Совершенствование документационного обеспечения управления с применением новых информационных технологий (на примере Раменская Управляющая компания)

За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов их сохранение использование и правильный отбор на государственное хранение. Нормативно-правовую базу современного делопроизводства в России составляет совокупность законодательных актов РФ нормативно-методических документов государственных стандартов регламентирующих вопросы создания технологию обработки и хранения деловых документов. Так в частности статья 138 предусматривает наказание за...

2015-10-15

398.16 KB

106 чел.


Поделитесь работой в социальных сетях

Если эта работа Вам не подошла внизу страницы есть список похожих работ. Так же Вы можете воспользоваться кнопкой поиск


Совершенствование документационного обеспечения управления с применением новых информационных технологий (на примере Раменская Управляющая компания)


СОДЕРЖАНИЕ

[1]
ВВЕДЕНИЕ

[2]
Глава 1 ИСТОРИЯ СОЗДАНИЯ И ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

[2.1] 1.1 Общая характеристика ОАО "Раменская Управляющая компания"

[2.2]  

[2.3] 1.2 Организационная структура предприятия

[3]
Глава 2 СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ               УПРАВЛЕНИЯ НА ПРИМЕРЕ ОАО "РАМЕНСКАЯ
              УПРАВЛЯЮЩАЯ КОМПАНИЯ"

[3.1] 2.1 Организация документационного обеспечения управления в организации

[3.2] 2.2 Анализ документооборота компании

[4]
Глава 3 НАПРАВЛЕНИЯ ОПТИМИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО              ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ОАО "РАМЕНСКАЯ
           УПРАВЛЯЮЩАЯ КОМПАНИЯ"

[4.1] 3.1 Опыт выбора АС ДОУ

[4.2] 3.2 Внедрение автоматизированных систем управления в систему       документационного обеспечения ОАО "Раменская Управляющая  компания"

[5]
ЗАКЛЮЧЕНИЕ

[6]
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

[7]
ПРИЛОЖЕНИЕ 1

[8] ПРИЛОЖЕНИЕ 2

 


ВВЕДЕНИЕ

В условиях стремительного прогресса информатизации общественных, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач в области делопроизводства и документооборота определяет жизнеспособность фирмы, организации.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.  Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Сегодня немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой документационного обеспечения управления в выбранной компании. Решение проблемы управления документацией компании позволит компании целенаправленно формировать свои информационные ресурсы , обеспечивать их эффективное функционирование.

Объектом работы выступает ОАО "Раменская Управляющая компания". Предметом исследования выступает документационное управление.

В ходе работы было изучено и проанализировано документационное обеспечение управления  ОАО "Раменская Управляющая компания".

Выбранная тема исследования хорошо представлена в отечественной литературе, которую автор использовал в своей работе. Наиболее известными отечественными исследователями в этой области являются Кузнецова Т.В., Ларин М.В., Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Баласанян В. Янковская В.Ф.  и др.

Нормативно-правовую базу современного делопроизводства в России составляет совокупность законодательных актов РФ, нормативно-методических документов, государственных стандартов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов.

Так, принятый Государственной Думой РФ 8 июля 2006 года Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» установил обязательность документирования информации, определил ряд терминов.

В Гражданском кодексе РФ установлены правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей Гражданского кодекса установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица.

С введением в действие Уголовного кодекса РФ установлена уголовная ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

Так, в частности, статья 138 предусматривает наказание за нарушение тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений; статья 180 - за незаконное использование товарного знака; статья 183 - за незаконное получение и разглашение сведений, составляющих коммерческую или банковскую тайну; статья 327 - за преступления в сфере подделки, изготовления или сбыта поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей, бланков, а глава 28 - за преступления в сфере компьютерной информации (ст.272-274.).

Федеральный закон «О языках народов Российской Федерации» установил государственный язык на всей территории РФ - русский язык (ст.3.), а в статье 11, данного закона предусмотрено использовать в органах государственной власти, органах местного самоуправления государственных учреждений республик наряду с государственным языком РФ, государственные языки республик1.

С принятием Федерального закона «Об электронной цифровой подписи» появляются такие понятия как: электронный документ, электронная цифровая подпись, владелец сертификата ключа подписи, средства электронной цифровой подписи, и др.

Федеральный закон «Об общественных объединениях» установил порядок формирования Устава общественного объединения, символику, состав учредителей, и др.

Федеральный закон «О персональных данных» определил основные понятия, используемые при подготовке документов, такие как: персональные данные, оператор, обработка персональных данных, распространение персональных данных, распространение персональных данных, и т.д.

Органы Росархива имеют законное право контролировать порядок осуществления делопроизводства и соблюдения нормативных требований в этой области на любом предприятии в любой организации РФ.

С 1 июля 2002 г. введен в действие Кодекс Российской Федерации об административных нарушениях, где, в частности, предусмотрены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов - в виде предупреждения или наложения на должностных лиц штрафа от трех до пяти МРОТ (ст.13.20).

ГОСТ Р6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации предъявляет требования к оформлению документов. Данный стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011 -93 «Общероссийский классификатор управленческой документации»  (ОКУД)  (класс 0200000)2.

Помимо всего прочего, важно учесть, что терминологической основой нормативно-методических документов является ГОСТ Р 51141-98. В частности, этой основой является определение термина документ. Для управленческих документов именно этот стандарт дает наиболее четкое и ясное определение термина документ и оценивается как востребованным в практике документове дов, юристов и управленцев.

Целью написания работы является изучение документационного обеспечения управления ОАО "Раменская Управляющая компания" и путей её совершенствования.

Для достижения указанной цели необходимо последовательно решить ряд задач, а именно:

  •  изучить нормативно - методическую базу ДОУ в РФ;
  •  рассмотреть  организацию ДОУ в ОАО Раменская УК;
  •  выявить  проблемы документационного обеспечения управления ОАО "Раменская Управляющая компания";
  •  рассмотреть проблемы внедрения  системы ДОУ в  ОАО "Раменская Управляющая компания".


Глава 1 ИСТОРИЯ СОЗДАНИЯ И ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Общая характеристика ОАО "Раменская Управляющая компания"

ОАО «Раменская управляющая компания» образована 18 июля 2011 года согласно  Постановления  Главы  Раменского  муниципального  района   Московской области  № 893 от 03.05.2011г. «О приватизации Муниципального унитарного предприятия Раменского муниципального района «Управляющая компания Раменское производственно-техническое объединение коммунального хозяйства»».  В свою очередь МУП «Управляющая компания Раменское ПТО КХ» создано 28 февраля 2011 года путем выделения из состава МУП «Раменское ПТО ГХ» на основании постановления Главы Раменского муниципального района Московской области № 2956 от 15.11.2010 года «О реорганизации  Муниципального унитарного предприятия «Раменское производственно-техническое объединение городского хозяйства»».

В соответствии с п.п.2,  3.1  Постановления № 2956 от 15.11.2010г. на баланс выделенного при реорганизации МУП УК Раменское ПТО КХ, как правопреемнику, были переданы соответствующие активы и пассивы.

На передаваемые основные  средства составлен  Акт  приема – передачи объектов основных средств (форма ОС-1), согласованный с комитетом по Управлению имуществом  Раменского муниципального района.

В 2011 году     продолжилась работа по преобразованию МУП УК «Раменское ПТО КХ», Постановлениями Главы Раменского муниципального района Московской области от 03.05.2011г.  № 893  и  от 04.07.2011г. № 1408     « О приватизации МУП УК «Раменское ПТО КХ»,   в соответствии с Федеральным законом от 21.12.2001г.  № 178-ФЗ,  было решено приватизировать предприятие  путем  преобразования  в  ОАО «Раменская управляющая компания» .

Для выполнения названных постановлений были выполнены необходимые работы.

Проведена инвентаризация товарно-материальных ценностей, основных средств и расчетов, направлена  заявка в ИНС, осуществлена публикация в СМИ, направлены уведомления кредиторам,  подготовлен передаточный акт по состоянию на 18.07.2011г.

Состав  передаваемых основных  средств  определен в Приложении к Постановлению   Главы Раменского муниципального района Московской области: от 18.07.2011г. № 1588     « О внесении изменений в постановление Главы Раменского муниципального района от 03.05.2011г. № 893 «О приватизации МУП УК «Раменское ПТО КХ»».

ОАО «Раменская УК» зарегистрировано Межрайонной ИФНС России № 1 по Московской области 28.07.2011г., свидетельство о регистрации серии 50 № 012225887 от 28.07.2011г.

Общество внесено в Единый государственный реестр юридических лиц за основным государственным регистрационным номером  1115040008566.  Получено Свидетельство о  постановке на учет в налоговом органе (ИНН  5040109204 / КПП 504001001) и о прекращении деятельности МУП УК «Раменское ПТО КХ».

Деятельность Общества осуществляется на основании Устава, утвержденного   постановлением Главы Раменского муниципального района 18 июля 2011 г.  № 1408 ОАО «Раменская УК» 01.08.2011г. зарегистрировано в Росстате.

ОАО «Раменская УК» зарегистрирована в ПФ и ФСС, заключены договора на обслуживания в отделениях банков.

   

Уставный   капитал  ОАО «Раменская управляющая компания»  равен  2 355  000 рублей и  и разделен на 2 335 штук обыкновенных акций номиналом 1 000 руб. каждая.

В порядке выполнения  требований Федерального закона    № 178-ФЗ от 21.12.2001г.  « О приватизации государственного и муниципального имущества»  завершена работа  по регистрации выпуска акций и 24 января 2012г. за  №    73-12эм-08/3149  от    РО     ФСФР России  в  ЦФО  получено официальное    «Уведомление о государственной регистрации выпуска ценных бумаг».

     Выпуску присвоен государственный регистрационный номер 1-01-14725-А.

Раскрытие информации об Обществе  осуществляется на его интернет–сайте: www. ramenskaya-uk.ru  и а сайте ЗАО «Интерфакс» в ленте новостей.

В современных условиях направленность деятельности ОАО "Раменская УК" задает высокую планку в кадровой политике. В работе с персоналом акцент делается на инновационное мышление, поощрение и стимулирование инноваций на всех уровнях и во всех аспектах деятельности Общества. Основной стратегией в управлении персоналом является разумное сочетание процессов обновления, создание условий для высокоэффективной работы и развития профессиональных навыков и компетенций сотрудников компании, способных модернизировать и внедрять информационные технологии в деятельность компании.

Система управления персоналом ОАО "Раменская УК" представляет собой целенаправленное выстраивание эффективного взаимодействия как внутри Общества: между сотрудниками, подразделениями, аппаратом управления и ЖЭУ; так и сотрудников ОАО " Раменская УК " с населением. Решается одна из приоритетных задач в работе с персоналом Общества - эффективно и аккуратно управлять ожиданиями клиента, не ограничиваясь только удовлетворением их потребностей. Гибко и оперативно реагировать на запросы жильцов, давать им готовое решение его проблем.

Основным правовым документом, предусматривающим взаимные обязательства работников и работодателя, являются «Правила внутреннего распорядка».

В 2011 году взятые обязательства определенные Правилами внутреннего распорядка были

Обществом выполнены.

Средняя заработная плата за 2011 год по ОАО " Раменская УК " составила 14 223 рубля.

Рост по сравнению с 2010 годом на 7,2%.

Развитие персонала.   Залог профессионального роста сотрудников ОАО "Раменская УК" - в качественном, инновационном и системном обучении.

 На сегодняшний день в ОАО " Раменская УК " доля персонала

-  с высшим образованием в общей численности составляет 48 человек (5,5%),

-  со средним профессиональным образованием в общей численности  - 100 человек (11,3%) ,  

-  со средним образованием 586 человек (66,3%).

 Повышение квалификации в 2011 г. прошли 73 сотрудников.

 Затраты на обучение персонала в 2011 г. составили      336 580  руб.

      Важной составляющей кадровой политики ОАО " Раменская УК " является ее социальная направленность. В 2011 г. затраты на проведение культурно-массовых мероприятий, конкурсов профессионального мастерства, вознаграждений сотрудникам к юбилейным датам, материальной помощи сотрудникам и пенсионерам, организацию летнего отдыха детей сотрудников составили около 124 000 руб.

Социальная ответственность. ОАО " Раменская УК " социально ответственное Общество. Основные составляющие социальной политики ОАО " Раменская УК ":

- работа с персоналом и выполнение обязательств по Правилам внутреннего распорядка,

-повышение уровня образования работников,

-благотворительность,

-охрана труда работников,

-защита окружающей среды.

Благотворительность.  В 2011 году было реализовано значительное количество благотворительных проектов. Среди  них:

Помощь городской администрации по проведению уборки территорий г. Раменское к майским праздникам.

В 2011 выполнен ремонт и покрашено здание детского сада в г. Бронницы

ОАО" Раменская УК " поддерживает  неработающих пенсионеров (бывших работников организации). Ежегодно ко  Дню Победы для них организовываются посещения на дому с вручением подарков и денежных средств.

Охрана труда работников. Сохранение жизни и здоровья работающих невозможно без организованной работы в этом направлении. Для этого в Обществе создана служба охраны труда. В рамках реализации программы улучшения условий и охраны труда в ОАО " Раменская УК " на 2011-2012 гг.  на проведение основных мероприятий по охране труда предусматривается выделение денежных средств  в размере 500 000 руб.

Первоочередное и главное мероприятие – это обучение. Непрерывное целенаправленное повышение уровня профессиональной грамотности и компетентности персонала по охране труда является одним из важнейших элементов профилактики производственного травматизма и профессиональной заболеваемости. В 2011 году 73 человека прошли обучение по различным программам:

-  охрана труда;

-  безопасность эксплуатации  теплопотребляющих энергоустановок;

-  охрана труда и РР и С;

-  электробезопасность;

-  РР и С  газоиспользование оборудования жилых зданий.

Второе, но не менее важное мероприятие в целях предупреждения профзаболеваний, несчастных случаев и обеспечения безопасности труда - проведение предварительных, при поступлении на работу, и периодических медицинских осмотров лиц, работающих во вредных и (или) опасных условиях труда. По результатам их проведения профессиональных заболеваний у работников не выявлено.

Все рабочие места в ОАО «Раменская УК» аттестованы.

Работники обеспечены современной сертифицированной специальной одеждой, обувью и необходимыми средствами индивидуальной защиты.

Социальная составляющая экологии в ОАО " Раменская УК "- это совокупность политических, правовых, экономических, технологических и иных мер, направленных на обеспечение гарантий защищенности окружающей среды и жизненно важных интересов работников от возможного негативного воздействия хозяйственной и иной деятельности, угроз возникновения чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера в настоящем и будущем времени, а также состояние защищенности жизненно важных интересов работников общества и окружающей природной среды от угроз, возникающих в результате антропогенных и природных опасных воздействий.

 

1.2 Организационная структура предприятия

Структура ОАО «Раменская УК» определяется количеством и содержанием выполняемых компанией функций. Управление таким сложным инженерным объектом, как многоквартирный дом, требует специальных профессиональных знаний, реализации различных функций, количество которых может расти, образуя новые направления и требуя привлечения дополнительных человеческих ресурсов ( рис. 1.1).

Рис. 1.1 Организационная структура ОАО «Раменская УК»

Руководство текущей деятельностью м осуществляется единоличным исполнительным органом ОАО «Раменская УК»- генеральным директором, который подотчетен Собранию участников.

Директор решает все вопросы текущей деятельности ОАО «Раменская УК», за исключением вопросов, отнесенных к исключительной компетенции Собрания участников.

Права и обязанности Директора по осуществлению руководства текущей деятельностью ОАО «Раменская УК» определяются правовыми актами РФ, настоящим Уставом, и договором.

Директор ОАО «Раменская УК»:

- обеспечивает выполнение решений Собрания участников;

- распоряжается имуществом ОАО «Раменская УК»в пределах, установленных настоящим Уставом и действующим законодательством;

- утверждает правила, процедуры и другие внутренние документы ОАО «Раменская УК», готовит организационную структуру ОАО «Раменская УК», за исключением документов, утверждаемых Общим собранием акционеров и Советом директоров Общества;

  •  готовит штатное расписание ОАО «Раменская УК», филиалов и представительств;
  •  принимает на работу и увольняет с работы сотрудников; назначает и увольняет своих заместителей, главного бухгалтера;
  •  в порядке, установленном законодательством, настоящим Уставом и, поощряет работников ОАО «Раменская УК», а также налагает на них взыскания;
  •  открывает в банках расчетный, валютный и другие счета Общества, заключает договоры и совершает иные сделки;
  •  утверждает договорные цены на продукцию и тарифы на услуги (за исключением цен и тарифов, подлежащих государственному регулированию):
  •  организует бухгалтерский учет и отчетность;
  •  обеспечивает подготовку и проведение Общих собраний акционеров;
  •  решает другие вопросы текущей деятельности ОАО «Раменская УК»;
  •  подписывает коллективный договор.

Документационное обеспечение управления ОАО «Раменская УК» находится в ведении службы ДОУ.

Различные аспекты ДОУ регламентируются кодексами Российской Федерации:

Гражданский кодекс Российской Федерации устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых  в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения, прекращения,  подтверждения правоотношений.

Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает виды документов, создаваемых при возникновении трудовых правоотношений.

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях устанавливает административную ответственность за нарушение порядка сбора, хранения, использования или распространение информации о гражданах; за нарушение правил защиты информации; за нарушение порядка представления статистической информации; за нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов; за нарушение порядка представления обязательного экземпляра документов, письменных уведомлений, уставов и др.;  за незаконную деятельность в области защиты информации; за разглашение информации с ограниченным доступом.

Уголовный кодекс Российской Федерации устанавливает наказание за разглашение сведений, составляющих государственную тайну; утрату документов, содержащих государственную тайну; неправомерный доступ к охраняемой законом компьютерной информации; собирание сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну, путём похищения документов, подкупа или угроз, а равно иным незаконным способом и др.

Кроме кодексов общие принципы организации ДОУ прописаны в ряде Федеральных законов Российской Федерации:

Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2 «О Государственном гербе Российской Федерации» регламентирует порядок изображения Государственного герба РФ на бланках официальных документов, печатях органов государственной власти, на документах, удостоверяющих личность гражданина; определяет порядок использования гербовых печатей.

Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» регламентирует использование государственного языка в официальных документах.

Закон Российской Федерации от 23сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» регламентирует использование товарных знаков в официальных документах.

Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности РФ.

Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» определяет условия признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи; устанавливает использование средств электронной цифровой подписи; определяет сведения, которые должен содержать сертификат ключа подписи; срок и порядок хранения сертификата ключа подписи в удостоверяющем центре; устанавливает статус, деятельность, обязательства удостоверяющего центра, обязательства владельца сертификата ключа подписи, определяет особенности использования электронной цифровой подписи в сфере государственного управления и корпоративной информационной системе.

Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ и «О  техническом регулировании»;  Федеральный закон Российской Федерации от 01 мая 2007 г. № 65-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О техническом регулировании» определяют цели и принципы стандартизации, в частности, принцип добровольного применения стандартов, принцип применения международного стандарта как основы разработки национального стандарта; устанавливает документы в области стандартизации (национальные стандарты; правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации; применяемые в установленном порядке классификации, общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; стандарты организаций; своды правил).

Федеральный закон от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» определяет состав документов, необходимых при документировании отношений, связанных с поступлением на государственную службу, её прохождением и прекращением; детально прописывает содержание и форму служебного контракта, структуру должностного регламента; содержит требования, предъявляемые к кадровой службе государственного органа при обработке, хранении и передаче персональных данных гражданского служащего; определяет состав документов и дел, ведение которых возложено на кадровую службу, в частности, трудовых книжек, личных дел, реестра гражданских служащих, служебных удостоверений.

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает нормы, распространяющиеся как на архивные документы, включенные в состав Архивного фонда РФ, так и на другие архивные документы, в том числе - на документы по личному составу; детализирует состав АФ РФ; определяет состав документов, отнесённых к собственности РФ, субъекта, муниципального образования; прописывает порядок утверждения и согласования типовых и ведомственных перечней с указанием сроков хранения документов; устанавливает сроки временного хранения документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение.

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» является основополагающим в области информационного права. Он определяет основные понятия в информационной сфере; наряду с законом «Об электронной цифровой подписи» регулирует сферу электронного документооборота; уравнивает юридическую силу бумажного и электронного документа: «Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признаётся электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью».

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных работников с использованием средств автоматизации или без таких средств. Распространяется на федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ, иные государственные органы, органы местного самоуправления, не входящие в систему органов местного самоуправления муниципальные органы, юридических, физических лиц.

Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» регламентирует отношения, связанные с обеспечением доступа пользователей информацией к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, определяет порядок рассмотрения запросов граждан, в том числе, поступивших по сети Интернет, устанавливает формы предоставления ответа на запрос.

Положения, зафиксированные в законах, детализируются в правовых актах, принимаемых Президентом и Правительством Российской Федерации. Среди указов Президента РФ и постановлений Правительства РФ, посвящённых или в какой-то мере затрагивающих вопросы документационного обеспечения управления, необходимо отметить следующие:

  •  указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;
  •  указ Президента Российской Федерации от 24 января 1998 г. № 61 «Об утверждении перечня сведений, отнесённых к государственной тайне»;
  •  постановление Правительства Российской Федерации от 5 декабря 1991 г. № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»;
  •  распоряжение Правительства Российской Федерации от 21 марта 1994 г. № 358-р «О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников»;
  •  постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей с  воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»;
  •  постановление Правительства Российской Федерации от 1 ноября 1999 г. № 1212 «О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации»;
  •  постановление Правительства Российской Федерации от 2 августа 2001 г. № 576 «Об утверждении Основных требований к концепции и разработке проектов федеральных законов»;
  •  постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»;
  •  постановление Правительства Российской Федерации от 10 января 2005 г. № 30 «Об утверждении Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти»;
  •  постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Настоящие правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Важной составляющей нормативной базы делопроизводства являются нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти, среди которых  необходимо отметить:

  •  постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;
  •  приказ Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. № 117н «Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку»;
  •  постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты»;
  •  приказ Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». На этом нормативном акте следует остановиться особо.  Рекомендации  предназначены для оптимизации процедуры и порядка разработки федеральными органами исполнительной власти инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания.  Их применение   должно способствовать созданию единой методической основы ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Методические рекомендации состоят из 3 основных разделов:
    •  общие положения (обозначены цель разработки, сфера распространения рекомендаций, приведены законодательные и иные нормативные правовые акты в сфере информации, документации, архивного дела);
    •  порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству;
    •  структура и содержание Инструкции по делопроизводству (включает подразделы: общие положения, основные понятия, создание документов в федеральном органе исполнительной власти, организация документооборота, документальный фонд федерального органа исполнительной власти, особенности работы с электронными документами, работа исполнителя с документами, изготовление, учёт, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов).

Кроме того, в состав Методических  рекомендаций включено 39  приложений, среди которых образцы бланков и документов, формы номенклатур, описей, актов документов, а также порядок формирования дел и составления описей, правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение и др.  

Служба ДОУ ОАО «Раменская УК» управляет документацией и документационными потоками всей организации, следовательно, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (если объем документооборота не велик), с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, в ведении которого находятся вопросы информации, документации, архива. Это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ ОАО «Раменская УК» непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, их согласования, контролирует исполнение документов, ведет справочную работу по документам, в т. ч. по заданиям руководства, выполняет другие поручения руководства.

Возможность службы ДОУ непосредственно «выходить» на руководство ОАО «Раменская УК» (руководителя, заместителя руководителя) принципиально важна для организации эффективной работы с документами и соответствующего отношения к документации со стороны других подразделений, которые, как это нередко бывает, воспринимают требования службы ДОУ в отношении организации работы с документами как необоснованные или несущественные.

Основной целью службы ДОУ  ОАО «Раменская УК» является формирование полноценного документального фонда ОАО «Раменская УК» и создание условий для его эффективного использования в текущей деятельности организации.

Исходя из сформулированной цели службы ДОУ ОАО «Раменская УК» можно задачи службы ДОУ ОАО «Раменская УК» выстроить следующим образом:

  •  обеспечение единой технологии создания, обработки, хранения и использования документов организации на протяжении всего их жизненного цикла; разработка нормативных и методических документов, регламентирующих процессы создания, обработки, хранения и использования документов в деятельности организации, их внедрение в практику работы с документами и контроль за применением; совершенствование форм и методов работы с документами на основе применения информационных технологий, унификации и стандартизации документов и процессов управления документами;
  •  организационно-методическое руководство и контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях и подведомственных организациях ОАО «Раменская УК».

Задачи службы ДОУ ОАО «Раменская УК» позволяют вывести функции, выполняемые данным подразделением.

Функции любого подразделения, независимо от того, чем оно занимается, можно разделить на две группы: общие управленческие функции (функции, присущие любому подразделению) и специфические (отражающие особенности данного подразделения, вытекающие из характера и содержания его деятельности) и в конечном счете обеспечивающие достижение поставленных задач. К общим управленческим функциям относятся: организация, планирование, регулирование (координация) и контроль за деятельностью. Функции, вытекающие непосредственно из сформулированных выше задач, относятся к специфическим функциям службы ДОУ ОАО «Раменская УК». Таким образом, в составе функциональной деятельности службы ДОУ ОАО «Раменская УК» также должны присутствовать функции общие управленческие и функции специфические, обеспечивающие реализацию целей и задач службы ДОУ ОАО «Раменская УК».

Собственно управленческие функции службы могут быть сформулированы следующим образом:

  •  организация, планирование, регулирование работ по документационному обеспечению управления (можно сказать иначе: процессов управления документами), участие в формировании политики организации в сфере управления документами;
  •  контроль выполнения установленных правил и технологий создания, обработки, хранения и использования документов в ОАО «Раменская УК» на всех этапах их жизненного цикла, в т. ч. с применением системы электронного документооборота;
  •  контроль за формированием документального фонда ОАО «Раменская УК» (контроль за формированием дел и обеспечением их сохранности) в структурных подразделениях организации;
  •  контроль за состоянием организации работы с документами в подведомственных организациях.

К специфическим функциям службы ДОУ ОАО «Раменская УК» относятся следующие:

  •  разработка нормативных и методических документов по документационному обеспечению (инструкции по делопроизводству (ДОУ), номенклатуры дел, административных регламентов по процессам управления документами, табеля форм документов и альбома форм и других документов), регламентирующих процессы создания, обработки, хранения и использования документов ОАО «Раменская УК»;
    •  проектирование образцов бланков документов, разработка унифицированных форм документов, контроль их использования в структурных подразделениях ОАО «Раменская УК»;
      •  разработка маршрутных и маршрутно-технологических схем прохождения документов, блок-схем административных и бизнес-процесов по управлению документами (созданию, обработке, хранению и использованию документов);
      •  осуществление экспедиционной обработки документов;
      •  организация предварительного рассмотрения документов, обеспечение своевременного представления документов на рассмотрение руководства организации;
      •  организация движения поступающих, отправляемых, внутренних документов (организация документооборота), в т. ч. с применением системы электронного документооборота;
      •  формирование, ведение и использование баз данных, обеспечивающих регистрацию, учет, контроль, ведение информационно-справочной работы по документам, создание, хранение, поиск и использование документов в организации;
      •  организация контроля за сроками исполнения документов (поручений), регулирование хода исполнения документов;
      •  ведение аналитической работы по результатам контроля исполнения документов (поручений) и информирование руководства о результатах исполнения документов (поручений) и исполнительской дисциплине;
      •  обеспечение документирования деятельности коллегиальных (совещательных, координационных, методических и др.) органов;
      •  организация оперативного изготовления документов, копирования и тиражирования документов;
      •  рассылка документов (копий документов) по структурным подразделениям ОАО «Раменская УК» и подведомственным организациям;
      •  разработка и согласование номенклатур дел структурных подразделений организации, формирование сводной номенклатуры дел;
      •  проведение ежегодных работ по экспертизе ценности документов, подготовке документов к передаче на архивное хранение (или в архив организации) и отбору документов с истекшими сроками хранения на уничтожение;
      •  подготовка предложений о проведении работ по автоматизации процессов управления документами, предложений по совершенствованию и развитию функциональных возможностей используемой системы электронного документооборота;
      •  повышение квалификации работников службы ДОУ, консультирование работников организации по вопросам создания, обработки, хранения и использования документов.

Службе ДОУ ОАО «Раменская УК» предоставлены следующие права:

  •  требовать от руководителей структурных подразделений, подведомственных организаций, работников ОАО «Раменская УК»выполнения установленных правил создания, обработки, хранения и использования документов;
    •  запрашивать в структурных подразделениях и подведомственных организациях информацию, необходимую для организации работы с документами и оценки ее результатов;
      •  возвращать работникам ОАО «Раменская УК»- исполнителям документов и поручений - неправильно оформленные документы, документы, подготовленные с нарушением установленных правил согласования и удостоверения документов;
      •  готовить проекты распорядительных документов (приказов, распоряжений) по вопросам деятельности службы ДОУ, организации и совершенствования работы с документами;
      •  представлять руководству ОАО «Раменская УК» предложения о совершенствовании работы с документами, повышении исполнительской дисциплины, совершенствовании форм и методов труда, создании благоприятных условий труда.

Служба ДОУ ОАО «Раменская УК» несет ответственность за:

  •  нарушение правил, сроков создания, обработки, хранения и использования документов;
    •  нарушение принципов (правил) формирования документального фонда организации, утрату или порчу документов;
      •  несоблюдение установленной в организации технологии обработки документов, в т. ч. с применением системы электронного документооборота;
      •  разглашение информации служебного характера, несоблюдение установленного в организации режима конфиденциальности;
      •  невыполнение в установленные сроки и установленном объеме поручений руководства;
      •  несоблюдение установленных правил противопожарной безопасности, организации и охраны труда.

Таким образом, функция управления документами в ОАО «Раменская УК» выполняется службой документационного обеспечения управления (служба ДОУ). Служба ДОУ ОАО «Раменская УК» управляет документацией и документационными потоками всей организации, следовательно, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (если объем документооборота не велик), с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, в ведении которого находятся вопросы информации, документации, архива. Это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ ОАО «Раменская УК» непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, их согласования, контролирует исполнение документов, ведет справочную работу по документам, в т. ч. по заданиям руководства, выполняет другие поручения руководства.


Глава 2 СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ               УПРАВЛЕНИЯ НА ПРИМЕРЕ ОАО "РАМЕНСКАЯ
              УПРАВЛЯЮЩАЯ КОМПАНИЯ"

2.1 Организация документационного обеспечения управления в организации

Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая   организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

Несмотря на, что ОАО «Раменская УК» существует несколько лет, работы по организации технологии документационного обеспечения управления начали проводиться только с 2010 года. Документационное обеспечение управления в ОАО «Раменская УК» осуществляется  Общим отделом.

Организация работы с документами в ОАО «Раменская УК» включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.

Анализируя документооборот ОАО «Раменская УК» за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении Компании выделяют три группы документов (табл. 2.1):

- поступающие (входящие);

- отправляемые (исходящие);

- внутренние.

Таблица 2.1

Документооборот ОАО «Раменская УК»

Год

Количество входящих документов

Количество исходящих документов

Количество внутренних документов

  Итого

2010

318

389

34

741

2011

539

487

81

1 107

2012

720

680

154

1 554

Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры компании за счет расширения сферы деятельности, образования новых управлений, отделов, увеличения количества филиалов,  постоянным возрастанием количества работников.

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций.

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в ОАО «Раменская УК» осуществляется централизованно секретарем-референтом  Генерального управления.

При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь-референт возвращает или пересылает по назначению.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.

Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

- адрес отправителя;

- время отправки и получения документа;

- при поступлении личных или доплатных документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя Генерального директора, передается секретарю Генерального директора.

Заканчивается первичная обработка распределением на документы  регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь-референт затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их  содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные от правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в Общий отдел или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Корреспонденция, поступившая на имя Генерального директора ООО «ДИН» передается секретарю Генерального директора. Он рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит  на рассмотрение руководителю. Рекомендуется наделить секретаря Генерального директора дополнительным правом самостоятельно распределять документацию по ряду вопросов.

Для этого необходимо составить классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Это нужно сделать для того, чтобы одна операция не повторялась дважды, а также для освобождения руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.

После рассмотрения документов  Генеральный директор наносит   резолюцию – распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь Генерального директора ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В ОАО «Раменская УК» подлинники подшиваются в дело, а исполнителям передаются копии, что в принципе является противоречием ГСДОУ  .

Порядок прохождения входящих документов представлен в приложении 1.

Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

  •  составление проекта документа исполнителем;
  •  проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
  •  согласование проекта документа;
  •  подписание документа руководителем (в необходимых случаях – утверждение);
  •  регистрация документа;
  •  отправка документа адресату;
  •  подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником Общего отдела. Начальник Общего отдела Компании вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

В ОАО «Раменская УК» проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом Компании. Такое согласование оформляется визой.

После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

  •   порядковый номер документа, включающий номер дела;
  •   адресат (корреспондент);
  •   краткое содержание или заголовок;
  •   отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
  •   исполнитель;
  •   примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

Порядок работы с исходящими документами ОАО «Раменская УК» приведен в приложении 2.

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 в системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 выделяет два вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения документа.

Контроль действий в системе управления документами применяется для процессов (операций), в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем он будет направлен исполнителям.

Контроль местонахождения документа осуществляется в случаях, когда документ выдается сотрудникам для использования в работе, изымается из системы для уничтожения или передачи на архивное хранение. В ходе контроля местонахождения отслеживаются факты выдачи документов сотрудникам, передачи их между работниками или подразделениями, даты перемещений документа и возврата документов на место их расположения или хранения.

В традиционно сложившейся системе ДОУ ОАО «Раменская УК» применяются оба видя контроля. В процессе исполнения документа особое значение имеет контроль за исполнением документа, относящийся, в соответствии с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, к контролю действий, поскольку основывается на отслеживании сроков исполнения, или, иначе говоря, действий, ограниченных временными параметрами.

Система контроля исполнения документов позволяет обеспечить своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, получить аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей.

Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в ОАО «Раменская УК», является инструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ). В Инструкции ОАО «Раменская УК» находят отражение следующие вопросы:

  •  кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;
  •  какие документы ставятся на контроль;
  •  этапы контроля исполнения документов;
  •  сроки исполнения документов;
  •  формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;
  •  отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных формах;
  •  ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля);
  •  основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения и др.);
  •  обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов;
  •  информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.

От того, насколько детально и полно будет описана система контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ, зависит организация этой работы и ее результаты, которые, несомненно, скажутся и на всей деятельности организации.

Поскольку служба ДОУ  ОАО «Раменская УК» ведет контроль за сроками исполнения документов, основными задачами контроля исполнения документов являются:

  •  отслеживание хода исполнения и фиксация сведений о фактическом исполнении входящих, исходящих и внутренних документов, а также устных распоряжений руководства;
  •  обобщение данных о ходе исполнения документов и его результатах, доведение этих сведений до руководства учреждения;
  •  выработка предложений об улучшении организации работы с документами в учреждении и повышении исполнительской дисциплины.

Обязанности, права и ответственность работника, осуществляющего контроль исполнения документов, должны быть закреплены в должностной инструкции.

На контроль ставятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения в установленный срок. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. Перечень типовых сроков исполнения документов должен быть помещен в инструкцию по ДОУ ОАО «Раменская УК». Типовой срок исполнения документа не может быть изменен.

Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или резолюции руководителя. Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его. Приостанавливать исполнение документа или отменять его имеет право вышестоящая организация, организация – автор документа и вышестоящие контролирующие органы в соответствии со своей компетенцией.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

  •  внутренних – с даты подписания (утверждения) документа;
  •  поступивших из других организаций – с даты их поступления;
  •  обращений граждан, в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», – с даты регистрации обращения.

Сроки исполнения документов устанавливаются руководителем при вынесении резолюции исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Типовой срок исполнения документов может быть изменен руководителем организации только в сторону его сокращения.

В поступившем документе может быть указан предполагаемый срок получения ответа. В этом случае руководитель при вынесении резолюции устанавливает срок, совпадающий со сроком, указанным в тексте, или на 1–2 дня ранее этого срока. Увеличивать срок исполнения можно только в том случае, если документ поступил в организацию с опозданием, и времени, оставшегося до указанного в документе срока, недостаточно для подготовки полноценного ответа, если при этом документ поступил не из вышестоящей организации.

В отдельных случаях допускается продление срока исполнения документа. Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило. Продление срока исполнения документа должно быть обосновано (это входит в обязанности ответственного исполнителя).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять его имеют право только вышестоящие органы или организация – автор документа.

Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов:

  •  постановка документов на контроль;
  •  проверка своевременности доведения документов до исполнителей;
  •  предварительная проверка и регулирование хода исполнения;
  •  снятие документа с контроля;
  •  направление исполненного документа в дело;
  •  учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;
  •  информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

При постановке документа на контроль в верхнем поле документа справа делается отметка о контроле (как правило, штампом). Многие организации включают в эту отметку указание срока исполнения.

Контроль исполнения документов может выполняться с помощью автоматизированной информационной системы (базы данных), электронного журнала (таблицы Excel), используемых одновременно для регистрации и контроля, или регистрационно-контрольных карточек (РКК), составляющих контрольно-справочную картотеку. Вести контроль исполнения документов по журналу на бумажном носителе (журналу регистрации входящих документов) – задача очень трудоемкая и неэффективная.

Для осуществления контроля исполнения документов в регистрационную форму (базу данных, журнал, РКК) вводятся сведения о документе. Минимальный перечень таких данных ОАО «Раменская УК» приведен ниже (табл. 2.2).

Таблица 2.2

Минимальный перечень данных ОАО «Раменская УК»

1. Автор (корреспондент)

Наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – автора документа. При контроле исполнения обращений граждан это: имя, отчество, фамилия гражданина и его адрес. Если на контроль ставится отправляемый документ, записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – корреспондента.

2. Наименование вида документа

Заполняется в соответствии с наименованием вида контролируемого документа.

3. Дата документа

Записывается дата, присвоенная документу организацией – автором документа.

4. Регистрационный номер документа

Переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией – автором документа.

5. Дата поступления

Переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).

6. Регистрационный номер поступления

Номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).

7. Заголовок к тексту (краткое содержание документа)

Переносится из документа; при его отсутствии формулируется работником, ведущим контроль исполнения документа. Краткое содержание может записываться ключевыми словами.

8. Резолюция

Переносятся содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции.

9. Срок исполнения

Проставляется дата, содержащаяся в резолюции. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа.

10. Отметка об исполнении документа

Переносятся регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу.

11. Номер дела

Переносится номер дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ.

При ведении контроля с помощью РКК следует иметь в виду, что в этом случае потребуется два экземпляра карточки: один – для службы ДОУ, второй – для структурного подразделения – исполнителя. По второму экземпляру карточки будет вестись контроль исполнения документа в подразделении. Таким образом, в службе ДОУ формируется общая по организации контрольно-справочная картотека, в подразделении – контрольно-справочная картотека подразделения. При наличии в организации локальной сети электронный вариант карточки удобнее всего направлять по электронной почте непосредственно исполнителю и секретарю подразделения (для контроля).

Единой унифицированной формы РКК не установлено, но поскольку определен перечень сведений о документе, необходимых для ведения контроля документов, каждая организация может разработать собственную РКК.

Из РКК формируется контрольная картотека, которая имеет два раздела: «Контролируемый массив» и «Исполненные документы».

В первом разделе РКК расставляются по срокам исполнения с 1-го по 31-й день месяца. В дополнительную ячейку помещаются карточки документов, срок исполнения которых наступит в следующем месяце. В начале каждого месяца карточки документов этого месяца расставляются в соответствии с датой их исполнения.

Для контроля за инициативными исходящими документами, на которые ожидается ответ к определенному сроку, или особо важными документами можно применять отдельные карточки и, соответственно, формировать отдельную ячейку контрольного раздела. На исходящий документ заполняется отдельная карточка (когда, кому направлен, исходящий номер, краткое содержание, срок получения ответа). В этом разделе картотеки РКК на документы целесообразно расставлять по предполагаемым датам получения ответа.

Второй раздел картотеки «Исполненные документы» формируется по мере исполнения документов. В него помещаются РКК исполненных документов (т.е. после того, как документ исполнен и передан в дело). Этот раздел картотеки может формироваться по любому признаку, удобному для работы, с учетом специфики организации: по корреспондентам, видам документов, подразделениям-исполнителям и др.

При организации контроля важно, чтобы исполнитель получил документ вовремя, поскольку контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль. Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении документа на РКК, предназначенной для контрольной картотеки. Для этого работник, который несет ответственность за передачу документов исполнителям, направляет исполнителю документ с двумя экземплярами РКК; один экземпляр остается в подразделении, другой (экземпляр службы контроля) с росписью исполнителя возвращается в службу контроля и ставится в первый раздел контрольной картотеки. Если исполнителю документ передается в виде электронного файла по локальной корпоративной сети, должна быть предусмотрена отправка в службу ДОУ уведомления о прочтении. Получение такого уведомления будет означать, что исполнитель получил документ.

В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

В подведомственную организацию вместе с документом на исполнение пересылаются два экземпляра РКК. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

В течение всего срока исполнения служба ДОУ регулярно проверяет ход исполнения документа. При небольших сроках исполнения за 3–5 дней до исполнения служба ДОУ напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа. Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного сообщения (рис. 2.1). Для рассылки напоминаний можно использовать электронную почту.

 

ОАО «Раменская УК»

Служба ДОУ

 

Напоминание

 

Ответственному исполнителю    Рябцеву Н.Н. 

 

Напоминаем Вам, что до срока исполнения письма-запроса

от 12.03.2013 № 01-15/918 «О заключении договора на поставку передвижных электростанций», поступившего из ОАО «Стройтрансгаз», осталось 3 дня.

 

Срок исполнения документа – 26.05.2013.

 

В случае задержки исполнения поручения предлагаем Вам  согласовать продление срока с Павловым С.С. (тел. 214-33-21).

 

23.05.2013 

 

 

Рис. 2.1 Форма напоминания ОАО «Раменская УК»

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационно-контрольной форме.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения этого срока обращается к руководителю, вынесшему резолюцию, с докладной запиской, содержащей обоснованную просьбу о продлении срока исполнения документа с указанием планируемого срока исполнения документа. В противном случае документ будет считаться неисполненным.

Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в регистрационно-контрольную форму (новый срок, дата изменения, основание).

Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем задачи и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, то сведения о характере исполнения записываются на входящем документе и вносятся в регистрационно-контрольную форму.

После исполнения документы снимаются с контроля. На копии документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении в дело, включающая:

  •  краткие сведения об исполнении или ссылку на документ-ответ (дата и номер);
  •  отметку "В дело";
  •  номер дела, в котором будет храниться документ;
  •  дату;
  •  подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

В регистрационно-контрольную форму также вносятся сведения об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. Если контроль велся с помощью РКК, карточка исполненного документа переставляется во второй раздел картотеки.

Если служба ДОУ установит, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения, даже если документ-ответ уже был подписан руководителем. В конфликтной ситуации вопрос о снятии с контроля решает руководитель, установивший срок исполнения документа, или руководитель организации.

Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении. Если исполнялось поступившее в организацию письмо (от организации или физического лица), входящий документ и документ-ответ помещаются в одно дело по дате ответа и составляют единый комплекс документов.

Служба ДОУ обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов, как правило, один раз в месяц и по завершении года. Данные о результатах контроля представляются руководителю организации и в каждое структурное подразделение.

Данные о контроле исполнения должны содержать сведения о ходе и сроках выполнения документов, являются средством обратной связи (исполнитель – руководитель) и необходимы для повышения исполнительской дисциплины.

Для обобщения данных о контроле используются различные формы сводок (справок, отчетов). Сводка (справка, отчет) может содержать данные по ОАО «Раменская УК» в целом, по отдельным подразделениям, исполнителям и т.д. (табл. 2.3, 2.4).

Таблица 2.3

СВОДКА

об исполнении документов по состоянию на _____________________________

 

 

 

Наименование

подразделения

Документы на контроле

Из них

Всего

Поступило

в предыдущем

месяце

Исполненные в срок

Исполняемые в

срок

С продленным сроком исполнения

Не исполненные в срок

1

2

3

4

5

6

7

 

Таблица 2.4

 

СВОДКА

документов, исполняемых в (название и индекс подразделения)

по состоянию на _____________________________

 

 

Вид, № и дата документа

Кроткое содержание документа

Срок исполнения

Фамилия исполнителя

Причины неисполнения в срок

Состояние исполнения

Когда будет исполнено

1

2

3

4

5

6

7

Примечание. Графы 5-7 заполняются в подразделении.

 

Сводки о ходе и результатах контроля исполнения документов подписываются руководителем службы ДОУ организации.

Данные о ходе и результатах контроля, обобщенные в сводках, представляются руководству ОАО «Раменская УК». Для анализа исполнительской дисциплины по подразделениям и принятия решений по совершенствованию работы с документами руководству необходимы сводки, в которых указываются (табл. 2.5):

  •  общее количество документов на исполнении;
  •  количество исполненных документов в срок (%);
  •  количество  неисполненных документов или исполненных с превышением срока (%);
  •  причины задержек исполнения документов.

Таблица 2.5

Результаты контроля исполнения документов ОАО «Раменская УК»

Показатель

2010

2011

2012

общее количество документов на исполнении

420

530

670

количество исполненных документов в срок (%)

58

72

94

количество  неисполненных документов или исполненных с превышением срока (%)

42

28

6

На основе анализа этих данных руководство принимает меры по улучшению исполнительской дисциплины, ускорению документооборота организации и повышению общей культуры работы с документами.

2.2 Анализ документооборота компании

Документооборот — важнейшая составляющая системы управления любой организации. Поэтому любая ошибка в системе движения документов немедленно вызывает соответствующий сбой и в системе управления организации в целом. Уточним данное понятие.

Всякий документ после своего зарождения в виде проекта в каком-нибудь подразделении ОАО «Раменская УК» проходит довольно сложный путь через этапы согласования, доработки, визирования, подписания (утверждения), контроля исполнения, архивирования и уничтожения. На каждом из этапов с документом работают люди, которым свойственно ошибаться. При этом ошибки по степени тяжести могут быть:

1) ничтожными;

2) заметными;

3) серьезными;

4) «роковыми».

Будем считать, что первые две ошибки представляют собой лишь небольшой дефект в документе, в то время как два последних вида влекут такие неприемлемые последствия, как серьезное искажение содержания документа, нарушение маршрута или сроков прохождения документа, то есть представляют собой «сбои» в документообороте. Эти предварительные нестрогие рассуждения позволяют, учитывая реальные схемы прохождения документов в ОАО «Раменская УК», предложить следующую классификацию возможных ошибок в системе документооборота (табл. 2.6).

Таблица 2.6

Ошибки в системе документооборота

Класс

Тип сбоя

Вид документа

I

Неверная/неточная резолюция на документе

входящий

II

Некорректное содержание/неправильный стиль изложения (проекта) документа

внутренний, исходящий

III

Неправильное оформление (проекта) документа

внутренний, исходящий

IV

Неполное/неправильное согласование проекта документа

внутренний, исходящий

V

Нарушение сроков прохождения (проекта) документа, в том числе постановки документа на контроль/снятия с контроля, передачи документа в архив, уничтожения документа

входящий, внутренний, исходящий

VI

Недокомплект пакета документов

исходящий

VII

Ошибочная/неполная рассылка документа

внутренний, исходящий

Данная классификация позволяет выделить четыре источника ошибок (табл. 2.7).

Таблица 2.7

Потенциальные источники ошибок

Код

Условное обозначение

Источник ошибок

1

РД

Разработчик (исполнитель) документа, то есть тот,

кто создает и согласовывает проект документа с визирующими инстанциями

2

ВИ

Визирующая инстанция

3

УД

Управление делами (канцелярия)

4

ЛПР

Лицо, принимающее решение (руководитель, подписывающий/ утверждающий документ или накладывающий резолюцию)

В основе данных ошибок, лежит так называемый человеческий фактор, который не устраняется даже при наличии эффективно действующей системы электронного документооборота (СЭД). Этот фактор имеет, условно говоря, четыре компонента, характеризующие должностных лиц, непосредственно занятых в делопроизводстве ОАО «Раменская УК»:

1. Уровень компетентности.

2. Исполнительская дисциплина.

3. Личные качества.

4. Характер взаимоотношений.

Первые два элемента понятны без дополнительных пояснений. Что касается личных качеств, то наибольшую роль они играют на этапе согласования проекта документа и в данном контексте могут быть как благоприятными (принципиальность, нонконформизм и в то же время готовность прислушаться и принять чужую точку зрения, если она верна), так и неблагоприятными (непомерные амбиции, эгоизм, упрямство). Характер взаимоотношений играет плохую роль, если эти взаимоотношения неприязненные или, наоборот, «чересчур приятельские». Влияние человеческого фактора в процессе документооборота можно минимизировать только в случае, если стороны будут строго руководствоваться действующим законодательством и локальными нормативно-правовыми актами и при этом, независимо от характера взаимоотношений, преследовать общую цель — максимально оперативно создать качественный документ (хотя на практике это, к сожалению, не всегда получается).

Таким образом, мы можем утверждать, что ошибки в системе документооборота связаны с компетентностью (а точнее, с некомпетентностью) разработчика документа, делопроизводителя (документоведа) или руководителя в каких-то конкретных вопросах делопроизводства, это результат отсутствия в организации дипломированных специалистов в этой области.

Для недопущения сбоя в системе документооборота ОАО «Раменская УК» необходимо разрабатывать «Политику управления документами», которая бы содержала общие положения в области постановки работы с документами в организации, регламентировала правила работы с документами, маршруты движения документопотоков, определяла ответственность за их соблюдение, регулярный пересмотр с учетом изменения управленческих процессов, и предполагала четкое распределение ответственности между всеми сотрудниками, работающими с документами: руководителями организации, специалистами смежных информационных профессий, руководителями структурных подразделений, администраторами систем управления документами и другими лицами, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности.

Для правильного функционирования системы электронного документооборота (СЭД) в целом необходим документ, регламентирующий требования к СЭД. Такого документа в России нет, хотя планы его разработки существуют уже давно.

Одним из вариантов будет разработка всего лишь одного, но строго обязательного требования: все новые СЭД, закупаемые государственными организациями, должны быть способными экспортировать документы и их метаданные в установленном требованием формате, – это позволило бы решить главную проблему передачи документов из одной системы в другую.

О том, что может быть прописано в будущих требованиях, можно судить по требованиям, уже принятым в США и Европе.

Наибольшее внимание необходимо уделить системе безопасности СЭД ОАО «Раменская УК», а именно разработать требования безопасности, куда будут входить инструкции по обеспечению информационной безопасности СЭД. Актуальность этой задачи заключается в том, что после запуска единого электронного документооборота найдутся злоумышленники, которые будут заинтересованы в порче или хищении документов, относящихся к конфиденциальной информации и составляющих большую ценность для субъектов СЭД.

Единые требования могли бы урегулировать вопросы документационного обеспечения управления, возложили бы на полномочный орган ответственность за то, чтобы документационные процессы стали действительно эффективными. В свою очередь, разрабатываемые требования безопасности обеспечили бы защиту конфиденциальной информации в самой СЭД.

В связи с вышеизложенным цель исследований формирования СЭД ОАО «Раменская УК» заключалась в обзоре и анализе общих угроз информационной безопасности. Необходимо было также определить их соотнесённость с системами электронного документооборота.

Рассмотрим возможность создания защищенной СЭД. На рис. 2.2 представлена общая модель СЭД ОАО «Раменская УК» с внешним и внутренним секторами.

Рис. 2.2 Общая модель СЭД

Во внешний сектор ОАО «Раменская УК» входят удаленные рабочие места (к ним относятся Интернет-клиенты предприятия) и рабочие места филиалов, которые основаны на локально-вычислительных сетях, защищенной WiFi-сети, VPN-каналах и т. п.

Во внутренний сектор ОАО «Раменская УК» входит аппаратный межсетевой экран (Cisco) и сервер операционной системы (ОС) с поддержкой домена, который может быть организован на следующих платформах:

- Windows NT Server;

- FreeBSD;

- Linux;

- Solaris.

Сервер автоматизированной системы электронного документооборота (АЭСД) (сервер приложения) может иметь две реализации:

- прикладная программа для ОС;

- Web-интерфейс.

Сервер базы данных (БД) следует реализовать на основе клиент-серверных СУБД, к которым относятся:

- MSSQL;

- Oracle.

Все эти компоненты составляют единый и неделимый механизм доступа к электронным документам. Во внутренний сектор входят также внутренние рабочие места, которые имеют прямой доступ к серверу ОС, в обход межсетевого экрана.

Шифрованный канал представляет собой передачу данных по протоколу HTTPS, поддерживающему шифрование. Сервер ОС является одновременно и центром сертификации защищенного протокола.

Угрозы СЭД можно сгруппировать по нарушаемым свойствам безопасности, к которым относятся3.

- угроза конфиденциальности;

- угроза целостности;

- угроза доступности.

В целом СЭД включает в себя три типа компонентов:

1. Серверы.

2. Рабочие места.

3. Каналы связи.

Угрозы конфиденциальности – это угрозы несанкционированного доступа и ознакомления с учетом тонких политик безопасности СЭД4.

По вышеописанной модели (рис. 2.4) можно составить список угроз НСД к СЭД, целью которых является нарушение конфиденциальности хранимой информации. К данным нарушениям относятся:

1. Угроза рабочих мест (внутренних, удаленных и филиалов) – это непосредственно физический доступ к ЭВМ, когда нарушитель уже имеет данные идентификации (логин и пароль, сертификат защищенного протокола HTTPS) законно зарегистрированного пользователя или администратора СЭД. Данный вид угрозы позволяет получить доступ к документам пользователя, у которого были похищены данные идентификации. В случае хищения данных идентификации администратора СЭД возможно получение злоумышленником доступа ко всем документам СЭД.

2. Угроза сервера ОС – получение доступа к серверу ОС позволит загружать в память сервера вредоносные программы (вирусы, программы-шпионы), которые могут существенно облегчить взлом СЭД. При получении злоумышленником доступа к серверу ОС он может создать новое незаконное рабочее место СЭД, подменить законное рабочее место на незаконное, имитировать законное рабочее место, получить доступ к БД СЭД, получить частичный или полный контроль над сервером АСЭД.

3. Угроза сервера АСЭД – получение доступа к серверу АСЭД может позволить злоумышленнику подключиться напрямую к СЭД, минуя сервер ОС и тем самым минуя основную систему безопасности, которую и обеспечивает сервер ОС. При подключении злоумышленником своего рабочего места последствия аналогичны последствиям угрозы рабочих мест.

4. Угроза сервера БД – получение доступа к серверу БД позволит злоумышленнику получить частичный или полный контроль над СЭД, а также к хранящимся документам. Данный вид угрозы наиболее опасен, т. к. в БД хранятся все документы, которые составляют основную ценность как для владельца СЭД, так и для заинтересованного злоумышленника.

5. Угроза каналов связи между компонентами системы может позволить злоумышленнику перехватывать пакеты между рабочими местами и основными серверами системы путем подключения к каналу связи. Использование шифрованного протокола HTTPS может значительно усложнить попытки перехвата пакетов.

Угрозы целостности – угрозы, при реализации которых информация теряет заранее определенные системой вид и качество5. На рис. 2.3 изображена схема степени ценности компонентов СЭД с точки зрения обеспечения целостности хранимой информации.

Рис. 2.3 Степень ценности компонентов СЭД

В СЭД объектами данной угрозы могут быть все компоненты описанной выше общей модели СЭД.

Документы – данные, хранящиеся на сервере БД, резервные копии документов. Это звено является самым важным и ценным, т. к. именно сами документы содержат конфиденциальную информацию, для безопасности которой организована вся система политики безопасности АСЭД.

Степень ценности данного компонента охвачена сектором, отмеченным номером 1.

Сервер БД – среда хранения электронных документов. Целостность сервера БД является второй по значимости после целостности документов – сектор 2.

Сервер ОС и АСЭД – операционная система и интерфейсная часть (оболочка) СЭД, установленные на серверах и рабочих станциях, включая клиентов СУБД; протоколы передачи данных; криптографические методы обеспечения безопасности. Безопасность данных компонентов не столь критична, т. к. при их выходе из строя целостность хранимой информации (документов) не будет нарушена. Следует также учесть, что при внештатных ситуациях в рамках этих компонентов частично или полностью могут быть нарушены транзакции информации внутри СЭД. Компоненты отнесены к сектору под номером 3.

Аппаратная система – каналы связи между компонентами, аппаратный межсетевой экран – сектор с номером 4. Выход из строя аппаратных комплектующих и коммуникационных проводов не приведет к разрушению хранимых документов, а неисправные комплектующие и провода можно заменить на новые.

Угрозы доступности – характеризуют возможность доступа к хранимой и обрабатываемой в СЭД информации в любой момент6. Самыми частыми и самыми опасными (с точки зрения размера ущерба) являются непреднамеренные ошибки штатных пользователей, операторов, системных администраторов и других лиц, обслуживающих компоненты СЭД.

Иногда такие ошибки и являются собственно угрозами (неправильно введенные данные или ошибка в программе, вызвавшая крах системы), иногда они создают уязвимые места, которыми могут воспользоваться злоумышленники (таковы обычно ошибки администрирования).

Удаленные рабочие места и внешние каналы связи являются доступными для злоумышленника компонентами СЭД. Используя халатное отношение при работе удаленного пользователя, злоумышленник может реализовать атаку НСД. Доступность же коммуникационных каналов во внешнем секторе СЭД (рис. 2.4) может привести к перехвату злоумышленником информационных пакетов.

Результатом исследований явилась графическая модель СЭД ОАО «Раменская УК». Система разбита на два сектора – внешний и внутренний. Выявлены наиболее слабые места системы. Анализ угроз был проведен по трем нарушаемым свойствам безопасности: угроза конфиденциальности, целостности и доступности.

В анализе угроз конфиденциальности описаны основные способы получения НСД к системе СЭД с целью хищения злоумышленником конфиденциальной информации.

Анализ угроз целостности дает возможность определить степень ценности отдельных звеньев системы, а также последствия их краха.

Анализ угроз доступности дает понимание о доступности отдельных компонентов СЭД.

Доступность этих компонентов может привести к ошибкам и различным сбоям в системе, что создает основу для построения механизмов НСД.


Глава 3 НАПРАВЛЕНИЯ ОПТИМИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО              ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ОАО "РАМЕНСКАЯ
           УПРАВЛЯЮЩАЯ КОМПАНИЯ"

3.1 Опыт выбора АС ДОУ

В Российской Федерации сейчас широко представлены три класса наиболее распространенных автоматизированных систем документационного обеспечения управления7:

  •   версии популярных западных систем;
    •   системы, разработанные российскими фирмами с использованием технологий Lotus Notes;
    •   системы, разработанные российскими фирмами.

На российском рынке представлены сегодня всего три западных поставщика систем электронного документооборота. Причиной этого является низкий спрос на комплексные системы автоматизации документооборота. Гораздо большую популярность имеют специальные разработки по автоматизации определенных функций, бизнес-процессов или отдельных подразделений предприятия.

Импортные системы имеют ряд недостатков, которые очевидны - они очень дорогие, зачастую просто чересчур громоздкие и мощные для небольших организаций, при их внедрении одной из главных проблем является отсутствие документации и учебных материалов на русском языке. И, конечно же, пока импортные системы не поддерживают особенностей отечественного документооборота.

Есть у импортных систем и немалые достоинства. Это соответствие стандартам требований к системам электронного документооборота, стандартам информационной безопасности, и стандартам обеспечения аутентичности юридической силы электронных документов.

В последнее время на российском рынке успешно дебютировала система Directum, корпоративная система электронного документооборота и управления взаимодействием. Решение поддерживает полный цикл работы с электронными документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство довольно органично вписывается в электронный документооборот организации с развитыми горизонтальными связями. Остальные же западные системы пока мало известны в России.

Аналитики отмечают популярность на российском рынке продуктов на основе Lotus Notes8. Процент внедрений таких систем отечественными предприятиями довольно высок. Кроме того, заказчиками таких проектов выступают компании-лидеры в своих сегментах. Хотя если компания уже имеет разветвленную информационную структуру, основанную на других технологиях, то переход на Lotus связан с некоторыми проблемами.

Следует отметить, что пока именно российские системы, к которым можно отнести и системы, основанные на Lotus Notes, контролируют большую часть рынка. Именно эти программные продукты отвечают особенностям российского документооборота и делопроизводства. Западные системы пока занимают менее 10% российского рынка, и даже в случае активизации «мировых игроков», вряд ли смогут рассчитывать более чем на 20-30%9.

Для ОАО «Раменская УК» рассмотрены четыре наиболее распространенных в России СЭД: 1С:Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС — Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС) и ЛОЦМАН:PLM. Выделенные критерии, помогут проанализировать возможности рассматриваемых решений с точки зрения технической реализации тех или иных задач СЭД. Все возможности разбиты на семь функциональных контуров:

  •  регистрация и ввод документов;
  •  работа с документами;
  •  управление потоками работ (Workflow) и контроль;
  •  поиск и анализ информации;
  •  информационная безопасность;
  •  поддержка бумажного документооборота;
  •  стандартные средства настройки.

В отдельную таблицу были вынесены общие характеристики систем.

Приводится и ряд очевидных критериев, присущих всем рассматриваемым системам (и всем системам класса СЭД, в принципе), и критерии, которые позволяют отличать решения друг от друга. В целом, функциональные возможности систем совпадают, и лишь подробная детализация некоторых принципиальных задач документооборота и особенности их реализации позволяют сделать сравнение различных решений. Стоит отметить, что по всем приведенным в обзоре системам имеется достаточно большая практика внедрений. Эти системы используются сотнями организаций для автоматизации документооборота. Кроме указанных решений, на рынке присутствует еще более 50 программных продуктов, не получивших большого распространения.

Если проанализировать новые версии систем, занимающих лидирующие позиции на рынке, то стоит отметить, что последние три года их развитие был направлено в основном на совершенствование сервисных возможностей, так как базовые возможности в той или иной форме уже были реализованы ранее. Если говорить о новых технических возможностях, то можно отметить потенциал развития СЭД в сторону управления различного вида контентом (мультимедиа), использование технологий автопроцессинга и разбора содержания документа. Но пока подобная функциональность для СЭД не является обязательной, и самое главное — спрос на нее в России до конца не сформировался.

При сравнении функциональных возможностей СЭД приняты следующие обозначения:

«+» — возможность реализована;

«+/−» — возможность доступна в рамках ограниченной функциональности или требуется приобретение дополнительного ПО;

«−» — возможность не реализована.

Таблица 3.1

Общие характеристики наиболее популярных СЭД

1C: Документооборот

Босс-референт

ДЕЛО

ЛОЦМАН:PLM

Серверная операционная система.

Windows Server (2000. 2003.2008). Windows (XP. Vista. 7). Linux

Windows Server (2000. 2003).  Linux. Solaris

Windows Server (2000. 2003.2008)  Unis

Windows Server (2000. 2003.2008). Windows (XP. Vista. 7). Linux. Unis

Клиентская операционная CHCT&ta.

Кросс платформная

Windows (2000.  XP . Vista. 7)  Linux . MacOS

Windows (2000.  XP. Vista)

Кросс платформная

СУБД: используемая платформа

Microsoft SQL Server. PostgreSQL. IBM DВ2. Oracle 1C : Предприятие

8.2

Lotus Domino

Microsoft SQL Server , Oracle

Microsoft SQL Server , Oracle,  MS Project

Теп клиентского места: толстый, тонкий клиент

Толстый/тонкий клиент

толстый клиент/ web-

клиент

толстый клиент/ web-

клиент

толстый клиент/ тонкий клиент/web-

клиент

Средства работы на мобильных устройствах (КПК, телефон)

Нет

Нет

Нет

Есть

Поддержка нескольких БД рамках распределенных холдингов

Нет

Есть

Нет

Есть

Возможностн интеграции (1C, MS Office, Open Office.  MS  Sharepoint Active Directors)

1C

1C, MS Office, MS  Sharepoint ,  Active Directors

1C, MS Office

1C, MS Office, MS  Sharepoint ,  Active Directors

API

есть

есть

Есть

есть

Демоверсия демодоступ

демодоступ

демодоступ

демоверсия

демоверсия ;

Коробочное решение / проектное решение

коробка

проект

Проект

проект

Политика лицензирования (конкурентность лицензии)

Покупается на сревер 1С: предприятияе 8.2

неконкурентные

неконкурентные

неконкурентные

Стоимость лицензий на 20/100 пользователей, без учета стоимости СУБД, дополнительных модулей и скидок

137000/37200 .с учетом лицензии  1C Предприятие

348800/ 1142 000  с учетом лицензии Lotus Note

182500/837500

182000/837000

Области автоматизации

Делопроизводство

+

+

+

+

Общий документооборот

+

+

+

+

Управление договорной деятельностью

-

+

-

+

Электронный архив

-

=

+

+

Работа с обращениями граждан

-

+

-

Управление проектами

-

-

-

+

Работа с документацией СМК

-

+

Из табл. 3.1 видим, что по функциональным возможностям превалирует система ЛОЦМАН: PLM, кроме того, необходимо отметить, что она предлагает и не самую высокую цену за свои возможности.  

Далее оценим возможности регистрации и ввода документов (табл. 3.2).

Таблица 3.2

Регистрация и ввод документов

Регистрация и ввод документов

1C: Документооборот

Босс-референт

ДЕЛО

ЛОЦМАН:PLM

Регистрация документов

+

+

+

+

Присоединение файлов

+

+

+

+

Создание документа по шаблону

+

-

+

+

Создание документа на основе существующего

-

-

-

-

Регистрация из электронной почты

+

+

+

+

Регистрация из web-формы

+

+

-

-

Регистрация документов из MS Office OpenOffice

-

-

+/-

+/-

Регистрация со сканера (имеются ли встроенные средства распознавания)

-

+/-

-

-

Возможность потокового ввода документов

-

+/-

+/-

+/-

Работа со словарями и справ очниками (поддержка иерархических объектов)

+/-

+

+

+

Настройки шаблонов регистрационных номеров

+

+

+

+

Проверка документов на дублирование при регистрации

-

-

+

+

Контроль заполнения обязательных полей в РРК

+

+

+

+

Поддержка связанных полей РКК

-

+

-

-

Автоматический разбор содержания документа (бумажного, электронного, формы)

-

-

-

+

Таблица 3.2 также демонстрирует наиболее полный набор функций в области регистрации документов у системы ЛОЦМАН: PLM.

Далее оценены возможности СЕД в области работы с документами (табл. 3.3).

Таблица 3.3

Работа с документами

Работа с документами

1C: Документооборот

Босс-референт

ДЕЛО

ЛОЦМАН:PLM

Встроенные средства просмотра (viewer) прикрепленных файлов

-

+

-

-

Формирование списка рассыпки

+

+

+

+

Изменение прикрепленных файлов

+

+

+

+

Работа с проектами документов

+/-

+

+

+

Регистрация документа на основе утвержденного проекта

-

+

+

+

Автоматическая выдача напоминаний о нарушении срока рассмотрения, о приближении и нарушении срока подготовки проектов

+

-

+

+

Возможность назначения ответственного исполнителя по документу

-

+

+

+

Возможность использования промежуточных отчетов по исполнению

+

+

+

+

Работа с версиями документов

+

+

+

+

Ведение папочной структуры документов (номенклатуры дел)

+

+

+

+

Ведение личных папок пользователя

+/-

+

+/-

+

Установление связи с другими документами, зарегистрированными в системе

+

+

+

+

Работа с документами в режиме Off-line (chetin 'che cfcout)

-

-

+

-

Поддержка процедур визирования документов

+

+

+

+

Поддержка процедур согласования документов

+

+

+

+

Ведения листа согласования

-

-

+

+

Возможность выдачи поручений и подпоручений

+

+

+

+

Автоматическое протоколирование доставки, получения и прочтения сообщений в системе (на базе внешней встроенной почтовой службы)

-

+

-

+

Свой рабочий стол с любого места (удаленный доступ)

+/-

-

+

+

Ведение отдельной архивной базы документов

+/-

+/-

-

+

Следующим этапом были оценены возможности  управления потоками работ (Workflow) и контроля ( табл. 3.4).

Таблица 3.4

Управление потоками работ (Workflow) и контроль

Управление потоками работ (Workflow) и контроль

1C: Документооборот

Босс-референт

ДЕЛО

ЛОЦМАН:PLM

Создание типовых маршрутов движения документов

+/-

+

+

+

Обеспечение свободной маршрутизации документов

-

+

-

+

Возможность расширения маршрутов движения документов

-

+

-

+

Поддержка в маршрутах ветвлений (условные переходы)

+/-

+

+

+

Возможность отсрочки исполнения

-

-

+

-

Привязка маршрутов к типам документов, исполнителям и т. д.

+

+

+

+

Средства автопроцессинга (автоматическая обработка документов)

-

+/-

-

+

Механизмы контроля исполнения документов

+/-

+

+

+

Автоматическое ведение этапов исполнения работ

+/-

+

+

+

Выдача задач на группу

-

+/-

+/-

+/-

Делегирование полномочий (постоянное/временное)

-

+/-

+/-

+/-

Контроль за рассмотрением и исполнением документов и поручений б территориально распределенной организации

+

+

+

+

Обеспечение возможности ввода множества поручений по одному документу и множества исполнителей по одному поручению

+/-

+

+

+

Автоматизация приема отказа поручений к исполнению

-

+/-

+/-

+

Рассылка уведомлений по электронной почте

+

+

+

+

Рассылка документов на ознакомление

+

+

+

+/-

В табл. 3.5 оценена возможность поиска и анализа информации

Таблица 3.5

Поиск и анализ информации

Поиск и анализ информации

1C: Документооборот

Босс-референт

ДЕЛО

ЛОЦМАН:PLM

Атрибутивный поиск (поиск по реквизитам документа)

+

+

+

+

Поиск задач и поручений (в том числе по срокам исполнения, исполнителям, контролерам)

+

+

+

+

Полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка

+

+

+/-

+

Осуществление различных видов поиска в одном запросе

+

+

+

+

Наличие шаблонов поиска с иерархическим или классифицируемым их хранением

-

+

+

+/-

Подготовка журналов  регистрации документов

+

+

+

+

Создание отчётов по исполнительской дисциплине

+

+

+

+

Создание аналитических отчетов по процессам обработки  документов

-

+

+/-

+

Построение отчётов по результатам поиска

-

-

+/-

+

Экспорт отчетов во внешние приложения

+

+

+

+

Табл. 3.6 демонстрирует возможности информационной безопасности систем.

Таблица 3.6

Информационная безопасность

Информационная безопасность

1C: Документооборот

Босс-референт

ДЕЛО

ЛОЦМАН:PLM

Поддержка различных способов аутентификации

+/-

+

+/-

+/-

Назначение прав пользователям

+

+

+

+

Назначение прав группам пользователей

+

+

+

+

Поддержка пользовательских ролей

+

+

+

+

Разграничение прав доступа к объектам системы (папка вид РКК экземпляр РКК)

+/-

+

+/-

+/-

Разграничение прав доступа к операциям на уровне РКК прикрепленных файлов реквизита

-

+

+

+/-

Выдача прав на время исполнения поручения документа

-

+/-

+

+

Шифрование данных системы, шифрование данных при передаче

+

+

+

+

Протоколирование действий пользователей

+

+

+

+

Средства мониторинга событий (процессов) в системе

+

+

+/-

+

Использование ЭЦП

+

+

+

+

Применение сертифицированных средств криптозащиты

+

+

+

+

Динамическая блокировка документа (не подлежащего редактированию редактируемого другим сотрудником)

+

+/-

+

+

Наличие программных средств контроля целостности документов

-

-

-

+/-

Организация резервного копирования базы данных (в том числе расписанию)

+

+

+

+

Возможности поддержки бумажного документооборота представлены в табл. 3.7.

Таблица 3.7

Возможности поддержки бумажного документооборота

Поддержка бумажного документооборота

1C: Документооборот

Босс-референт

ДЕЛО

ЛОЦМАН:PLM

Подготовка бумажных документов по шаблону

-

-

+

+

Вывод на печать формы РКК документа

+

-

+

+

Подготовка бумажных отчетов по шаблону

+

+

+

+

Учет места хранения оригиналов документов

+

+

+

+

И, наконец, стандартные средства настройки представлены в табл. 3.8.

Таблица 3.8

Стандартные средства настройки

Стандартные средства настройки

1C: Документооборот

Босс-референт

ДЕЛО

ЛОЦМАН:PLM

Средства проектирования РРК (дизайнер)

+

+

+

+

Возможность расширения РРК (гибкость в возможностям настройки РЕК)

-

+

+/-

+

Возможность использования сложных элементов при проектировании РКК (таблиц, структуры)

-

+

-

+

Средство разработки типовых маршрутов прохождения документов (дизайнер)

+

+

+

+

Средство настройки шаблонов журналов и отчетов, позволяющий создавать отчетные формы на основании данных системы (дизайнер)

-

+

+

+

Средства создания и настройки структуры организации (в том числе распределенной)

+

+

+

+

Средства создания и редактирования словарей и справ очников

+

+

+

+

Средства настройки шаблонов документов (MS Office)

-

-

+/-

+

Возможность расширения функционала плагинами с использованием общепринятых средств (php, xmL java)

-

-

+

+

Возможность изменение интерфейса (под типы пользователей)

+/-

+/-

+/-

+

Итоговая оценка функциональности представлена в табл. 3.9.

Таблица 3.9

Итоговая оценка функциональных возможностей СЭД

Итоговая оценка функциональных возможностей

1C: Документооборот

Босс-референт

ДЕЛО

ЛОЦМАН:PLM

Регистрация и ввод документов

7,5

9

9

10

Работа с документами

12

15,5

16,5

18

Управление потоками работ (Workflow) и контроль

6,5

13

11,5

12,5

Поиск и анализ информации

7

9

8,5

9,5

Информационная безопасность

11

13

12,5

13

Поддержка бумажного документооборота

3

2

4

4

Стандартные средства настройки

4,5

7,5

7,5

10

ИТОГО

51,5

69

69,5

77

Таким образом по итоговой оценке функциональности лидирует  ЛОЦМАН:PLM. Кроме того, учитывая оптимальную ценовую политику дистрибьюторов данного программного продукта можно рекомендовать в качестве системы автоматизации именно эту СЭД.

3.2 Внедрение автоматизированных систем управления в систему       документационного обеспечения ОАО "Раменская Управляющая  компания"

В исследовании была обозначена проблема недостаточной эффективности существующего документооборота на предприятии, сформулирована цель – повысить качество управления производством за счет автоматизации документооборота.

Исходя из требований, сформировавшихся в результате проведенного исследования документооборота, было принято решение внедрить систему организации документооборота ОАО «Раменская УК», которая отвечает высоким критериям работы с документами, современным стандартам делопроизводства и обладает необходимой универсальностью.

Было проведено масштабное исследование существующего рынка СЭД. При выборе системы электронного документооборота принимались в расчет технические и материальные возможности предприятия. Решение о внедрении было принято на основе комплексного анализа возможностей СЭД, учитывающих, помимо обязательных функциональных требований, возможности их адаптации, модификации и развития. Критерии, по которым были рассмотрены системы, достаточно универсальны и соответствуют задачам автоматизации документооборота на нефтеперерабатывающем предприятии.

Была выработана также концепция интеграции системы электронного документооборота ОАО «Раменская УК» с системой управления жизненным циклом продукции ЛОЦМАН:PLM. Появилось комплексное решение по информационной поддержке продукции на протяжении всего жизненного цикла за счет интеграции в рамках единого информационного пространства систем PDM и электронного архива документов. В результате интеграции появляется возможность поддержки компонентных документов и гиперссылок, извлечение из САПР для передачи в PDM атрибутов объектов и документов, а также данные о конфигурации продукта, возможность прослеживания ее движения на протяжении всего жизненного цикла, оперативность получения аналитических отчетов как по отдельным проектам, так и по организации в целом, включая получение консолидированного баланса предприятия. Появляется возможность поддержки единых централизованных справочников в масштабах организации, что существенно облегчает учет, анализ и администрирование распределенной системы. Становится возможным гибкое вертикальное и горизонтальное распределение прав доступа к данным, отчетам и функциям для пользователей системы, раздельное назначение прав доступа для объектов, атрибутов и документов, наследование прав доступа. Появилась возможность автоматизировать как технический, так и офисный бизнес-документооборот в рамках единого проектного решения по интеграции системы ОАО «Раменская УК» и ЛОЦМАН: PLM.

В настоящее время в ОАО «Раменская УК» отделе для осуществления процесса планирования работ используется комплекс программных средств (рис. 3.1), состоящий из следующих программных средств:

  •  БД MS Project – база данных проектов и ресурсов.
  •  БД ЛОЦМАН:PLM – база данных документов ПКО в части проектов и связанной с ним документации: технические задания, внутренние задания между секторами, документы основания – перечни мероприятий, приказы и пр.
  •  СУБД MS SQL Server – обеспечение хранения и обработки данных. Это система управления реляционными базами данных. Предназначен для поддержки систем, работающих в среде клиент-сервер.
  •  MS Project Server – система, обеспечивающая совместную работу при планировании и отслеживании работ по проектам, получение сводных отчетов по проектам и работам ПКО.
  •  MS Project – система календарного и ресурсного планирования работ по проекту, позволяющая оценивать ход проекта.
  •  ЛОЦМАН:PLM – платформа для реализации архива и документооборота; осуществления поиска необходимых документов и проектов, позволяющего вести данные по техническому заданию (ТЗ), внутренним заданиям, проектам и их частей в удобном виде; получения сводных отчетов и информации.

Рис. 3.1 Схема существующего комплекса систем ЛОЦМАН:PLM и MS Project

Существующий комплекс программных средств позволяет:

1) осуществлять ведение данных по техническим и внутренним заданиям, отслеживание их текущего состояния, прикрепления к ним приложений и связанных документов;

2) осуществлять календарное и ресурсное планирование проектов ОАО «Раменская УК»;

3) улучшить отслеживание и поиск необходимой информации по проекту;

4) упростить составление отчетности по необходимым документам, истории ТЗ, хода выполнения проектных работ по отделу, сектору, исполнителям;

5) осуществлять контроль хода выполнения проектов;

6) создать единую организацию размещения документов.

Однако в ходе исследования эффективности внедрения комплекса программных средств было выявлено, что между системами ЛОЦМАН и MSP нет прямого, автоматического обмена информацией. Это приводит к тому, что осуществляется двойной ввод информации о проектах в двух системах и двойная корректировка данных в обеих системах.

В результате этого увеличивается вероятность появления ошибок и большая вероятность появления противоречивой информации в системах. Следовательно, требуется дополнительное время на корректировку данных о проектах.

Разработан способ устранения выявленных проблем – интеграция данных между программными средствами.

Цели разработки автоматизированной системы управления:

1) обеспечение автоматического движения атрибутивной информации (атрибут – информационное отображение свойств объекта, где под объектом подразумевается ТЗ, ВЗ, проект, комплект чертежей) между системами ЛОЦМАН:PLM и MS Project;

2) устранение двойного ввода информации о проектах в двух системах;

3) устранение двойной корректировки данных в обеих системах.

Для определения конкретной атрибутивной информации был проведен анализ процесса появления и движения атрибутов на каждом этапе планирования работ. В результате анализа было определено, на каком этапе планирования, из какой системы и в какую необходима автоматическая передача конкретных атрибутов (рис. 3.2).

Рис. 3.2Основные точки взаимодействия систем ЛОЦМАН:PLM и MS Project

Взаимодействие и обмен информацией должны происходить автоматически, при сохранении данных на сервере ЛОЦМАН:PLM или MS Project, обеспечивая тем самым надежный и быстрый способ передачи достоверной информации от системы к системе.

Для реализации интеграции данных было принято решение использовать промежуточную БД на базе SQL server, которая состоит из некоторого набора таблиц, необходимых для интеграции данных.

Были определены новые части комплекса (рис. 3.3):

  •  Сервис Loodsman2MSP – сервис, отслеживающий изменение в структуре данных ЛОЦМАН:PLM, формирующий пакет сообщений об этих изменениях для MS Project и получающий аналогичные пакеты от сервиса синхронизации MSP2Loodsman.
  •  Сервис MSP2Loodsman – сервис, отслеживающий изменение в структуре данных MS Project, формирующий пакет сообщений об этих изменениях для системы ЛОЦМАН:PLM и получающий аналогичные пакеты от сервиса синхронизации Loodsman2MSP.
  •  Д синхронизации на SQL server – база данных, обеспечивающая обмен пакетами сообщений между системами и контроль их обработки.

Рис. 3.3 Схема комплекса ЛОЦМАН:PLM и MS Project при интеграции данных

Сервис Loodsman2MSP со стороны ЛОЦМАН:PLM отслеживает изменение в структуре данных ЛОЦМАН:PLM, затем формирует пакет сообщений об этих изменениях для MS Project и отправляет его в БД синхронизации. Сервис MSP2Loodsman со стороны MS Project отслеживает изменения в БД синхронизации, получает пакет сообщений и передает в MS Project. И наоборот, сервис MSP2Loodsman отслеживает изменение в структуре данных MS Project, затем формирует пакет сообщений об этих изменениях для ЛОЦМАН:PLM и отправляет его в БД синхронизации. Сервис Loodsman2MSP отслеживает изменения в БД синхронизации, получает пакет сообщений и передает в ЛОЦМАН:PLM.

Посредством использования новых частей комплекса будет решена проблема интеграции между системами ЛОЦМАН: PLM и MSP.

Интеграция позволит:

1) исключить ошибки, возникающие при операциях ввода одной и той же информации в нескольких местах;

2) установить четкую связь между выполняемыми проектными работами и соответствующей документацией;

3) обеспечить автоматический обмен атрибутивной информацией между системами.

В результате внедрения системы электронного документооборота на ОАО «Раменская УК» удается достичь:

  •   повышения исполнительской дисциплины;
    •   повышения продуктивности работы отдельных сотрудников и подразделений в целом;
    •   сокращения времени исполнения поручений;
    •   оптимизации маршрутов прохождения документов;
    •   повышения оперативности получения необходимой информации;
    •   качественного улучшения контроля различных направлений деятельности предприятия;
    •   повышения оперативности и качества принятия управленческих решений за счет более адекватного отражения реальной ситуации в управленческой модели.

Результат внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления представлен на рис. 3.3 и 3.4.

Рис. 3.3 Снижение времени согласования документа после внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления
 

Рис. 3.4 Повышение исполнительской дисциплины после внедрения

системы автоматизированного обеспечения управления

Ожидается, что после внедрения систем автоматизации электронного документооборота уже в течение первого года эксплуатации суммарная цена одного документа падает, за счет сокращения расходов на выпуск документов, ускорения их обработки, освобождения рабочего времени и уменьшения объемов хранения.

При автоматизации бизнес-процессов с помощью СЭД нан ОАО «Раменская УК» ожидается значительное повышение эффективности работы всех участвующих в системе подразделений за счет автоматизации обработки информации. Все это приводит к такому состоянию, которое позволяет снизить влияние человеческого фактора и повысить управляемость организацией как системного образования в целом.


ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Управление предприятием неизбежно требует создания разнообразных видов документов, без которых невозможно решать задачи планирования, управления кадрами, финансирования, бухучета, оперативного управления.

Любое управленческое решение базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. В свою очередь, результатом отражения этой информации, фактов, событий, предметов, явлений выступает документ.

В последние годы значительно возрос интерес к рациональной организации документационного обеспечения управленческой деятельности, использованию современных средств организационной и вычислительной техники не только в государственных, но и в коммерческих организациях.

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации — важнейшая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом. Рациональная организация документационного обеспечения управления возлагается в организации на самостоятельную, организационно-обособленную службу подчиненную руководителю организации, — службу документационного обеспечения управления (служба ДОУ). В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик, создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально назначенный для этой работы сотрудник.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки содержания информации, к которым можно отнести руководителей организации и структурных подразделений, управленческих работников, и пунктами технической обработки собственно документов, обеспечивающих прием, учет, контроль, формирование информационно-справочных массивов, хранение и использование информации.

Документы — носители первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации — книг, газет, журналов и т.п., содержащих переработанную, вторичную информацию.

В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для спра- вочно-поисковой работы.

В состав документооборота входят следующие документопотоки:

— входящие (поступающие) документы, то есть документы, поступившие в организацию;

— исходящие (отправляемые) документы, то есть официальные документы отправляемые из организации;

— внутренние документы, то есть официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации.

Каждый из перечисленных выше документопотоков характеризуется собственными показателями, в состав которых, прежде всего, входят виды документов, их количество, маршруты (пути) прохождения.

Документооборот — важнейшая составляющая системы управления любой организации. Поэтому любая ошибка в системе движения документов немедленно вызывает соответствующий сбой и в системе управления организации в целом.

Исследование проводилось на базе ОАО «Раменская УК». Несмотря на, что ОАО «Раменская УК» существует несколько лет, работы по организации технологии документационного обеспечения управления начали проводиться только с 2010 года. Документационное обеспечение управления в ОАО «Раменская УК» осуществляется  Общим отделом.

Организация работы с документами в ОАО «Раменская УК» включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.

Анализируя документооборот ОАО «Раменская УК» за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении Компании выделяют три группы документов:

- поступающие (входящие);

- отправляемые (исходящие);

- внутренние.

Результатом исследований явилась графическая модель СЭД ОАО «Раменская УК». Система разбита на два сектора – внешний и внутренний. Выявлены наиболее слабые места системы. Анализ угроз был проведен по трем нарушаемым свойствам безопасности: угроза конфиденциальности, целостности и доступности.

В анализе угроз конфиденциальности описаны основные способы получения НСД к системе СЭД с целью хищения злоумышленником конфиденциальной информации.

Анализ угроз целостности дает возможность определить степень ценности отдельных звеньев системы, а также последствия их краха.

Анализ угроз доступности дает понимание о доступности отдельных компонентов СЭД.

Доступность этих компонентов может привести к ошибкам и различным сбоям в системе, что создает основу для построения механизмов НСД.

Существующий комплекс программных средств позволяет ОАО «Раменская УК»:

1) осуществлять ведение данных по техническим и внутренним заданиям, отслеживание их текущего состояния, прикрепления к ним приложений и связанных документов;

2) осуществлять календарное и ресурсное планирование проектов ОАО «Раменская УК»;

3) улучшить отслеживание и поиск необходимой информации по проекту;

4) упростить составление отчетности по необходимым документам, истории ТЗ, хода выполнения проектных работ по отделу, сектору, исполнителям;

5) осуществлять контроль хода выполнения проектов;

6) создать единую организацию размещения документов.

Ожидается, что после внедрения систем автоматизации электронного документооборота уже в течение первого года эксплуатации суммарная цена одного документа падает, за счет сокращения расходов на выпуск документов, ускорения их обработки, освобождения рабочего времени и уменьшения объемов хранения.

При автоматизации бизнес-процессов с помощью СЭД нан ОАО «Раменская УК» ожидается значительное повышение эффективности работы всех участвующих в системе подразделений за счет автоматизации обработки информации. Все это приводит к такому состоянию, которое позволяет снизить влияние человеческого фактора и повысить управляемость организацией как системного образования в целом.


СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 

  1.  Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах».
  2.  Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
  3.  Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
  4.  Федеральный закон  от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
  5.  Федеральный закон  от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
  6.  Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
  7.  Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне».
  8.  Указ Президента РФ от 30.11.1995 № 1203 «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне».
  9.  Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера».
  10.  Постановление Правительства РФ от 28.01.2002 № 65 «О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002—2010 годы)»
  11.  ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28.
  12.  ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденный постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст.
  13.  ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.
  14.  ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утвержденный и введенный в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.07 № 28-ст.
  15.  ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799-2005  «Информационная технология – Практические правила управления информационной безопасностью».
  16.  Баласян В. Электронный документооборот как эффективный инструмент управления / В. Баласян // Финансовая газета. - 2012. - № 6. - С. 23-26.
  17.  Белов А.Н., Белова А.А. Делопроизводство и документооборот. М.: ЭКСМО, 2012. – С. 54.
  18.  Делопроизводство  (Организация и технологии документационного обеспечения управления) / Под ред. Проф. Т.В. Кузнецовой. М.: ЮНИТИ, 2013. – С. 27
  19.  Досмухамедов Б.Р. Анализ угроз информации систем электронного документооборота// Вестник Астраханского государственного технического университета. Серия: Управление, вычислительная техника и информатика. 2013. № 2. С. 140-143.
  20.  Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Москва-Новосибирск: ИНФОРМ - М., Сибирское согласие, 2012. – С.41
  21.  Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства (Документационное обеспечение управления). Москва-Новосибирск: ИНФОРМ-М, Сибирское согласие, 2012. – С. 71
  22.  Кузнецова Т.В. Делопроизводство (ДОУ) М.: ЗАО «Бизнес-школа», Интел-Синтез», 2012. – С. 52.
  23.  Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические документы по делопроизводству // Секретарское дело. 2012. № 1. С. 3.
  24.  Кузнецова Т.В. Секретарское дело: Учебник для вузов. М., 2013. – С. 14
  25.  Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Киев: «Знание», 2013. 4-е изд., испр. – С. 56
  26.  Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации (75 образцов основных документов). М., Омега-Л, 2013. С. 9.
  27.  Основные критерии защищенности / news.excelion.ru
  28.  Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота / А. Пахчанян // Директор информационной службы. - 2013. - № 2. - С. 12-18.
  29.  Рогожин М.Ю. Делопроизводство в примерах и образцах. М.: ПрессЮрЛит, 2013. – С. 49
  30.  Романов Д.А. Правда об электронном документообороте / Д.А. Романов, Т.Н. Ильина, А.Ю. Логинова. - М. : ДМК пресс, 2012. - 224 с.
  31.  Секретарское  дело (образцы документов, организация и технология работы): Учебно-практ. пособие / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др. Под ред. И.К. Корнеева. М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2013. – С. 32
  32.  Фионова Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций. Пенза: Изд-во Пенз. гос. ун-та, 2013. 159 с.
  33.  Храмцовская Н.А. Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота//Секретарь-референт. – 2013. - №5.
  34.  Чернов В.Н. Системы электронного документооборота / В.Н. Чернов. - М. : Издательство РАГС, 2012. - 83 с.
  35.  Янковая В.Ф. Азбука делопроизводства//Секретарь-референт. – 2012. - №10. – С. 12


ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Оперограмма движения входящих документов

Кто выполняет

Операции

Общий отдел

Руко-водство

ОАО «Раменская УК»

Секретари структурных

подразделений

Руководство структрурных подразделений

Испол-нители

1.Прием документов

2. Вскрытие

3. Сортировка

4.Регистрация

5.Передача на рассмотрение руководству

6.Рассмотрение руководством

7.Получение от руководства рассмотренных документов

8.Фиксация резолюции

9. Постановка на контроль

10. Передача в подразделение

11. Получение документа подразднием

12.Регистрация  документов

13.Рассмотрение руководством подразделения

14. Фиксация результатов рассмотрения

15. Передача на исполнение

- движение документов, поступающих на имя Генерального директора

- движение документов, поступающих на имя руководителей структурных подразделений

- движение нерегистрируемых документов

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Оперограмма движения исходящих документов

Кто      выполняет

Операции

Испол-нители

Структурные подразделения

Юрист

Ген. Директор Компании

Общий отдел

Секре- тари                               

Руководители

1.Составление проекта

2. Согласование

3. Внесение изменений

4.Печать

5. Визирование

6.Внесение  изменений

7. Считка

8. Визирование

9. Передача на подпись

10 Подписание

11 Передача на регистрацию

12. Регистрация

13. Отправка

- движение документов, подписываемых Генеральным директором

- движение документов, подписываемых руководителями структурных подразделений

1 Храмцовская Н.А. Актуальные проблемы современного делопроизводства и документооборота//Секретарь-референт. – 2013. - №5.

2 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

3 Основные критерии защищенности / news.excelion.ru.

4 Основные критерии защищенности / news.excelion.ru.

5 Основные критерии защищенности / news.excelion.ru.

6 Досмухамедов Б.Р. Анализ угроз информации систем электронного документооборота// Вестник Астраханского государственного технического университета. Серия: Управление, вычислительная техника и информатика. 2013. № 2. С. 140-143.

7  Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота / А. Пахчанян // Директор информационной службы. - 2013. - № 2. - С. 12-18.

8 Чернов В.Н. Системы электронного документооборота / В.Н. Чернов. - М. : Издательство РАГС, 2012. - 83 с.

9 Романов Д.А. Правда об электронном документообороте / Д.А. Романов, Т.Н. Ильина, А.Ю. Логинова. - М. : ДМК пресс, 2012. - 224 с.



 

Другие похожие работы, которые могут вас заинтересовать.
12559. Роль информационных технологий в повышении эффективности системы управления персоналом (на примере филиала Буровые растворы ЗАО Сибирская Сервисная Компания) 2.12 MB
  Рассмотреть значение информационных технологий в управлении персоналом. Дать характеристику филиала Буровые растворы ЗАО «Сибирская Сервисная Компания» и провести финансовый анализ его деятельности. Дать оценку роли информационных технологий в системе управления персоналом филиала Буровые растворы ЗАО «ССК».
15809. Совершенствование системы управления запасами на основе применения логистических и информационных технологий на примере деятельности ОАО «БФ «Коммунар» 352.3 KB
  В этом случае запас необходим для того чтобы не остановился производственный процесс что особенно важно для предприятий с непрерывным циклом производства. Особенно это важно для предприятий с непрерывным процессом производства так как в этом случае остановка производства может обойтись слишком дорого...
8188. РАЗРАБОТКА РЕКОМЕНДАЦИЙ И МЕРОПРИЯТИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ КАДРОВОГО И ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ 97.47 KB
  В этой связи документационное и кадровое обеспечение системы управления человеческими ресурсами приобретает огромное значение в вопросах эффективной деятельности службы управления персоналом. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников
11007. Разработка педагогических условий, обеспечивающих использование новых информационных технологий в начальной школе при обучении русскому языку 88.02 KB
  Своеобразие информационной культуры заключается в том что с одной стороны для ее обретения требуются значительные усилия личности: и с другой стороны только информационная культура открывает современному человеку доступ к накопленным цивилизацией информационным ресурсам. Этим определяется особая важность роли информационной культуры в современном обществе. Сегодня стало очевидно что самые лучшие ЭВМ оптические носители памяти базы данных и знаний системы связи не приведут к решению стоящих перед человеком и обществом проблем если...
12560. Изучение теоретических основ информационных технологий обеспечения управленческой деятельности 1.24 MB
  Поэтому сейчас все фирмы от организаций малого и среднего бизнеса до крупных промышленных комплексов разрабатывают и внедряют автоматизированные информационные системы поддержки своей деятельности. Практическая где на конкретном предприятие показан процесс внедрения и использования системы...
11688. Повышение эффективности продаж через интернет-магазин за счет совершенствования системы документационного обеспечения управления интернет-магазина ООО «Спортибэй» 2.2 MB
  Разработан проект внедрения автоматизированной информационной системы обработки заказов в интернет-магазине ООО «Спортибэй» на платформе «1С: Управление небольшой фирмой 8» с использованием электронной подписи на платформе «1С: Такском».
7415. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СОВРЕМЕННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В РАБОТЕ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ НА ПРИМЕРЕ АДМИНИСТРАЦИИ КАРАСУНСКОГО ВНУТРИГОРОДСКОГО ОКРУГА ГОРОДА КРАСНОДАРА 366.28 KB
  Информация в современном обществе является важнейшим ресурсом и необходимым условием функционирования власти. Обладание не полной и не достоверной информацией, полученной посредством информационных технологий в условиях неопределенности во внешней среде, может привести к неверному принятию решений и соответственно привести к неблагоприятным последствиям. Таким образом, информационные технологии оказывают на государственное управление существенное влияние
4912. Экономическая эффективность внедрения новых технологий 42.75 KB
  Виды эффектов НТП Экономический Ресурсный Технический Информационный Социальный Положительный Отрицательный Ускорение НТП на предприятии Материализация направлений НТП на предприятии Влияние ускорения НТП на технический и организационный уровень производства Технический эффект Ресурсный эффект Экономический эффект Социальный эффект Информационный эффект...
12823. Совершенствование управления предприятия на примере ОАО «Ритэк» 38.48 KB
  Предприятие с неустойчивым финансовым состоянием не в состоянии решать стратегические задачи, кроме того, часто не имеет возможности перераспределить свои ресурсы для решения оперативных задач, поэтому велика вероятность приобретения им статуса «убыточное», которое не только не обеспечивает свою жизнедеятельность, но и замедляет процессы рыночных преобразований в экономике страны в целом.
18077. Педагогические условия использования новых технологий в основной школе 153.74 KB
  Инновационные образовательные технологии и их влияние на эффективность процесса обучения. Характеристика образовательных технологий на примере технологии модульного обучения и метода проектов. В результате чего на современном этапе развития образования возникла необходимость обновления методов средств и форм организации обучения. Обновление образования требует использования нетрадиционных методов и форм организации обучения создание таких педагогических условий обучения которые будут способствовать...
© "REFLEADER" http://refleader.ru/
Все права на сайт и размещенные работы
защищены законом об авторском праве.