.2 Внедрение автоматизированных систем управления в систему документационного обеспечения ООО "Аверс Плюс"

[3] ЗАКЛЮЧЕНИЕ

[4] СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ


ВВЕДЕНИЕ

В условиях стремительного прогресса информатизации общественных, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач в области делопроизводства и документооборота определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации.

На сегодняшний день информация является полноценным ресурсом производства, важным элементом успешного ведения бизнеса. Качество информации определяет качество управления.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Сегодня немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

В ходе работы были изучена и проанализирована организация технология документационного обеспечения деятельности ООО «Аверс Плюс».

Данная работа охватывает широкий спектр проблем, связанных с перечисленными выше составляющими аспектами делопроизводства и документационным обеспечением и, главным образом, информатизацией документооборота.

Тема информатизации делопроизводства и документационного обеспечения достаточно разработана как в зарубежной, так и в отечественной литературе. Существует множество информационных технологий для поддержки рационального делопроизводства и документооборота на предприятии.

Наиболее известными отечественными исследователями в этой области являются Кузнецова Т.В., Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Баласанян В. и др.

Информационной базой работы явились фактические материалы, опубликованные в научной литературе и периодической печати, а также материалы, собранные автором непосредственно в ООО «Аверс Плюс».

Целью написания работы является разработка информационной технологии поддержки деятельности Депозитарного отдела ООО «Аверс Плюс».

Для достижения указанной цели необходимо последовательно решить ряд задач, а именно:

  •  изучить нормативно - методическую базу делопроизводства;
  •  сформулировать содержание документационного обеспечения управления;
  •  рассмотреть основные принципы организации делопроизводства на предприятии;
  •  дать общую характеристику организации ООО "Аверс Плюс";
  •  проанализировать документооборот в ООО "Аверс Плюс";
  •  изучить риски предпринимательства, связанные с документационным обеспечением управления;
  •  рассмотреть внедрение управления документными системами;
  •  рассмотреть внедрение автоматизированных систем управления в систему документационного обеспечения ООО "Аверс Плюс".

Объектом работы выступает ООО «Аверс Плюс». Предметом исследования выступает документационное управление.


Глава 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ

1.1 Нормативно - методическая база делопроизводства

Нормативно-правовую базу современного делопроизводства в России составляет совокупность законодательных актов РФ, нормативно-методических документов, государственных стандартов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов.

Так, принятый Государственной Думой РФ 8 июля 2006 года Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» установил обязательность документирования информации, определил ряд терминов.

В Гражданском кодексе РФ установлены правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей Гражданского кодекса установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица.

С введением в действие Уголовного кодекса РФ установлена уголовная ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

Так, в частности, статья 138 предусматривает наказание за нарушение тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений; статья 180 - за незаконное использование товарного знака; статья 183 - за незаконное получение и разглашение сведений, составляющих коммерческую или банковскую тайну; статья 327 - за преступления в сфере подделки, изготовления или сбыта поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей, бланков, а глава 28 - за преступления в сфере компьютерной информации (ст.272-274.).

Федеральный закон «О языках народов Российской Федерации» установил государственный язык на всей территории РФ - русский язык (ст.3.), а в статье 11, данного закона предусмотрено использовать в органах государственной власти, органах местного самоуправления государственных учреждений республик наряду с государственным языком РФ, государственные языки республик1.

С принятием Федерального закона «Об электронной цифровой подписи» появляются такие понятия как: электронный документ, электронная цифровая подпись, владелец сертификата ключа подписи, средства электронной цифровой подписи, и др.

Федеральный закон «Об общественных объединениях» установил порядок формирования Устава общественного объединения, символику, состав учредителей, и др.

Федеральный закон «О персональных данных» определил основные понятия, используемые при подготовке документов, такие как: персональные данные, оператор, обработка персональных данных, распространение персональных данных, распространение персональных данных, и т.д.

Органы Росархива имеют законное право контролировать порядок осуществления делопроизводства и соблюдения нормативных требований в этой области на любом предприятии в любой организации РФ.

С 1 июля 2002 г. введен в действие Кодекс Российской Федерации об административных нарушениях, где, в частности, предусмотрены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов - в виде предупреждения или наложения на должностных лиц штрафа от трех до пяти МРОТ (ст.13.20).

Правительство Москвы еще в 1993 г. приняло постановление «Об утверждении программы и основных направлений совершенствования архивного дела», а мэр Москвы издал распоряжение «Об утверждении штрафных санкций, налагаемых объединением «Мосархив» за нарушение действующего законодательства по архивному делу».

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) определила нормы и правила, которые базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.

В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел, и т.д.).

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает общие требования функционированию служб ДОУ, документированию управленческой деятельности в федеральных органах исполнительной власти - министерствах, агентствах, службах.

Инструкция, отражая специфику подготовки документов федерального уровня, по оформлению документации увязана с действующим национальным (государственным) стандартом ГОСТ Р6.30-2003 г.

ГОСТ Р6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации предъявляет требования к оформлению документов. Данный стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011 -93 «Общероссийский классификатор управленческой документации»  (ОКУД)  (класс 0200000)2.

Кроме того, в стране действуют нормы и правила работы с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальными актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой, торговой и других видах документации.

1.2 Содержание документационного обеспечения управления

По определению, делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документы - одно из основных средств общения. Но деловые документы являются не только средством делового общения, но и юридическим обоснованием прав и обязанностей партнеров по бизнесу. Умение общаться посредством деловых бумаг, осуществлять «правильное» делопроизводство - один из факторов делового успеха3.

Важнейшими носителями информации, особенно в деловой сфере, являются многочисленные формы и виды документов. Действительно, в современном мире информация приобретает особую роль и ценность в жизни, как отдельного человека, так и общества в целом, а документ-сведение рассматривает эволюцию форм документа и каналов передачи социальной информации. Поэтому знание нормативно-правовых основ делопроизводства в России позволяет грамотно и эффективно организовывать работу на предприятии, повышает скорость и качество принятия управленческих решений, снижает степень их риска, экономит время руководителей предприятия.

Управленческая деятельность любой организации базируется на информации. Информация может передаваться устно, при помощи бумажных носителей или электронных средств. Большая часть информации (до 98%), используемой в управлении, оформляется в виде документов, что необходимо для осуществления контроля исполнения, решения спорных вопросов, анализа и исследования управления с целью повышения его эффективности, и т.п. Документ в управлении выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Понятие «документ» широко используется во всех сферах производственной и общественной деятельности. Причем, в зависимости в зависимости от специфики отрасли, «документ» понимают по-разному. Также и в учебных курсах бывает различное толкование «документа» - как в информатике, архивоведении, юриспруденции, библиографии.

Отсюда его многозначность. На международном уровне наиболее общим признано было определение «документа» как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе. Такое определение было разработано Международной организацией по стандартизации (ИСО). Согласно стандарту ИСО информация может быть записана любым способом фиксирования каких-либо сведений, т.е. с точностью не только знаков письма, но и изображения, звука, и т.п.

В России официально принято наиболее широкое определение. Согласно ГОСТу 8.04-98. документом является любой материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Понятие «документ» в широкий оборот ввел бельгийский ученный Поль Отле (18681944) и его сподвижник Анри Лафонтен (1854-1943), которые разработали теорию документации. Документ выполняет следующие функции: информационную, организационную, коммуникативную, юридическую, воспитательную4.

Важнейшей среди названных функций является информационная функция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности.

Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами деловых отношений.

Наконец документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации в глазах деловых партнеров.

Информация в наше время породила самостоятельные информационные отрасли и системы, ориентированные на предоставление информационных услуг или на создание условий для формирования, передачи, обработки и хранения информации. Это и библиотечные системы, и глобальные компьютерные сети, и средства массовой информации, и отрасли, производящие носители информации, устройства для работы с ней.

Особое внимание стран с развитым рынком к проблемам информации подтверждается законодательными актами (в США с 1950 года действует Закон о документе), высокими приоритетами проблем информационного обеспечения деятельности общества по сравнению с другими направления развития (электронная обработка информации, организация делопроизводства и оформление документации), невиданными темпами развития вычислительной техники. В Германии к ключевым направлениям научно-технической революции наряду с развитием ядерной энергетики, освоением космоса отнесено и информационное обеспечение управления5.

Делопроизводство («вершение дел») в России прошло ряд этапов своего становления. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в девятом веке в Древнерусском государстве была определенная культура подготовки документов (договоры с Византией 911 и 945 гг., купчие грамоты, и др.) Слово «дело» как собрание документов употреблялось уже в середине шестнадцатого века.

Первым в России к началу семнадцатого века сложилось приказное делопроизводство. В приказном делопроизводстве все документы по общему делу подклеивались «друг под друга», склейка «заверялась» подписью дьяка через всю страницу непосредственно на склейке (чтобы не подменили документы или порядок их поступления). Чем дольше велось дело, тем длиннее становился «столп», или свиток. Государственные документы были длинными. Так, к примеру, Соборное уложение 1649 г. - 309 метров. Документы наматывались на стержень или просто хранились в рулоне на полках или в сундуках, для наиболее важных изготавливались специальные футляры. При переносе рулоны документов разматывались и «волочились» за тем, кто их переносил, отсюда разговорное слово «волокита» - необоснованное затягивание дел6.

Составление каждого нового документа подразумевало вознаграждение подьячего, а сколько и каких документов нужно - они же и определяли, зачастую, по критерию собственной выгоды. Отсюда, наверное, на Руси вековая тяга чиновников к мздоимству. «Из центра» (от царя, боярской думы, приказов) на места шли указы, грамоты, приговоры, наказы, а снизу вверх поступали отписки, челобитные, доклады.

При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов. В начале девятнадцатого века коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное («министерское») делопроизводство. Появились бланки служебных документов, в каждом департаменте для хранения дел были созданы архивы, началось внедрение механизации конторского труда.

В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов (реквизитов).

Была предпринята попытка внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), на базе которой позже (1988 г.) была создана Государственная система доку-ментационного обеспечения управления (ГСДОУ), действующая в Российской Федерации в настоящее время7.

В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.

В настоящее время сложившаяся система делопроизводства в России развивается с учетом специфики рыночных отношений и массовой компьютеризации управления.

1.3 Основные принципы организации делопроизводства на предприятии

Говорить о существовании в организации системы делопроизводства можно в том случае, если:

  •  организован документооборот, то есть движение документов с момента их создания или поступления в организацию до завершения исполнения и/или отправки или передачи в дело на хранение;
  •  налажена система регистрации и учета документов (поступающих, внутренних, исходящих);
  •  исполненные документы помещаются на хранение в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Хотя, безусловно, это далеко не все, что необходимо для эффективной организации работы с документами. Можно сказать, что это тот минимальный комплекс элементов, который позволяет говорить о наличии делопроизводства в организации.

Основные принципы современного управления документами отражены в стандарте ISO 15489:2001 «Информация и документация. Управление документами». Данный стандарт переведен на русский язык и принят в качестве национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Главная особенность современного управления документами заключается в том, что оно строится на принципах, сходных с принципами систем менеджмента качества. Используется известный цикл постоянного улучшения Деминга – «Планируй – Сделай – Проверь – Действуй»:

  •  на первом этапе разрабатывается политика, подробно регламентируются все процессы;
  •  на втором этапе управление документами ведется в строгом соответствии с законодательно-нормативными требованиями и  внутренними нормативными документами организации. Собираются документальные подтверждения исполнения требований;
  •  на третьем этапе анализируется эффективность системы управления документами, выбираются меры по корректировке и улучшению этой системы. Результаты анализа документируются;
  •  на четвертом этапе в систему вносятся намеченные на третьем этапе улучшения и исправления (которые также документируются)8.

В течение всего цикла регулярно проводится обучение и повышение квалификации всех сотрудников организации по вопросам управления документами.

Такой подход позволяет не только постоянно повышать эффективность управления документами, но и легко интегрировать систему управления документами и разнообразные системы менеджмента (качества, информационной безопасности, окружающей среды, охраны труда и т.д.).

В документационном обеспечении организация документооборота – один из важнейших участков деятельности.

Документооборот охватывает всю последовательность перемещений документов в аппарате управления, в ходе которых осуществляются операции по приему, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению и отправке документов. Рационально организованный документооборот обеспечивает оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.

В основе организации документооборота лежит несколько правил, или принципов, которые должны строго соблюдаться:

1. Централизация операций по приему и отправке документов. Это означает, что все документы, которые поступают в организацию, независимо от способа доставки, и документы, которые отправляются из организации (за исключением документов, поступающих и передаваемых по факсу и электронной почте и касающихся исключительно компетенции подразделений), должны обрабатываться в одном подразделении – службе делопроизводства (секретарем).

2. Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа. В процессе документооборота документы могут возвращаться в инстанцию, через которую они уже проходили, только в том случае, если это обусловлено деловой необходимостью (например, на этапе подписания документа руководителем документ дважды проходит через секретаря руководителя).

3. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию. Предварительное рассмотрение позволяет выделить из всей массы документов, поступивших в организацию, те документы, которые в силу своей важности и значимости для организации должны быть рассмотрены руководителем. Остальные документы, минуя руководителя, направляются на рассмотрение заместителям руководителя и в подразделения, если руководители подразделений наделены соответствующей компетенцией.

4. Однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации. Это означает, что документ, поступивший в службу ДОУ и предназначенный для рассмотрения руководителем или его заместителями, регистрируется в службе ДОУ и, поступая после рассмотрения руководителем в подразделение, повторно там не регистрируется. И, соответственно, документ, непосредственно поступивший в подразделение, регистрируется только в подразделении. Иначе можно сказать, что документ живет в организации под одним регистрационным номером, присвоенным ему в службе ДОУ или в подразделении.

5. Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения. Вынесение резолюций – функция руководителя, но и секретарь может в определенной степени повлиять на этот процесс. Секретарю необходимо знать, что резолюция должна быть конкретной, а ее формулировка должна быть такой, чтобы у исполнителя не возникало вопросов о том, какая цель поставлена перед ним руководителем при рассмотрении документа.

6. Устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование документа.

7. Делегирование руководителем права подписывать документы заместителям руководителя и руководителям структурных подразделений. «Снижение» уровня подписания документов сокращает маршрут, а следовательно, и время движения документов в ходе исполнения.

8. Выполнение технических операций по обработке и передаче документов техническим персоналом, творческих операций – специалистами и руководителями.

9. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Как правило, выделяется три документопотока: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) и внутренние документы.

10. Выделение в массиве поступающих документов так называемых нерегистрируемых документов. Нерегистрируемые документы – это документы, не требующие исполнения и использования в справочных целях (письма-приглашения, поздравления, рекламные издания и т.п.). У этих документов самый короткий маршрут в организации, они сразу передаются в соответствующие подразделения9.

Создание системы регистрации – еще одна составляющая делопроизводства. Для решения вопроса о том, как организовать регистрацию документов, нужно, прежде всего, ответить на несколько вопросов:

1. Кто из руководства организации имеет право подписывать исходящие документы (корреспонденцию)? На этот вопрос может быть несколько ответов:

  •  всю исходящую корреспонденцию подписывает руководитель организации;
  •  исходящую корреспонденцию подписывает руководитель организации, а также заместители руководителя организации в соответствии с предоставленной им компетенцией;
  •  исходящую корреспонденцию подписывает руководитель организации, заместители руководителя организации в соответствии с предоставленной им компетенцией, а также руководители структурных подразделений по направлениям деятельности подразделений.

2. Кто из руководства организации может считаться первой инстанцией рассмотрения входящей корреспонденции? Здесь также может быть несколько вариантов ответа:

  •  всю поступающую корреспонденцию рассматривает руководитель организации и, соответственно, только он выносит резолюции, определяющие дальнейшее движение документов;
  •  поступающую корреспонденцию имеют право рассматривать, кроме руководителя, его заместители по тем вопросам, решение которых находится в их компетенции;
  •  кроме руководителя и его заместителей поступающую корреспонденцию могут непосредственно рассматривать руководители подразделений, соответственно, только по тем вопросам, по которым они имеют право принимать самостоятельные решения10.

Если право подписывать документы имеет только руководитель организации или руководитель и его заместители, регистрация документов (входящих и исходящих), безусловно, должна быть сосредоточена в службе делопроизводства. Если этим правом также наделены руководители подразделений, может быть два варианта организации регистрации: первый – регистрация всех документов сосредоточена в службе делопроизводства (как и в предыдущем случае), второй – регистрация документов, проходящих через руководство, осуществляется в службе делопроизводства, документы, поступающие в подразделения и исходящие из подразделений, регистрируются в подразделениях. Такой вариант регистрации документов, как правило, характерен для крупных организаций, а также для территориально обособленных подразделений организации.

При создании системы регистрации немаловажное значение имеет выбор формы регистрации документов: традиционной (использование журналов или картотек) или автоматизированной (на основе компьютерных технологий). Конечно, не все организации могут позволить себе приобретение специализированной автоматизированной системы, но любая служба делопроизводства может вместо ведения традиционного журнала регистрации входящих и исходящих документов на бумажных носителях, вести электронный журнал (например, в виде таблицы Excel), который, безусловно, будет более гибким инструментом при поиске документов, при ведении справочной работы или контроле исполнения документов.

Организуя систему регистрации, нужно продумать структуру регистрационного номера документа (прежде всего, входящего и исходящего). Желательно, чтобы регистрационный номер документа состоял не только из порядкового номера документа, но включал также коды, позволяющие проследить движение документа в ходе исполнения или подготовки. Такими кодами могут быть: код подразделения (по классификатору структурных подразделений), код должностного лица (по классификатору должностных лиц) и др.

Например, регистрационный номер входящего документа – 232/01-12 – включает следующие части: порядковый номер поступления (232), код должностного лица (01 – код генерального директора), код подразделения-исполнителя (12). Порядковый номер документа от других частей регистрационного номера отделяется косой чертой. В состав регистрационного номера документа могут входить и другие коды, например индекс индекс того дела по номенклатуре дел, в которое документ поступит на хранение после исполнения11.

Организуя систему регистрации документов, необходимо учесть следующие положения:

  •  регистрация документов ведется по массивам документов (документопотокам): входящие документы – один массив, исходящие – другой, внутренние – третий (в каждом из них могут при необходимости быть выделены составляющие их массивы);
  •  регистрация документов осуществляется: входящих – в день поступления, исходящих – в день отправки;
  •  доведение зарегистрированных документов до исполнителей осуществляется в тот же день (день поступления и регистрации) или на следующий день (это означает, что все операции с входящими документами, включая рассмотрение руководством, осуществляются в день поступления или, если документ поступил в конце рабочего дня либо в нерабочее время, – на следующий день; в крупных организациях, имеющих сложную структуру, на доведение документа до исполнителя может отводиться до двух-трех дней);
  •  регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания, в крайнем случае – на следующий день12.

Третья составляющая системы делопроизводства – система текущего хранения документов, позволяющая систематизировать исполненные документы и формировать их в дела. Для проведения этой работы необходима номенклатура дел. Номенклатура дел – перечень заголовков дел, создаваемых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения. Важно понимать, что номенклатура дел выполняет одновременно несколько функций в делопроизводстве. Кроме выполнения уже названной функции, она выступает в качестве учетного документа и в качестве поискового инструмента. Если нам необходимо найти документ за предыдущие годы деятельности организации, то сделать это без номенклатуры дел будет весьма сложно. С этой и другими проблемами сталкиваются организации, не имеющие номенклатуры дел и формирующие дела по принципу удобства в текущей работе без учета взаимосвязей, существующих между разными документами в процессе принятия и исполнения решений, и без учета сроков хранения документов.

Разработка номенклатуры дел – очень важный шаг в организации системы делопроизводства. Номенклатура дел организации – это сводный документ (сводная номенклатура дел), состоящий из номенклатур дел подразделений. Подразделения организации разрабатывают разделы номенклатуры дел под организационно-методическим руководством и контролем со стороны службы делопроизводства и архива. Для разработки номенклатуры дел могут привлекаться специализированные организации, выполняя эту работу на договорных началах. Если в организации нет специалиста в области делопроизводства или архивного дела, выполнить эту работу без специальной подготовки будет проблематично.

Организация документооборота, системы регистрации документов и системы их текущего хранения – это тот минимум, который позволяет говорить о наличии в организации делопроизводства. Но это далеко не полный перечень того, что должна включать в себя система делопроизводства. Вот некоторые не менее важные ее составляющие:

  •  инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению);
  •  бланки документов (разработка бланков, их учет – задачи службы делопроизводства);
  •  система контроля исполнения документов;
  •  регламентация правил и процессов документирования деятельности организации и др13.

В организации делопроизводства, конечно, совершенно особое место занимает инструкция по делопроизводству. Это нормативный документ, утверждаемый руководителем организации и являющийся обязательным для всех работников организации. Инструкция по делопроизводству определяет и закрепляет технологию создания, обработки, переработки, хранения и использования документов в управленческой деятельности организации. Строго говоря, пока в организации нет инструкции по делопроизводству, говорить о системе делопроизводства можно лишь с определенной долей условности. Но и начинать работу по созданию системы делопроизводства в организации с разработки инструкции по делопроизводству тоже не совсем правильно, поскольку инструкция должна нормативно закрепить уже отработанные на практике и проверенные практикой правила и приемы работы с документами.



Глава 2 СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ НА ПРИМЕРЕ ООО "АВЕРС ПЛЮС"

2.1 Общая характеристика организации ООО "Аверс Плюс"

Компания ООО «Аверс Плюс» является эксклюзивным дистрибьютором сигарет Корейской табачной компании KT&G на Российском рынке. Табачная компания KT&G производит и поставляет из за рубежа такие известные марки сигарет как ESSE и PINE, успешно продающиеся в Москве, Московской области, регионах России, а также ряде зарубежных стран, являются лучшим брэндом 2004г. Сигареты ESSE и PINE уверенно завоевали популярность благодаря своему качеству и оптимальной цене.

KT&G - бывшая южнокорейская табачная государственная монополия, приватизированная в 2002 году и в настоящий момент занимающая 70% национального табачного рынка. Компания имеет пять фабрик в Южной Корее. В прошлом году инвестировала $53 млн в строительство первой зарубежной производственной площадки в Турции. Выпускает сигареты под марками Esse, Indigo, Seasons, Vision, Zest.

Сейчас сигареты KT&G в России реализуются через одного дистрибутора - компанию "Аверс Плюс".

Сейчас более 80% отечественного табачного рынка занимают четыре мировых табачных производителя: Philip Morris, BAT, JTI и Gallaher. Доля KT&G незначительна: в 2009 году она составила всего 0,7%. Поэтому участники рынка называют планы строительства фабрики KT&G логичными. Сейчас продажи марок KT&G сдерживают высокие таможенные пошлины, из-за которых импортные сигареты не выдерживают ценовой конкуренции с местными марками.

Обычно оптовое предприятие начинает свою деятельность с простой линейной организации, в которой распределение полномочий идет сверху вниз. По мере того как возрастает ответственность работников верхних уровней, появляется необходимость увеличить полномочия конкретных сотрудников в определенном звене более низкого уровня управления, закрепив за ними только консультативные функции. Поэтому можно точно сказать, что организационная структура ООО «Аверс Плюс» представляет собой линейную организационную структуру.

Высшим органом ООО «Аверс Плюс» является Общее собрание Участников, состоящее из участников или их представителей. Каждый участник ООО «Аверс Плюс» имеет на общем собрании число голосов, пропорциональное его доле в уставном капитале Общества. При наличии в Обществе единственного участника, решения по вопросам, отнесенным к компетенции Общего собрания участников, решают единственным участником ООО «Аверс Плюс» единолично и оформляются письменно.

Общая численность организации составляет 41 человек (рис. 2.1):

  •  Директор – 1 чел;
  •  Заместитель директора по коммерческим вопросам – 1 чел;
  •  Начальник кадрового отдела – 1 чел.;
  •  Менеджеры по персоналу – 2 чел.
  •  Главный бухгалтер – 1 чел;
  •  Бухгалтер – 2 чел.
  •  Менеджер – 25 чел;
  •  Заведующий складом – 1 чел;
  •  Водитель - экспедитор – 3 чел;
  •  Грузчик – 4 чел.

Рис. 2.1 Организационная структура ООО «Аверс Плюс»

Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления в ООО «Аверс Плюс» проводится на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами отделом по делопроизводству. В целях объективного анализа системы ДОУ на представленном предприятии был проведен сравнительный анализ фактической численности сотрудников отдела и нормативной численности. Полученные данные показывают, что затраты труда на отдельные операции превышают нормативные. Ранее отдел делопроизводства насчитывал 3 человек, в то время, как только по нормативам временных затрат, он должен включать 4 человек, а с учетом затрат реального времени –5 человек. Таким образом, можно сделать вывод, что при существующем объеме работы в отделе по делопроизводству наблюдается значительная нехватка кадров.

Движение документов в данной организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот ООО «Аверс Плюс». В зависимости от особенностей прохождения документов в ООО «Аверс Плюс» они подразделяются на три крупные группы: входящие, исходящие, внутренние. Обработка входящих документов включает четыре этапа. На первых двух этапах обработки входящих документов задействованы только сотрудники отдела делопроизводства, третий этап входит в компетенцию руководства предприятия, а на четвертом этапе задействованы все структурные подразделения организации. Одним из неотъемлемых элементов документационного обеспечения управления является организация контроля за исполнением документов. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Недостатком существовавшего порядка контроля за исполнением документов является то, что формируемые базы не сведены в одну единую и в каждом подразделении ведется своя база. Также к недостаткам можно отнести то, что база данных, формируемая в процессе регистрации, не используется для ведения контроля, это приводит к дублированию ввода информации документов.

2.2 Анализ документооборота в ООО "Аверс Плюс"

Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая   организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

Несмотря на, что ООО «Аверс Плюс» существует несколько лет, работы по организации технологии документационного обеспечения управления начали проводиться только с 2007 года. Документационное обеспечение управления в ООО «Аверс Плюс» осуществляется  Общим отделом.

Организация работы с документами в ООО «Аверс Плюс» включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.

Анализируя документооборот ООО «Аверс Плюс» за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении Компании выделяют три группы документов ( табл. 2.1):

- поступающие (входящие);

- отправляемые (исходящие);

- внутренние.

Таблица 2.1

Документооборот ООО «Аверс Плюс»

Год

Количество входящих документов

Количество исходящих документов

Количество внутренних документов

  Итого

2007

318

389

34

741

2008

539

487

81

1 107

2009

720

680

154

1 554

Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры компании за счет расширения сферы деятельности, образования новых управлений, отделов, увеличения количества филиалов,  постоянным возрастанием количества работников.

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций.

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в ООО «Аверс Плюс» осуществляется централизованно секретарем-референтом  Генерального управления.

При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь-референт возвращает или пересылает по назначению.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.

Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

- адрес отправителя;

- время отправки и получения документа;

- при поступлении личных или доплатных документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя Генерального директора, передается секретарю Генерального директора.

Заканчивается первичная обработка распределением на документы  регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь-референт затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их  содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные от правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в Общий отдел или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Корреспонденция, поступившая на имя Генерального директора ООО «ДИН» передается секретарю Генерального директора. Он рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит  на рассмотрение руководителю. Рекомендуется наделить секретаря Генерального директора дополнительным правом самостоятельно распределять документацию по ряду вопросов.

Для этого необходимо составить классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Это нужно сделать для того, чтобы одна операция не повторялась дважды, а также для освобождения руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.

После рассмотрения документов  Генеральный директор наносит   резолюцию – распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь Генерального директора ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В ООО «Аверс Плюс» подлинники подшиваются в дело, а исполнителям передаются копии, что в принципе является противоречием ГСДОУ  .

Порядок прохождения входящих документов представлен на рис. 2.1.

Кто выполняет

Операции

Общий отдел

Руко-водство

ООО «Аверс Плюс»

Секретари структурных

подразделений

Руководство структрурных подразделений

Испол-нители

1.Прием документов

2. Вскрытие

3. Сортировка

4.Регистрация

5.Передача на рассмотрение руководству

6.Рассмотрение руководством

7.Получение от руководства рассмотренных документов

8.Фиксация резолюции

9. Постановка на контроль

10. Передача в подразделение

11. Получение документа подразднием

12.Регистрация  документов

13.Рассмотрение руководством подразделения

14. Фиксация результатов рассмотрения

15. Передача на исполнение

- движение документов, поступающих на имя Генерального директора

- движение документов, поступающих на имя руководителей структурных подразделений

- движение нерегистрируемых документов

Рис. 2.1 Оперограмма движения входящих документов

Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

  •  составление проекта документа исполнителем;
  •  проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
  •  согласование проекта документа;
  •  подписание документа руководителем (в необходимых случаях – утверждение);
  •  регистрация документа;
  •  отправка документа адресату;
  •  подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником Общего отдела. Начальник Общего отдела Компании вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

В ООО «Аверс Плюс» проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом Компании. Такое согласование оформляется визой.

После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

  •   порядковый номер документа, включающий номер дела;
  •   адресат (корреспондент);
  •   краткое содержание или заголовок;
  •   отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
  •   исполнитель;
  •   примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

Порядок работы с исходящими документами ООО «Аверс Плюс» приведен на рис. 2.2.

Кто      выполняет

Операции

Испол-нители

Структурные подразделения

Юрист

Ген. Директор Компании

Общий отдел

Секре- тари                               

Руководители

1.Составление проекта

2. Согласование

3. Внесение изменений

4.Печать

5. Визирование

6.Внесение  изменений

7. Считка

8. Визирование

9. Передача на подпись

10 Подписание

11 Передача на регистрацию

12. Регистрация

13. Отправка

- движение документов, подписываемых Генеральным директором

- движение документов, подписываемых руководителями структурных подразделений

Рис. 2.2 Оперограмма движения исходящих документов

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 выделяет два вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения документа.

Контроль действий в системе управления документами применяется для процессов (операций), в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем он будет направлен исполнителям.

Контроль местонахождения документа осуществляется в случаях, когда документ выдается сотрудникам для использования в работе, изымается из системы для уничтожения или передачи на архивное хранение. В ходе контроля местонахождения отслеживаются факты выдачи документов сотрудникам, передачи их между работниками или подразделениями, даты перемещений документа и возврата документов на место их расположения или хранения.

В традиционно сложившейся системе ДОУ ООО «Аверс Плюс» применяются оба видя контроля. В процессе исполнения документа особое значение имеет контроль за исполнением документа, относящийся, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, к контролю действий, поскольку основывается на отслеживании сроков исполнения, или, иначе говоря, действий, ограниченных временными параметрами.

Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.

Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в ООО «Аверс Плюс», является инструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ). В Инструкции ООО «Аверс Плюс» находят отражение следующие вопросы:

  •  кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;
  •  какие документы ставятся на контроль;
  •  этапы контроля исполнения документов;
  •  сроки исполнения документов;
  •  формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;
  •  отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных формах;
  •  ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля);
  •  основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения и др.);
  •  обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов;
  •  информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.

От того, насколько детально и полно будет описана система контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ, зависит организация этой работы и ее результаты, которые, несомненно, скажутся и на всей деятельности организации.

Поскольку служба ДОУ  ООО «Аверс Плюс» ведет контроль за сроками исполнения документов, основными задачами контроля исполнения документов являются:

  •  отслеживание хода исполнения и фиксация сведений о фактическом исполнении входящих, исходящих и внутренних документов, а также устных распоряжений руководства;
  •  обобщение данных о ходе исполнения документов и его результатах, доведение этих сведений до руководства учреждения;
  •  выработка предложений об улучшении организации работы с документами в учреждении и повышении исполнительской дисциплины.

Обязанности, права и ответственность работника, осуществляющего контроль исполнения документов, должны быть закреплены в должностной инструкции.

На контроль ставятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения в установленный срок. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. Перечень типовых сроков исполнения документов должен быть помещен в инструкцию по ДОУ ООО «Аверс Плюс». Типовой срок исполнения документа не может быть изменен.

Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или резолюции руководителя. Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его. Приостанавливать исполнение документа или отменять его имеет право вышестоящая организация, организация – автор документа и вышестоящие контролирующие органы в соответствии со своей компетенцией.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

  •  внутренних – с даты подписания (утверждения) документа;
  •  поступивших из других организаций – с даты их поступления;
  •  обращений граждан, в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», – с даты регистрации обращения.

Сроки исполнения документов устанавливаются руководителем при вынесении резолюции исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Типовой срок исполнения документов может быть изменен руководителем организации только в сторону его сокращения.

В поступившем документе может быть указан предполагаемый срок получения ответа. В этом случае руководитель при вынесении резолюции устанавливает срок, совпадающий со сроком, указанным в тексте, или на 1–2 дня ранее этого срока. Увеличивать срок исполнения можно только в том случае, если документ поступил в организацию с опозданием, и времени, оставшегося до указанного в документе срока, недостаточно для подготовки полноценного ответа, если при этом документ поступил не из вышестоящей организации.

В отдельных случаях допускается продление срока исполнения документа. Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило. Продление срока исполнения документа должно быть обосновано (это входит в обязанности ответственного исполнителя).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять его имеют право только вышестоящие органы или организация – автор документа.

Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов:

  •  постановка документов на контроль;
  •  проверка своевременности доведения документов до исполнителей;
  •  предварительная проверка и регулирование хода исполнения;
  •  снятие документа с контроля;
  •  направление исполненного документа в дело;
  •  учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;
  •  информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

При постановке документа на контроль в верхнем поле документа справа делается отметка о контроле (как правило, штампом). Многие организации включают в эту отметку указание срока исполнения.

Контроль исполнения документов может выполняться с помощью автоматизированной информационной системы (базы данных), электронного журнала (таблицы Excel), используемых одновременно для регистрации и контроля, или регистрационно-контрольных карточек (РКК), составляющих контрольно-справочную картотеку. Вести контроль исполнения документов по журналу на бумажном носителе (журналу регистрации входящих документов) – задача очень трудоемкая и неэффективная.

Для осуществления контроля исполнения документов в регистрационную форму (базу данных, журнал, РКК) вводятся сведения о документе. Минимальный перечень таких данных ООО «Аверс Плюс» приведен ниже (табл. 2.1).

Таблица 2.1

Минимальный перечень данных ООО «Аверс Плюс»

1. Автор (корреспондент)

Наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – автора документа. При контроле исполнения обращений граждан это: имя, отчество, фамилия гражданина и его адрес. Если на контроль ставится отправляемый документ, записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – корреспондента.

2. Наименование вида документа

Заполняется в соответствии с наименованием вида контролируемого документа.

3. Дата документа

Записывается дата, присвоенная документу организацией – автором документа.

4. Регистрационный номер документа

Переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией – автором документа.

5. Дата поступления

Переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).

6. Регистрационный номер поступления

Номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).

7. Заголовок к тексту (краткое содержание документа)

Переносится из документа; при его отсутствии формулируется работником, ведущим контроль исполнения документа. Краткое содержание может записываться ключевыми словами.

8. Резолюция

Переносятся содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции.

9. Срок исполнения

Проставляется дата, содержащаяся в резолюции. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа.

10. Отметка об исполнении документа

Переносятся регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу.

11. Номер дела

Переносится номер дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ.

При ведении контроля с помощью РКК следует иметь в виду, что в этом случае потребуется два экземпляра карточки: один – для службы ДОУ, второй – для структурного подразделения – исполнителя. По второму экземпляру карточки будет вестись контроль исполнения документа в подразделении. Таким образом, в службе ДОУ формируется общая по организации контрольно-справочная картотека, в подразделении – контрольно-справочная картотека подразделения. При наличии в организации локальной сети электронный вариант карточки удобнее всего направлять по электронной почте непосредственно исполнителю и секретарю подразделения (для контроля).

Единой унифицированной формы РКК не установлено, но поскольку определен перечень сведений о документе, необходимых для ведения контроля документов, каждая организация может разработать собственную РКК.

Из РКК формируется контрольная картотека, которая имеет два раздела: «Контролируемый массив» и «Исполненные документы».

В первом разделе РКК расставляются по срокам исполнения с 1-го по 31-й день месяца. В дополнительную ячейку помещаются карточки документов, срок исполнения которых наступит в следующем месяце. В начале каждого месяца карточки документов этого месяца расставляются в соответствии с датой их исполнения.

Для контроля за инициативными исходящими документами, на которые ожидается ответ к определенному сроку, или особо важными документами можно применять отдельные карточки и, соответственно, формировать отдельную ячейку контрольного раздела. На исходящий документ заполняется отдельная карточка (когда, кому направлен, исходящий номер, краткое содержание, срок получения ответа). В этом разделе картотеки РКК на документы целесообразно расставлять по предполагаемым датам получения ответа.

Второй раздел картотеки «Исполненные документы» формируется по мере исполнения документов. В него помещаются РКК исполненных документов (т.е. после того, как документ исполнен и передан в дело). Этот раздел картотеки может формироваться по любому признаку, удобному для работы, с учетом специфики организации: по корреспондентам, видам документов, подразделениям-исполнителям и др.

При организации контроля важно, чтобы исполнитель получил документ вовремя, поскольку контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль. Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении документа на РКК, предназначенной для контрольной картотеки. Для этого работник, который несет ответственность за передачу документов исполнителям, направляет исполнителю документ с двумя экземплярами РКК; один экземпляр остается в подразделении, другой (экземпляр службы контроля) с росписью исполнителя возвращается в службу контроля и ставится в первый раздел контрольной картотеки. Если исполнителю документ передается в виде электронного файла по локальной корпоративной сети, должна быть предусмотрена отправка в службу ДОУ уведомления о прочтении. Получение такого уведомления будет означать, что исполнитель получил документ.

В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

В подведомственную организацию вместе с документом на исполнение пересылаются два экземпляра РКК. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

В течение всего срока исполнения служба ДОУ регулярно проверяет ход исполнения документа. При небольших сроках исполнения за 3–5 дней до исполнения служба ДОУ напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа. Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного сообщения (рис. 2.3). Для рассылки напоминаний можно использовать электронную почту.

 

ООО «Аверс Плюс»

Служба ДОУ

 

Напоминание

 

Ответственному исполнителю    Рябцеву Н.Н. 

 

Напоминаем Вам, что до срока исполнения письма-запроса

от 12.08.2009 № 01-15/918 «О заключении договора на поставку передвижных электростанций», поступившего из ОАО «Стройтрансгаз», осталось 3 дня.

 

Срок исполнения документа – 26.11.2009.

 

В случае задержки исполнения поручения предлагаем Вам  согласовать продление срока с Павловым С.С. (тел. 214-33-21).

 

23.11.2009 

 

 

Рис. 2.3 Форма напоминания ООО «Аверс Плюс»

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационно-контрольной форме.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения этого срока обращается к руководителю, вынесшему резолюцию, с докладной запиской, содержащей обоснованную просьбу о продлении срока исполнения документа с указанием планируемого срока исполнения документа. В противном случае документ будет считаться неисполненным.

Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в регистрационно-контрольную форму (новый срок, дата изменения, основание).

Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем задачи и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, то сведения о характере исполнения записываются на входящем документе и вносятся в регистрационно-контрольную форму.

После исполнения документы снимаются с контроля. На копии документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении в дело, включающая:

  •  краткие сведения об исполнении или ссылку на документ-ответ (дата и номер);
  •  отметку "В дело";
  •  номер дела, в котором будет храниться документ;
  •  дату;
  •  подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

В регистрационно-контрольную форму также вносятся сведения об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. Если контроль велся с помощью РКК, карточка исполненного документа переставляется во второй раздел картотеки.

Если служба ДОУ установит, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения, даже если документ-ответ уже был подписан руководителем. В конфликтной ситуации вопрос о снятии с контроля решает руководитель, установивший срок исполнения документа, или руководитель организации.

Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении. Если исполнялось поступившее в организацию письмо (от организации или физического лица), входящий документ и документ-ответ помещаются в одно дело по дате ответа и составляют единый комплекс документов.

Служба ДОУ обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов, как правило, один раз в месяц и по завершении года. Данные о результатах контроля представляются руководителю организации и в каждое структурное подразделение.

Данные о контроле исполнения должны содержать сведения о ходе и сроках выполнения документов, являются средством обратной связи (исполнитель – руководитель) и необходимы для повышения исполнительской дисциплины.

Для обобщения данных о контроле используются различные формы сводок (справок, отчетов). Сводка (справка, отчет) может содержать данные по ООО «аверс плюс» в целом, по отдельным подразделениям, исполнителям и т.д. (табл. 2.2, 2.3).

Таблица 2.2

СВОДКА

об исполнении документов по состоянию на _____________________________

 

 

 

Наименование

подразделения

Документы на контроле

Из них

Всего

Поступило

в предыдущем

месяце

Исполненные в срок

Исполняемые в

срок

С продленным сроком исполнения

Не исполненные в срок

1

2

3

4

5

6

7

 

Таблица 2.3

 

СВОДКА

документов, исполняемых в (название и индекс подразделения)

по состоянию на _____________________________

 

 

Вид, № и дата документа

Кроткое содержание документа

Срок исполнения

Фамилия исполнителя

Причины неисполнения в срок

Состояние исполнения

Когда будет исполнено

1

2

3

4

5

6

7

Примечание. Графы 5-7 заполняются в подразделении.

 

Сводки о ходе и результатах контроля исполнения документов подписываются руководителем службы ДОУ организации.

Данные о ходе и результатах контроля, обобщенные в сводках, представляются руководству ООО «Аверс Плюс». Для анализа исполнительской дисциплины по подразделениям и принятия решений по совершенствованию работы с документами руководству необходимы сводки, в которых указываются (табл. 2.4):

  •  общее количество документов на исполнении;
  •  количество исполненных документов в срок (%);
  •  количество  неисполненных документов или исполненных с превышением срока (%);
  •  причины задержек исполнения документов.

Таблица 2.4

Результаты контроля исполнения документов ООО «Аверс Плюс»

Показатель

2007

2008

2009

общее количество документов на исполнении

420

530

670

количество исполненных документов в срок (%)

58

72

94

количество  неисполненных документов или исполненных с превышением срока (%)

42

28

6

На основе анализа этих данных руководство принимает меры по улучшению исполнительской дисциплины, ускорению документооборота организации и повышению общей культуры работы с документами.

Так, для ООО «Аверс Плюс» с момента внедрении контроля исполнения документов (2007 г. ) процент исполненных в срок документов вырос с 58 до 94%. Причем причинами неисполнения в срок документов по состоянию на 2009 г. являются внешние факторы, такие как  изменение внешних условий ( отмена договоров с поставщиками, перенос переговоров и т.д.)

2.3 Риски предпринимательства, связанные с документационным обеспечением управления (ООО "Аверс Плюс)

Для правильного функционирования системы электронного документооборота (СЭД) в целом необходим документ, регламентирующий требования к СЭД. Такого документа в России нет, хотя планы его разработки существуют уже давно.

Одним из вариантов будет разработка всего лишь одного, но строго обязательного требования: все новые СЭД, закупаемые государственными организациями, должны быть способными экспортировать документы и их метаданные в установленном требованием формате, – это позволило бы решить главную проблему передачи документов из одной системы в другую.

О том, что может быть прописано в будущих требованиях, можно судить по требованиям, уже принятым в США и Европе.

Наибольшее внимание необходимо уделить системе безопасности СЭД ООО «Аверс Плюс», а именно разработать требования безопасности, куда будут входить инструкции по обеспечению информационной безопасности СЭД. Актуальность этой задачи заключается в том, что после запуска единого электронного документооборота найдутся злоумышленники, которые будут заинтересованы в порче или хищении документов, относящихся к конфиденциальной информации и составляющих большую ценность для субъектов СЭД.

Единые требования могли бы урегулировать вопросы документационного обеспечения управления, возложили бы на полномочный орган ответственность за то, чтобы документационные процессы стали действительно эффективными. В свою очередь, разрабатываемые требования безопасности обеспечили бы защиту конфиденциальной информации в самой СЭД.

В связи с вышеизложенным цель исследований формирования СЭД ООО «Аверс Плюс» заключалась в обзоре и анализе общих угроз информационной безопасности. Необходимо было также определить их соотнесённость с системами электронного документооборота.

Рассмотрим возможность создания защищенной СЭД. На рис. 2.3 представлена общая модель СЭД ООО «Аверс Плюс» с внешним и внутренним секторами.

Рис. 2.3 Общая модель СЭД

Во внешний сектор ООО «Аверс Плюс» входят удаленные рабочие места (к ним относятся Интернет-клиенты предприятия) и рабочие места филиалов, которые основаны на локально-вычислительных сетях, защищенной WiFi-сети, VPN-каналах и т. п.

Во внутренний сектор ООО «Аверс Плюс» входит аппаратный межсетевой экран (Cisco) и сервер операционной системы (ОС) с поддержкой домена, который может быть организован на следующих платформах:

- Windows NT Server;

- FreeBSD;

- Linux;

- Solaris.

Сервер автоматизированной системы электронного документооборота (АЭСД) (сервер приложения) может иметь две реализации:

- прикладная программа для ОС;

- Web-интерфейс.

Сервер базы данных (БД) следует реализовать на основе клиент-серверных СУБД, к которым относятся:

- MSSQL;

- Oracle.

Все эти компоненты составляют единый и неделимый механизм доступа к электронным документам. Во внутренний сектор входят также внутренние рабочие места, которые имеют прямой доступ к серверу ОС, в обход межсетевого экрана.

Шифрованный канал представляет собой передачу данных по протоколу HTTPS, поддерживающему шифрование. Сервер ОС является одновременно и центром сертификации защищенного протокола.

Угрозы СЭД можно сгруппировать по нарушаемым свойствам безопасности, к которым относятся14.

- угроза конфиденциальности;

- угроза целостности;

- угроза доступности.

В целом СЭД включает в себя три типа компонентов:

1. Серверы.

2. Рабочие места.

3. Каналы связи.

Угрозы конфиденциальности – это угрозы несанкционированного доступа и ознакомления с учетом тонких политик безопасности СЭД15.

По вышеописанной модели (рис. 2.3) можно составить список угроз НСД к СЭД, целью которых является нарушение конфиденциальности хранимой информации. К данным нарушениям относятся:

1. Угроза рабочих мест (внутренних, удаленных и филиалов) – это непосредственно физический доступ к ЭВМ, когда нарушитель уже имеет данные идентификации (логин и пароль, сертификат защищенного протокола HTTPS) законно зарегистрированного пользователя или администратора СЭД. Данный вид угрозы позволяет получить доступ к документам пользователя, у которого были похищены данные идентификации. В случае хищения данных идентификации администратора СЭД возможно получение злоумышленником доступа ко всем документам СЭД.

2. Угроза сервера ОС – получение доступа к серверу ОС позволит загружать в память сервера вредоносные программы (вирусы, программы-шпионы), которые могут существенно облегчить взлом СЭД. При получении злоумышленником доступа к серверу ОС он может создать новое незаконное рабочее место СЭД, подменить законное рабочее место на незаконное, имитировать законное рабочее место, получить доступ к БД СЭД, получить частичный или полный контроль над сервером АСЭД.

3. Угроза сервера АСЭД – получение доступа к серверу АСЭД может позволить злоумышленнику подключиться напрямую к СЭД, минуя сервер ОС и тем самым минуя основную систему безопасности, которую и обеспечивает сервер ОС. При подключении злоумышленником своего рабочего места последствия аналогичны последствиям угрозы рабочих мест.

4. Угроза сервера БД – получение доступа к серверу БД позволит злоумышленнику получить частичный или полный контроль над СЭД, а также к хранящимся документам. Данный вид угрозы наиболее опасен, т. к. в БД хранятся все документы, которые составляют основную ценность как для владельца СЭД, так и для заинтересованного злоумышленника.

5. Угроза каналов связи между компонентами системы может позволить злоумышленнику перехватывать пакеты между рабочими местами и основными серверами системы путем подключения к каналу связи. Использование шифрованного протокола HTTPS может значительно усложнить попытки перехвата пакетов.

Угрозы целостности – угрозы, при реализации которых информация теряет заранее определенные системой вид и качество16. На рис. 2.4 изображена схема степени ценности компонентов СЭД с точки зрения обеспечения целостности хранимой информации.

Рис. 2.4 Степень ценности компонентов СЭД

В СЭД объектами данной угрозы могут быть все компоненты описанной выше общей модели СЭД.

Документы – данные, хранящиеся на сервере БД, резервные копии документов. Это звено является самым важным и ценным, т. к. именно сами документы содержат конфиденциальную информацию, для безопасности которой организована вся система политики безопасности АСЭД.

Степень ценности данного компонента охвачена сектором, отмеченным номером 1.

Сервер БД – среда хранения электронных документов. Целостность сервера БД является второй по значимости после целостности документов – сектор 2.

Сервер ОС и АСЭД – операционная система и интерфейсная часть (оболочка) СЭД, установленные на серверах и рабочих станциях, включая клиентов СУБД; протоколы передачи данных; криптографические методы обеспечения безопасности. Безопасность данных компонентов не столь критична, т. к. при их выходе из строя целостность хранимой информации (документов) не будет нарушена. Следует также учесть, что при внештатных ситуациях в рамках этих компонентов частично или полностью могут быть нарушены транзакции информации внутри СЭД. Компоненты отнесены к сектору под номером 3.

Аппаратная система – каналы связи между компонентами, аппаратный межсетевой экран – сектор с номером 4. Выход из строя аппаратных комплектующих и коммуникационных проводов не приведет к разрушению хранимых документов, а неисправные комплектующие и провода можно заменить на новые.

Угрозы доступности – характеризуют возможность доступа к хранимой и обрабатываемой в СЭД информации в любой момент17. Самыми частыми и самыми опасными (с точки зрения размера ущерба) являются непреднамеренные ошибки штатных пользователей, операторов, системных администраторов и других лиц, обслуживающих компоненты СЭД.

Иногда такие ошибки и являются собственно угрозами (неправильно введенные данные или ошибка в программе, вызвавшая крах системы), иногда они создают уязвимые места, которыми могут воспользоваться злоумышленники (таковы обычно ошибки администрирования).

Удаленные рабочие места и внешние каналы связи являются доступными для злоумышленника компонентами СЭД. Используя халатное отношение при работе удаленного пользователя, злоумышленник может реализовать атаку НСД. Доступность же коммуникационных каналов во внешнем секторе СЭД (рис. 2.3) может привести к перехвату злоумышленником информационных пакетов.

Результатом исследований явилась графическая модель СЭД ООО «Аверс Плюс». Система разбита на два сектора – внешний и внутренний. Выявлены наиболее слабые места системы. Анализ угроз был проведен по трем нарушаемым свойствам безопасности: угроза конфиденциальности, целостности и доступности.

В анализе угроз конфиденциальности описаны основные способы получения НСД к системе СЭД с целью хищения злоумышленником конфиденциальной информации.

Анализ угроз целостности дает возможность определить степень ценности отдельных звеньев системы, а также последствия их краха.

Анализ угроз доступности дает понимание о доступности отдельных компонентов СЭД.

Доступность этих компонентов может привести к ошибкам и различным сбоям в системе, что создает основу для построения механизмов НСД.



Глава 3 ПРОБЛЕМЫ ЭФФЕКТИВНОСТИ, СВЯЗАННЫЕ С ДОУ

3.1 Внедрение управления документными системами

Российский рынок систем электронного документооборота достаточно молод, ему минуло только 10 лет. Его появление и столь успешное, пожалуй, даже бурное, развитие обусловлено быстрым ростом информационных потоков, а следовательно, и увеличением документооборота. Рост IT-технологий, повсеместная компьютеризация, всеобщая компьютерная грамотность позволили задуматься о переходе к принципиально новым методам управления. Принятие Федерального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» создало правовую основу для повсеместного распространения СЭД. Можно считать, что основы российского рынка управления документооборотом сформированы. Сегодня крупнейшим заказчиком СЭД и главным его потребителем являются государственные органы, нефтяные компании и банки.

Однако не все так радужно. Российские компании в части распространения СЭД все же существенно отстают от западных. Связано это, на наш взгляд, прежде всего, с высокой стоимостью СЭД, составляющей от нескольких десятков до нескольких сотен тысяч долларов, что весьма обременительно для многих компаний мелкого и среднего бизнеса.

Кроме того, доминирование бумажного документооборота в России в большинстве случаев объясняется сложностями технического характера. Разработчики СЭД готовы к плодотворному взаимовыгодному сотрудничеству, введению усовершенствований, удовлетворению пожеланий заказчика. Но актуальными остаются вопросы организационно-технической подготовленности компаний к внедрению СЭД: наличие мощных функционально пригодных серверов, техническая оснащенность современными персональными компьютерами, дополнительной техникой, уровень построения локальных и (или) корпоративных сетей; возможность организации новых рабочих мест для новых участков работ, необходимость аттестации персонала и повышения квалификации сотрудников. Кроме того, при планировании внедрения СЭД необходимо учитывать расходы не только на внедрение, но и на дальнейшее сопровождение программного продукта. Обычно решение этих вопросов влечет за собой очередные финансовые затруднения.

Серьезным камнем преткновения является и человеческий фактор. Эффективность СЭД, которая напрямую зависит от степени охвата всех подразделений, рабочих мест, сотрудников, может быть сведена на нет консерватизмом некоторых категорий работников. Это касается, прежде всего, людей старшего поколения, которые часто не хотят осваивать новые компьютерные программы. Заметим, что страх не справиться, не осилить, а в результате оказаться «за бортом», не имеет под собой никаких оснований. Практика показывает, что пожилые люди, поставленные перед выбором повышения квалификации или увольнения в связи с несоответствием занимаемой должности, весьма активно включаются в процесс обучения. Кроме того, не смотря на то что их обучение требует более серьезных временных и трудовых затрат, в итоге качество работы данной категории специалистов вполне удовлетворительно. Понятно, что в одночасье эту проблему не решить, потребуются определенные, иногда волевые, усилия, а главное – время. Большую помощь в убеждении противников внедрения СЭД оказывают не только обучающие курсы, предметно доказывающие преимущества электронного документооборота, но и новаторы-энтузиасты, осознающие открывающиеся весьма реальные перспективы. Очень важно еще на этапе подготовки к внедрению пилотного проекта выявить этих людей, сделать их активными сторонниками, подключить к предстоящей серьезной работе.

Еще одной проблемой на пути внедрения СЭД может оказаться низкий уровень стандартизации бизнеса. Прежде чем начинать работу по внедрению пилотного проекта, необходимо формализовать все существующие в компании бизнес-процессы. Чем четче они будут регламентированы, тем проще будет разработчикам, а в итоге и заказчикам. Кроме того, формализация помогает упорядочить многие бизнес-процессы не только в рамках СЭД, что положительно сказывается на общеорганизационном порядке любой компании мелкого, среднего и крупного бизнеса.

Что касается крупных предприятий – государственных структур, банков, торговых компаний и т.п., – то их технические проблемы связаны, прежде всего, с региональной сетевой разветвленностью, территориальной удаленностью и разобщенностью структурных подразделений, дочерних компаний, многоступенчатыми схемами управления и организационных структур, большими объемами документооборота, повышенными требованиями безопасности.

Практикам известен пример, когда однозначный плюс от внедрения СЭД – своевременность адресной доставки – стал для всех огромной проблемой. На этапе внедрения пилотного проекта ни разработчики, ни заказчики не могли даже предположить, во сколько раз возрастет количество входящей и исходящей документации. Затруднения начались с отсутствия возможности прямого обмена документами между всеми участниками процесса. Потоки документов между равноценными звеньями структуры перенаправлялись в обе стороны через головную организацию, которая в свою очередь работала исключительно как почтовый ящик, став технически нелогичным придатком в цепи. Связано это было в первую очередь с проблемами сложных технологий применения доверительных ключей – сертификатов электронной цифровой подписи (ЭЦП). Наличие нескольких тысяч участников обмена привело к тому, что объемы входящих документов выросли не просто в сотни, а тысячи раз, при этом штатная численность отдела, на который были возложены функции приема, отправки и обработки корреспонденции, остались без изменений.

Свою роль, как ни странно, сыграло и то, что при почтовой пересылке определенный процент отправлений можно было списать за счет так называемой «усушки-утруски» (где-то письмо затерялось, не дошло до адресата, повредилось и т.п., что не удивительно с учетом размеров страны). Возможности электронного документооборота не только практически устранили фактические потери, но и позволили получать несколько сотен документов одновременно за очень короткий промежуток времени – 1–2 минуты. Не справлялись не только люди, но и серверы. База не выдерживала, она не просто «подвисала» на каждой операции – процесс обработки документов превратился в пытку в виду отсутствия самого главного приоритета СЭД – скорости, что сводило на нет все преимущества ее внедрения.  

Именно поэтому еще на этапе подготовки самое пристальное внимание необходимо уделить планированию и прогнозированию, а также вопросам рационального формирования рабочей группы, распределения обязанностей и сферы ответственности, взаимодействия всех служб, назначения руководителя проекта. Бесспорно, что проект по внедрению СЭД со стороны заказчика должен возглавить руководитель IT-службы, но равными с ним правами должен обладать руководитель службы документирования (общего отдела, канцелярии и т.п.). При подготовке технического задания особое внимание необходимо уделить логистике маршрутизации, исключив заведомо лишние отрезки на пути следования документа.

Только те, кому непосредственно предстоит работать с СЭД, могут определить степень эффективности той или иной ее модификации, уровень удобства использования, акцентировать внимание разработчиков на недостатках, внести рациональные предложения, провести работу по анализу и прогнозу документопотоков. Директивный метод внедрения СЭД малоэффективный, поскольку зачастую решения принимаются людьми, малосведущими в практических вопросах. Пилотный проект внедрения СЭД должен стать проблемой коллегиальной, только так можно добиться успеха.

Еще одной проблемой может стать назначение внутри компании IT-менеджера для сопровождения проекта. Его переоценка уровня своей квалификации в области информационных технологий может дорого обойтись компании. Нерадивый или малоквалифицированный специалист не только не сможет самостоятельно решить проблему, но и не распишется в собственной профнепригодности, затягивая с обращением к представителям компании-разработчика. Порой особо продвинутые пользователи предпринимают попытки несанкционированного доступа в программный продукт на правах администратора, самостоятельно внося в нее правки, а разработчикам остается потом ломать голову, как эти правки «подтянуть» так, чтобы сохранить системные настройки.

Кроме того, существует и проблема бумажного «балласта». Компаниям и организациям, перешедшим на безбумажный документооборот, трудно смириться с тем, что огромное количество компаний, организаций, предприятий, ведомств, институтов, не перешедших на СЭД, являются поставщиками информации «на бумаге». Чтобы внедрить эти документы во внутреннюю систему электронного документооборота, необходимо получить их электронные образы. Для простых решений достаточно обычной программы сканирования или распознавания документов. При больших объемах необходимо изучить возможности использования профессиональных систем, предназначенных для получения изображений документов. Чем больше объем входящих документов, тем выше цена вопроса.

Плюсов внедрения СЭД множество, все и не перечислить, но все-таки попробуем назвать главные из них. Бесспорным является тот факт, что внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, т.к. приходится учитывать множество факторов.

Прямой эффект от внедрения системы позволяет экономить средства, затрачиваемые на расходные материалы, оплату служб почтовой и курьерской доставки, ксерокопирование материалов, уменьшает трудозатраты. Косвенным эффектом являются те преимущества управления, которые значимы для функционирования организации: прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины и т.п.

Итак, внедрение систем электронного документооборота позволяет:

  •  полностью автоматизировать процесс работы с документами;
  •  обеспечить организацию работы с удаленными пользователями и группами пользователей;
  •  обеспечить интеграцию с внешними системами электронной почты;
  •  наращивать базовые возможности СЭД с помощью модульности и наличия встроенных инструментальных средств;
  •  обеспечить процесс одновременной работы в системе неограниченного числа пользователей;
  •  повысить эффективность работы с документами;
  •  повысить корпоративную культуру работы с документами;
  •  значительно уменьшить объемы бумажного документооборота;
  •  значительно сократить время на обработку и пересылку документов, время поиска документов, время согласования и утверждения проектов документов;
  •  обеспечить все документационные процессы с одновременным использованием электронных и бумажных версий документов;
  •  упорядочить процесс регистрации всех видов документов;
  •  обеспечить управление потоками работ (передача документов между исполнителями);
  •  обеспечить процесс работы с взаимосвязанными документами;
  •  обеспечить управление документом на протяжении всего жизненного цикла;
  •  обеспечить прозрачность всех процессов с момента создания документа до момента его сдачи в архив;
  •  проследить историю создания документа;
  •  обеспечить четкий процесс согласования и утверждения документов;
  •  выстроить отлаженную систему поручений;
  •  обеспечить четкий контроль исполнительской дисциплины;
  •  производить сортировку документов по любым критериям;
  •  обеспечить поиск информации по различным атрибутам и полнотекстовый поиск;
  •  обеспечить автоматизацию сбора и анализа статистических данных о движении документов;
  •  обеспечить архивное хранение электронных образов документов;
  •  обеспечить регламентацию прав доступа;
  •  обеспечить мгновенный доступ к документам;
  •  уменьшить количественные потери документов;
  •  увеличить производительность труда;
  •  сократить затраты на подготовку документов к сдаче в архив и архивное хранение документов;
  •  придать юридическую силу электронным документам;
  •  сократить затраты на курьерские и почтовые услуги;
  •  сократить количество внутренних и внешних курьеров;
  •  обеспечить ведение информационно-справочной базы.

Минусов гораздо меньше, но они существенные:

  •  Пробелы в информационной безопасности. Это общая проблема. Рынок наводнен «пиратским» дисками с перекачанными базами данных серьезных государственных структур, имеющих хорошую защиту, что уж говорить о предприятиях мелкого и среднего рынка. Конкуренция – закон бизнеса. Недобросовестному конкуренту получить информацию, размещенную на бумажных носителях, сложнее: документы могут храниться в разных помещениях, шкафах (столах, сейфах), разрозненных папках. С электронными базами данных проще. Современные хакеры посредством удаленного доступа взламывают дорогостоящие программы с высочайшей степенью защиты.
  •  Резкое увеличение потока документооборота. Как результат – серверы не справляются, падает производительность труда. При наличии бумажного документооборота такой резкий рывок невозможен.
  •  Увеличение трудозатрат как следствие увеличения документооборота. Работодатель не успевает адекватно реагировать на подобные скачки в принятии решений по кадровым вопросам. Объемы возрастают, тогда как штатный состав остается прежним.

3.2 Внедрение автоматизированных систем управления в систему документационного обеспечения ООО "Аверс Плюс"

Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом.

Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса.

Ведь вовремя не полученная информация или документ – это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно возникает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.

Развитие человеческой цивилизации сопровождается поражающим воображение увеличением объема создаваемой, обрабатываемой и хранимой информации. Например, по оценке журнала ASAP, в мире ежегодно появляется около 6 млрд новых документов. По данным же Delphi Consulting Group, в настоящее время только в США ежедневно создается более 1 млрд страниц документов, а в архивах хранится уже более 1,3 трлн различных документов.

Следует отметить, что потоки корпоративной информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам ее представления.

Однако их можно условно классифицировать по форме хранения: на электронные и бумажные документы. Существуют оценки, что в настоящее время только около 30 % всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как в структурированном – в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информация (около 70 %) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске.

Тем не менее это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие cистем электронных архивов). По данным Delphi Consulting Group, объем корпоративной электронной текстовой информации удваивается каждые 3 года. По прогнозу того же журнала ASAP, к 2012 г. только около 30 % корпоративной информации останется в бумажном виде, а 70 % информации будет храниться в электронном виде. Вряд ли, конечно, когда-нибудь все документы станут только электронными, однако несомненно, что электронная форма хранения документов в перспективе будет преобладать.

Эти цифры и данные говорят только о том, что для любого предприятия или организации вопросы оптимизации документооборота и контроля за обработкой информации имеют ключевое значение. Это утверждение можно подтвердить следующими данными. По оценке Siemens Business Services, до 80 % своего рабочего времени руководитель тратит на работу с информацией, до 30 % рабочего времени сотрудников уходит на создание, поиск, согласование и отправку документов, каждый внутренний документ копируется, в среднем, до 20 раз и до 15 % корпоративных документов безвозвратно теряется (при этом, по данным журнала ASAP, среднестатистический служащий тратит ежегодно до 150 ч своего рабочего времени на поиск утерянной информации). Существуют также оценки, что на работу с документами приходится тратить до 40 % трудовых ресурсов и до 15 % корпоративных доходов18.

Именно поэтому эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (CЭД).

Главная особенность российского делопроизводства заключается в том, что любой документ сначала появляется на столе руководителя самого высокого ранга, а потом, обрастая резолюциями, спускается вниз – к непосредственному исполнителю, чтобы потом, после того, как приказ исполнен, проделать тот же путь в обратном направлении.

Таким образом, документооборот в России имеет строго вертикальное направление, Россия является страной с ярко выраженной исполнительской вертикалью. Известно, что на Западе он стремится к горизонтальному направлению. При этом документ в идеале должен сразу попадать к исполнителю, минуя промежуточное руководство.

Другой уникальной особенностью российского документооборота является отслеживание работы с документами в регистрационном журнале, куда заносятся сведения о перемещениях документов, резолюции начальства, отчеты исполнителей и т.д. Лишь с появлением пишущих машинок альтернативой журналу стала картотека с регистрационными карточками. В отечественном документообороте и по сей день существует четкое разделение труда: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных карточек, т.е. делопроизводство отделено от работы с самими документами.

Регистрационная карточка становится своеобразным досье документа, благодаря чему можно безошибочно определить, у кого и на какой стадии исполнения в настоящее время документ находится, не интересуясь при этом его содержанием.

Краеугольным камнем делопроизводства является регистрационная карточка документа. А реквизиты этой карточки регламентируются ГОСТом, отменять который никто не собирается. Другие ГОСТы определяют организацию работы с документами. Естественно, российские системы автоматизации делопроизводства эти ГОСТы учитывают.

Таким образом, очевидно, что автоматизация делопроизводства необходима для обеспечения мобильности руководства предприятием и, следовательно, эффективности работы самого предприятия. Автоматизация традиционного делопроизводства российских учреждений в полном объеме может быть реализована только с помощью отечественных систем автоматизации документооборота, так как они в полной степени соответствуют действующим российским требованиям и стандартам делопроизводства.

В частности, для увеличения конкурентоспособности продукции нефтепереработки в условиях рыночной экономики необходимо постоянно повышать ее качество, в том числе за счет повышения качества управления предприятием. Одним из путей повышения является внедрение системы электронного документооборота. Для того чтобы внедрить эту систему необходимо провести исследование существующего документооборота на предприятии нефтеперерабатывающего профиля, обозначить критерии, по которым будет выбрана система электронного документооборота, автоматизировать его и интегрировать с другими системами управления производством, используемых на предприятии19.

В исследовании была обозначена проблема недостаточной эффективности существующего документооборота на предприятии, сформулирована цель – повысить качество управления производством за счет автоматизации документооборота.

Исходя из требований, сформировавшихся в результате проведенного исследования документооборота, было принято решение внедрить систему организации документооборота ООО «Аверс Плюс», которая отвечает высоким критериям работы с документами, современным стандартам делопроизводства и обладает необходимой универсальностью.

Было проведено масштабное исследование существующего рынка СЭД. При выборе системы электронного документооборота принимались в расчет технические и материальные возможности предприятия. Решение о внедрении было принято на основе комплексного анализа возможностей СЭД, учитывающих, помимо обязательных функциональных требований, возможности их адаптации, модификации и развития. Критерии, по которым были рассмотрены системы, достаточно универсальны и соответствуют задачам автоматизации документооборота на нефтеперерабатывающем предприятии.

Была выработана также концепция интеграции системы электронного документооборота ООО «Аверс Плюс» с системой управления жизненным циклом продукции ЛОЦМАН:PLM. Появилось комплексное решение по информационной поддержке продукции на протяжении всего жизненного цикла за счет интеграции в рамках единого информационного пространства систем PDM и электронного архива документов. В результате интеграции появляется возможность поддержки компонентных документов и гиперссылок, извлечение из САПР для передачи в PDM атрибутов объектов и документов, а также данные о конфигурации продукта, возможность прослеживания ее движения на протяжении всего жизненного цикла, оперативность получения аналитических отчетов как по отдельным проектам, так и по организации в целом, включая получение консолидированного баланса предприятия. Появляется возможность поддержки единых централизованных справочников в масштабах организации, что существенно облегчает учет, анализ и администрирование распределенной системы. Становится возможным гибкое вертикальное и горизонтальное распределение прав доступа к данным, отчетам и функциям для пользователей системы, раздельное назначение прав доступа для объектов, атрибутов и документов, наследование прав доступа. Появилась возможность автоматизировать как технический, так и офисный бизнес-документооборот в рамках единого проектного решения по интеграции системы ООО «Аверс Плюс» и ЛОЦМАН: PLM20.

В настоящее время в ООО «Аверс Плюс» отделе для осуществления процесса планирования работ используется комплекс программных средств (рис. 3.1), состоящий из следующих программных средств:

  •  БД MS Project – база данных проектов и ресурсов.
  •  БД ЛОЦМАН:PLM – база данных документов ПКО в части проектов и связанной с ним документации: технические задания, внутренние задания между секторами, документы основания – перечни мероприятий, приказы и пр.
  •  СУБД MS SQL Server – обеспечение хранения и обработки данных. Это система управления реляционными базами данных. Предназначен для поддержки систем, работающих в среде клиент-сервер.
  •  MS Project Server – система, обеспечивающая совместную работу при планировании и отслеживании работ по проектам, получение сводных отчетов по проектам и работам ПКО.
  •  MS Project – система календарного и ресурсного планирования работ по проекту, позволяющая оценивать ход проекта.
  •  ЛОЦМАН:PLM – платформа для реализации архива и документооборота; осуществления поиска необходимых документов и проектов, позволяющего вести данные по техническому заданию (ТЗ), внутренним заданиям, проектам и их частей в удобном виде; получения сводных отчетов и информации.

Рис. 3.1 Схема существующего комплекса систем ЛОЦМАН:PLM и MS Project

Существующий комплекс программных средств позволяет:

1) осуществлять ведение данных по техническим и внутренним заданиям, отслеживание их текущего состояния, прикрепления к ним приложений и связанных документов;

2) осуществлять календарное и ресурсное планирование проектов ООО «Аверс Плюс»;

3) улучшить отслеживание и поиск необходимой информации по проекту;

4) упростить составление отчетности по необходимым документам, истории ТЗ, хода выполнения проектных работ по отделу, сектору, исполнителям;

5) осуществлять контроль хода выполнения проектов;

6) создать единую организацию размещения документов.

Однако в ходе исследования эффективности внедрения комплекса программных средств было выявлено, что между системами ЛОЦМАН и MSP нет прямого, автоматического обмена информацией. Это приводит к тому, что осуществляется двойной ввод информации о проектах в двух системах и двойная корректировка данных в обеих системах.

В результате этого увеличивается вероятность появления ошибок и большая вероятность появления противоречивой информации в системах. Следовательно, требуется дополнительное время на корректировку данных о проектах.

Разработан способ устранения выявленных проблем – интеграция данных между программными средствами.

Цели разработки автоматизированной системы управления:

1) обеспечение автоматического движения атрибутивной информации (атрибут – информационное отображение свойств объекта, где под объектом подразумевается ТЗ, ВЗ, проект, комплект чертежей) между системами ЛОЦМАН:PLM и MS Project;

2) устранение двойного ввода информации о проектах в двух системах;

3) устранение двойной корректировки данных в обеих системах.

Для определения конкретной атрибутивной информации был проведен анализ процесса появления и движения атрибутов на каждом этапе планирования работ. В результате анализа было определено, на каком этапе планирования, из какой системы и в какую необходима автоматическая передача конкретных атрибутов (рис. 3.2).

Рис. 3.2Основные точки взаимодействия систем ЛОЦМАН:PLM и MS Project

Взаимодействие и обмен информацией должны происходить автоматически, при сохранении данных на сервере ЛОЦМАН:PLM или MS Project, обеспечивая тем самым надежный и быстрый способ передачи достоверной информации от системы к системе.

Для реализации интеграции данных было принято решение использовать промежуточную БД на базе SQL server, которая состоит из некоторого набора таблиц, необходимых для интеграции данных.

Были определены новые части комплекса (рис. 3.3):

  •  Сервис Loodsman2MSP – сервис, отслеживающий изменение в структуре данных ЛОЦМАН:PLM, формирующий пакет сообщений об этих изменениях для MS Project и получающий аналогичные пакеты от сервиса синхронизации MSP2Loodsman.
  •  Сервис MSP2Loodsman – сервис, отслеживающий изменение в структуре данных MS Project, формирующий пакет сообщений об этих изменениях для системы ЛОЦМАН:PLM и получающий аналогичные пакеты от сервиса синхронизации Loodsman2MSP.
  •  Д синхронизации на SQL server – база данных, обеспечивающая обмен пакетами сообщений между системами и контроль их обработки.

Рис. 3.3 Схема комплекса ЛОЦМАН:PLM и MS Project при интеграции данных

Сервис Loodsman2MSP со стороны ЛОЦМАН:PLM отслеживает изменение в структуре данных ЛОЦМАН:PLM, затем формирует пакет сообщений об этих изменениях для MS Project и отправляет его в БД синхронизации. Сервис MSP2Loodsman со стороны MS Project отслеживает изменения в БД синхронизации, получает пакет сообщений и передает в MS Project. И наоборот, сервис MSP2Loodsman отслеживает изменение в структуре данных MS Project, затем формирует пакет сообщений об этих изменениях для ЛОЦМАН:PLM и отправляет его в БД синхронизации. Сервис Loodsman2MSP отслеживает изменения в БД синхронизации, получает пакет сообщений и передает в ЛОЦМАН:PLM.

Посредством использования новых частей комплекса будет решена проблема интеграции между системами ЛОЦМАН: PLM и MSP.

Интеграция позволит:

1) исключить ошибки, возникающие при операциях ввода одной и той же информации в нескольких местах;

2) установить четкую связь между выполняемыми проектными работами и соответствующей документацией;

3) обеспечить автоматический обмен атрибутивной информацией между системами.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Высокая социальная значимость документа привела к потребности в его научном изучении, что было реализовано посредством, во-первых, формирования новой научной дисциплины, рассматривающей закономерности документообразования, во-вторых, разработки теории документа. Новая дисциплина – документоведение - формировалась как прикладная и носила преимущественно эмпирический характер. Её основной функцией выступало методическое обеспечение делопроизводственной и иной практики, методом исследования выступал инструментализм. Сегодня в её рамках поднят вопрос о формировании теоретической части. Теория наравне с эмпиризмом выступает также в качестве метода познания в силу того, что она является приблизительно верным отражением действительности. Чтобы критерий практики был безошибочен, необходимо ее соединение с познанием, что предопределяет развитие теоретической части.

Выбор темы настоящего исследования определен рядом факторов. Во-первых, наличием социального заказа общества, обусловленного постоянным ростом социальной значимости документа. Во-вторых, высокая социальная значимость документа привела к тому, что он стал предметом рассмотрения в более чем десяти научных направлениях. В-третьих, потребностью практики работы с документами. Данная практика основана на сложившихся за тысячелетие технологиях использования письменного документа, созданного на бумажной основе. Смена технологий, связанная с виртуализацией документа, требует разработки новых технологий, в основу которых должно быть положено сущностное знание о документе.

Исследование проводилось на базе ООО «Аверс Плюс». Несмотря на, что ООО «Аверс Плюс» существует несколько лет, работы по организации технологии документационного обеспечения управления начали проводиться только с 2007 года. Документационное обеспечение управления в ООО «Аверс Плюс» осуществляется  Общим отделом.

Организация работы с документами в ООО «Аверс Плюс» включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.

Анализируя документооборот ООО «Аверс Плюс» за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении Компании выделяют три группы документов:

- поступающие (входящие);

- отправляемые (исходящие);

- внутренние.

Результатом исследований явилась графическая модель СЭД ООО «Аверс Плюс». Система разбита на два сектора – внешний и внутренний. Выявлены наиболее слабые места системы. Анализ угроз был проведен по трем нарушаемым свойствам безопасности: угроза конфиденциальности, целостности и доступности.

В анализе угроз конфиденциальности описаны основные способы получения НСД к системе СЭД с целью хищения злоумышленником конфиденциальной информации.

Анализ угроз целостности дает возможность определить степень ценности отдельных звеньев системы, а также последствия их краха.

Анализ угроз доступности дает понимание о доступности отдельных компонентов СЭД.

Доступность этих компонентов может привести к ошибкам и различным сбоям в системе, что создает основу для построения механизмов НСД.

Существующий комплекс программных средств позволяет ООО «Аверс Плюс»:

1) осуществлять ведение данных по техническим и внутренним заданиям, отслеживание их текущего состояния, прикрепления к ним приложений и связанных документов;

2) осуществлять календарное и ресурсное планирование проектов ООО «Аверс Плюс»;

3) улучшить отслеживание и поиск необходимой информации по проекту;

4) упростить составление отчетности по необходимым документам, истории ТЗ, хода выполнения проектных работ по отделу, сектору, исполнителям;

5) осуществлять контроль хода выполнения проектов;

6) создать единую организацию размещения документов.

Были определены новые части комплекса (рис. 3.3):

  •  Сервис Loodsman2MSP – сервис, отслеживающий изменение в структуре данных ЛОЦМАН:PLM, формирующий пакет сообщений об этих изменениях для MS Project и получающий аналогичные пакеты от сервиса синхронизации MSP2Loodsman.
  •  Сервис MSP2Loodsman – сервис, отслеживающий изменение в структуре данных MS Project, формирующий пакет сообщений об этих изменениях для системы ЛОЦМАН:PLM и получающий аналогичные пакеты от сервиса синхронизации Loodsman2MSP.
  •  Д синхронизации на SQL server – база данных, обеспечивающая обмен пакетами сообщений между системами и контроль их обработки.

Посредством использования новых частей комплекса будет решена проблема интеграции между системами ЛОЦМАН: PLM и MSP.

Интеграция позволит:

1) исключить ошибки, возникающие при операциях ввода одной и той же информации в нескольких местах;

2) установить четкую связь между выполняемыми проектными работами и соответствующей документацией;

3) обеспечить автоматический обмен атрибутивной информацией между системами.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

  1.  Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (с изм. и доп., вступившими в силу с 01.01.2008).
  2.  Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 18.12.2006).
  3.  Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007).
  4.  Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 01.12.2007).
  5.  Федеральный закон  от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
  6.  Федеральный закон  от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
  7.  Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
  8.  Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» (с изм. и доп., вступившими в силу с 15.12.2007).
  9.  Указ Президента РФ от 30.11.1995 № 1203 «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (в ред. от 24.12.2007).
  10.  Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (в ред. от 23.09.2005).
  11.  Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (в ред. от 14.12.2006).
  12.  Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения, одобренная коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33.
  13.  Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденное постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233.
  14.  Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс.
  15.  Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176.
  16.  Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.
  17.  Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 (в ред. от 21.02.2008).
  18.  Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452 (в ред. от 21.02.2008).
  19.  Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536.
  20.  Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденные постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009 (в ред. от 07.07.2006).
  21.  Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
  22.  Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министра культуры от 18.01.2007 № 19.
  23.  Приказ Минкультуры России от 10.09.2007 № 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».
  24.  Положение о Федеральном архивном агентстве, утвержденное постановлением Правительства РФ от 17.06.2004 № 290.
  25.  Регламент Федерального архивного агентства, утвержденный приказом Росархива от 09.03.2005 № 17.
  26.  ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28.
  27.  ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденный постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст.
  28.  ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.
  29.  ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утвержденный и введенный в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.07 № 28-ст.
  30.  ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799-2005  «Информационная технология – Практические правила управления информационной безопасностью».
  31.  Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел, утвержденные Росархивом 05.08.2005.
  32.  Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. М., 2003.
  33.  Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003).
  34.  Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом МНС РФ от 21.04.2004 № САЭ-3-18/297.
  35.  Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72.
  36.  Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Минтруда России от 10.09.1993 № 152.
  37.  Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23.
  38.  Андриянова  В.В. Как организовать делопроизводство на предприятии. М.: ИНФРА-М, 2008.
  39.  Белов А.Н., Белова А.А. Делопроизводство и документооборот. М.: ЭКСМО, 2005.
  40.  Васильев О.В. Делопроизводство на компьютере. М.: ПРИОР, 2009.
  41.  Делопроизводство  (Организация и технологии документационного обеспечения управления) / Под ред. Проф. Т.В. Кузнецовой. М.: ЮНИТИ, 2008.
  42.  Досмухамедов Б.Р. Анализ угроз информации систем электронного документооборота// Вестник Астраханского государственного технического университета. Серия: Управление, вычислительная техника и информатика. 2009. № 2. С. 140-143.
  43.  Дьяченко И.Л., Орехов М.С. Совершенствование документооборота современного предприятия//Вестник Пермского государственного технического университета. Химическая технология и биотехнология. 2009. Т. 10. С. 139-143.
  44.  Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Москва-Новосибирск: ИНФОРМ - М., Сибирское согласие, 2006.
  45.  Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства (Документационное обеспечение управления). Москва-Новосибирск: ИНФОРМ-М, Сибирское согласие, 2006.
  46.  Кошелев И. Пять главных проблем внедрения СЭД // CNews.27 сент. 2005. URL: http://www.cnews.ru/reviews/index.shtml?2005/09/27/ 188007_1
  47.  Кузнецов  С.Л.  Делопроизводство на компьютере. М.:ЗАО  «Бизнес-школа», Интел- Синтез», 2010.
  48.  Кузнецова Т.В. Делопроизводство (ДОУ) М.: ЗАО «Бизнес-школа», Интел-Синтез», 2008.
  49.  Кузнецова Т.В. Секретарское дело: Учебник для вузов. М., 2008.
  50.  Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Киев: «Знание», 2008. 4-е изд., испр.
  51.  Молочков В.П. Компьютер для секретаря и офис-менеджера. СПб.: Питер, 2006.
  52.  Опалева И.Л., Сокольчик П.Ю. Автоматизация на базе систем ЛОЦМАН:PLM и Microsoft Office Project процесса планирования работ в проектно-конструкторском отделе нефтеперерабатывающего предприятия// Вестник Пермского государственного технического университета. Химическая технология и биотехнология. 2009. Т. 10. С. 174-179.
  53.  Организация работы с документами: Учебник/ В.А. Кудряев и др. М. 2009 г.
  54.  Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. Москва-Ростов-на-Дону: Издательский центр МарТ, 2005.
  55.  Рогожин М.Ю. Делопроизводство в примерах и образцах. М.: ПрессЮрЛит, 2009.
  56.  Секретарское  дело (образцы документов, организация и технология работы): Учебно-практ. пособие / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др. Под ред. И.К. Корнеева. М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2009.
  57.  Стеньков М. В. Секретарское дело. М.: Издательство «ПРИОР», 2009.
  58.  Степанков М.В. Секретарское дело. М., 2008.
  59.  Тарасова М.Е. СЭД: тогда мы идем к вам!//Секретарь-референт. - 2010. - №4.
  60.  Филатов Д.Г. Системы электронного документооборота. Абакан, 2008.
  61.  Хандадашева  Л.Н. Компьютер и другая оргтехника для секретаря-референта. М.: Феникс, 2008.
  62.  Храмцовская Н.А. Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота//Секретарь-референт. – 2008. - №5.
  63.  Янковая В.Ф. Азбука делопроизводства//Секретарь-референт. – 2006. - №10.

1 Храмцовская Н.А. Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота//Секретарь-референт. – 2008. - №5.

2 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

3 Белов А.Н., Белова А.А. Делопроизводство и документооборот. М.: ЭКСМО, 2005. – С. 54.

4 Делопроизводство  (Организация и технологии документационного обеспечения управления) / Под ред. Проф. Т.В. Кузнецовой. М.: ЮНИТИ, 2008. – С. 27

5 Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Москва-Новосибирск: ИНФОРМ - М., Сибирское согласие, 2006. – С.41

6 Кузнецова Т.В. Секретарское дело: Учебник для вузов. М., 2008. – С. 14

7 Кузнецова Т.В. Делопроизводство (ДОУ) М.: ЗАО «Бизнес-школа», Интел-Синтез», 2008. – С. 52.

8 Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Киев: «Знание», 2008. 4-е изд., испр. – С. 56

9 Янковая В.Ф. Азбука делопроизводства//Секретарь-референт. – 2006. - №10. – С. 12

10 Янковая В.Ф. Азбука делопроизводства//Секретарь-референт. – 2006. - №10. – С. 12

11 Секретарское  дело (образцы документов, организация и технология работы): Учебно-практ. пособие / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др. Под ред. И.К. Корнеева. М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2009. – С. 32

12 Рогожин М.Ю. Делопроизводство в примерах и образцах. М.: ПрессЮрЛит, 2009. – С. 49

13 Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства (Документационное обеспечение управления). Москва-Новосибирск: ИНФОРМ-М, Сибирское согласие, 2006. – С. 71

14 Основные критерии защищенности / news.excelion.ru.

15 Основные критерии защищенности / news.excelion.ru.

16 Основные критерии защищенности / news.excelion.ru.

17 Досмухамедов Б.Р. Анализ угроз информации систем электронного документооборота// Вестник Астраханского государственного технического университета. Серия: Управление, вычислительная техника и информатика. 2009. № 2. С. 140-143.

18 Филатов Д.Г. Системы электронного документооборота. Абакан, 2008. – С. 56

19 Кошелев И. Пять главных проблем внедрения СЭД // CNews.27 сент. 2005. URL: http://www.cnews.ru/reviews/index.shtml?2005/09/27/ 188007_1

20 Колесов А. Российский опыт применения технологий документооборота. 2007. URL: http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/ detail.php?ID=13011&SECTION_ID=774


Директор

Заместитель директора по коммерческим вопросам

Главный бухгалтер

Заведующий складом

Менеджеры

Грузчики

Водители-экспедиторы

Общий отдел

Менеджеры по персоналу

Бухгалтер



 

Другие похожие работы, которые могут вас заинтересовать.
15866. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕРВИС-МЕНЕДЖЕРА ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ «ТЕХНИЧЕСКОЙ ЭКСПЕРТИЗЫ» 85.7 KB
  Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления организацию и культуру труда управленческих работников. Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении.4 Работа любого управленческого аппарата как и вообще любая работа сегодня держится на основах научной организации труда. Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы...
734. Управление предприятием городского хозяйства 89.24 KB
  Социально–экономические и организационные формы предприятия. Анализ деятельности предприятия ООО Белгранкорм. Переход нашей страны к рыночным отношениям имеет ряд особенностей: – рыночная экономика формируется неэволюционным путем: делается попытка проводить ее в процессе радикальных изменений общественного строя; – внедрение рыночной экономики проходит без достаточно апробированных по отношению к нашим условиям хозяйствования законодательно-правовых актов и нормативов; – государство не поддерживает развитие новых видов предприятий и не...
20797. Стратегическое управление малым предприятием 172.2 KB
  Поставленная цель обусловила выполнение следующих задач: - изучить сущность стратегического управления; -определить особенности стратегического управления малым предприятием; - дать краткую характеристику деятельности предприятия; - осуществить анализ динамики показателей финансово-хозяйственной деятельности; - исследовать структуру персонала мини-гостиницы; - разработать рекомендации по стратегическому...
759. Контроллинг в системе управления предприятием 1.07 MB
  Контроллинг включает в себя установление цели предприятия, текущий сбор и обработку информации для принятия управленческих решений, осуществление функций контроля отклонений фактических показателей деятельности предприятия от плановых, а также, что наиболее важно, подготовку рекомендаций для принятия управленческих решений.
10986. Планирование – как элемент управления предприятием 58.19 KB
  Разработка стратегии и тактики производственно-хозяйственной деятельности фирмы является важнейшей задачей для любого бизнеса. Бизнес-план в рыночной экономике является рабочим инструментом для вновь создаваемых или действующих фирм используемых во всех сферах предпринимательства. Первая связана с возможностью его использования для разработки стратегии бизнеса. 2 Изменяющаяся хозяйственная среда ставит и опытных руководителей перед необходимостью по-иному просчитывать свои действия на рынке готовиться к такому ранее для них занятию...
1018. Руководитель в системе управления гостиничным предприятием 44.01 KB
  Большинство проблем не только в экономике, политике, но и в других сферах общественной деятельности связано с управлением. Исторически сложилось, что людям необходим кто-то, кто бы смог повести их за собой и организовать их жизнь. Подходы к формированию личности менеджера основывается на том, что это должен быть очень умный и высококультурный человек, профессионал своего дела. Цель моей курсовой работы сводится к пониманию и раскрытию роли руководителя в сфере гостиничного бизнеса.
11053. Проблемы повышения эффективности управления предприятием 160.63 KB
  В рыночной практике хозяйствования встречаются самые различные формы проявления экономической эффективности. Технические и экономические аспекты эффективности характеризуют развитие основных факторов производства и результативность их использования. Социальная эффективность отражает решение конкретных социальных задач (например, улучшение условий труда, охрану окружающей среды и т.д.).
19991. Методика антикризисного управления предприятием в Казахстане 402.41 KB
  Основными задачами процесса диагностики кризисных ситуаций и состояния банкротства являются анализ финансового состояния предприятия и его прогноз на предстоящий период своевременное обнаружение причин и основных факторов способствующих развитию кризисных ситуаций мониторинг внешней и внутренней среды предприятия и прогноз ее развития. В целях своевременной диагностики банковского кризиса прежде всего осуществляется мониторинг внешних и внутренних условий деятельности предприятия выявление анализ и прогнозирование. Антикризисное...
12990. Внедрение решения «1С: Управление предприятием ЖКХ» в ООО «ИРКЦ» В Г. СИБАЙ 1.42 MB
  Поэтому весьма актуальной остается проблема исследования возможностей программного обеспечения для автоматизации бухгалтерского учета и принятия на их основании эффективных управленческих решений. Перед специалистами в этой области стоит задача разработки и совершенствования бухгалтерского учета на предприятиях, отраслях народного хозяйства как основного источника информационного обеспечения пользователей всех уровней в условиях использования информационных технологий.
11804. Эффективность применения аутсорсинговых контрактов в управлении предприятием 897.38 KB
  Данная тема очень актуальна. В экономике России железные дороги имеют исключительную важность. Эффективность функционирования железнодорожной отрасли отражает уровень развития страны в целом. Аутсорсинг применительно к ОАО РЖД - это способ оптимизации деятельности филиалов компании за счет концентрации усилий на основной деятельности и передачи непрофильных, вспомогательных функций
© "REFLEADER" http://refleader.ru/
Все права на сайт и размещенные работы
защищены законом об авторском праве.