Документоведение и документ

Традиционно вопросы управления в литературе по документационному обеспечению управления не рассматриваются. Но роль документов в современном управлении такова, что документ является вспомогательным обслуживающим инструментом управления

2014-08-04

19.04 KB

0 чел.


Поделитесь работой в социальных сетях

Если эта работа Вам не подошла внизу страницы есть список похожих работ. Так же Вы можете воспользоваться кнопкой поиск


Тема 1. Управление, документоведение и документ.

  1.  Начала управления.
  2.  Сведения, сообщение.
  3.  Что такое документ? Определение управленческого документа. Документоведение.
  4.  Функции управленческих документов.

  1.  Начала управления

Традиционно вопросы управления в литературе по документационному обеспечению управления не рассматриваются. Но роль документов в современном управлении такова, что документ является вспомогательным обслуживающим инструментом управления. Можно сказать так, что «Управление первично, а управленческие документы вторичны».

И поэтому, составители (разработчики) документов не зависимо от сферы их профессиональной деятельности, должны понимать основные элементы управления. В этой связи  мы считаем необходимым, изложить начала управления.

Слово «управление» образовано от глагола «управлять», что означает руководить, направлять деятельность, действия кого-либо (чего-либо). В современном представлении «управление» можно представить, как системный процесс, образуемый элементами перечисленными ниже.

Смысл слова  «управлять» прямо подразумевает наличие следующих элементов:

• наличие  того, какую и чью деятельность, действия направляют (направлять деятельность... кого-либо . . . ) – объект управления;

• наличие того, кто управляет (руководит) - субъект  управления;

• существование  того, ради чего осуществляется управление (…направлять деятельность…) - цель управления.

Объектами управления могут быть устройства, созданные человеком, свойства веществ и материалов, отдельный человек и коллективы людей, социально-экономические системы в различных проявлениях (государство, субъект Федерации, муниципальное образование) и т. п.

Субъектом управления может быть также отдельный человек, коллектив людей и т. п., техническое устройство, природное явление и т. п.

Цель управления - это тот результат, который должен быть получен в процессе управления или по его завершении.

Кроме этого «управление» подразумевает наличие следующих элементов:

Управляющих воздействий – т. е.  прямых или косвенных воздействий, на объект управления, осуществляемых  субъектом управления для достижения цели управления.

 Обратной связи – т. е. прямых или косвенных воздействий объекта управления, на субъект управления, необходимых  для достижения цели управления.

Внутренних  регулирующих воздействий – воздействий, осуществляемых на управление внутренними по отношению к управлению источниками и целенаправленных на то, чтобы управление соответствовало определенным нормам, подчинялось бы определенным правилам.

Внешних регулирующих воздействий – воздействий, влияющих на управление и создаваемых внешними по отношению к управлению источниками. Как правило, эти воздействия целенаправленны на то, чтобы управление соответствовало определенным нормам, подчинялось бы определенным правилам.

  1.  Сообщение.

Традиционно процесс управления осуществляется посредством обмена сообщениями. Под сообщениями мы понимаем конечный объем информации об управлении,  имеющий следующие отличительные признаки.

1. Конечность объема сообщения.  Сообщение содержит только конечное, конкретное  количество сведений.

2. Целостность сообщения.  Сведения об управлении, содержащиеся в одном сообщении, должны быть связаны единым смыслом. Это свойство следует из принципа разделения труда (принципа специализации), действующего в управлении.

3. Воспринимаемость сообщения.

Сведения, представленные в сообщении, должны быть доступны восприятию человека прямо или с помощью каких-либо технических средств.

4. Сохранность сообщения во времени и перемещаемость в пространстве. Для практического использования сообщений в управлении необходимо, чтобы они могли перемещаться в пространстве и сохраняться во времени без искажения столь долго, сколько это необходимо для управления. В этом случае сообщение можно использовать в управлении в различных точках пространства и в любые моменты времени.  

5. Коммуникативность сообщения.

В управлении сообщениям отводится особая роль коммуникаторов участников управления. Для того чтобы коммуникационный акт между участниками управления состоялся в состав сведений, содержащихся в сообщении, должны входить  сведения:

  •  об авторе (авторах) сообщения;
  •  об отправителе сообщения;
  •  о получателе (получателях) сообщения;
  •  о потребителе (потребителях) сообщения.

Приведем примеры сообщений:

1. Высказывание работника по какому-либо вопросу на совещании.

2. Устное указание руководителя подчиненному.

3. Приказ руководителя общего отдела.

 

В зависимости от сути сведений, содержащихся в сообщении степень их связи с целью управления может быть различной, а именно:

• без части сведений реализация процесса управления невозможна. Сведения, без которых достижение цели управления невозможно, будем называть необходимыми сведениями. 

Например, сведения о ресурсах необходимых для достижения цели управления.

часть сведений никак  не связаны с целью управления. Сведения,   которые не оказывают никакого влияния на достижение цели управления, будем называть балластными сведениями.

Например, сведения о марке ручки, используемой ведущим специалистом организационного отдела при написании черновика конкретного документа.

  1.  Что такое документ? Определение управленческого документа. Документоведение.

В управлении выделяется особый класс сообщений, называемых документами. Понятие «документ», первоначально произошло от латинского doceo означавшее «учу», «извещаю».

Позже появилась производная форма documentum, означающая «доказательство», «свидетельство» [1]. Эта форма надолго утвердилось в различной деятельности [2].

Рассмотрим различные определения документа.

В толковом словаре С. И. Ожегова  документ определяется как « . . . деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт, или право на что-либо» [3].

В соответствии с Российским государственным стандартом (ГОСТ Р  51141 - 98)  [4] документ  определяется как « . . . зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Необходимо пояснить понятие обозначаемое, словом «стандарт».

Начнем со слова «стандартизация». Стандартизация - деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг [12].

В словаре современных понятий и терминов [11] слово «стандарт» трактуется так:

Стандарт – утверждаемая нормативно техническая документация устанавливающая комплекс  норм и правил по отношению к предмету стандартизации. 

В Федеральном законе о техническом регулировании [12] приводится более точная формулировка этого понятия.

Стандарт - документ, в котором в целях добровольного многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт также может содержать требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения.

В своей работе «Развитие понятия «документ»» М. В. Ларин приводит убедительную аргументацию в пользу такого лексического значения этого слова [2].

Мы привели общие понятия документа. Определения, приводимые далее, различны и определяются той сферой деятельности, в которой используются документы.

В юриспруденции документ определяется как « . . . овеществленное изложение мыслей, которое предназначено для доказывания юридически значимых обстоятельств, а также позволяет установить его составителя» [5].

В гражданском процессе документ - это такое « . . . письменное доказательство, которое выдано или заверено компетентным органом в пределах его прав и обязанностей, в установленном законом порядке, содержащее наличие всех необходимых реквизитов (дату выдачи, подпись должностного лица, указание организации или органа, выдавшего документ, и т.д.)» [6].

В уголовном процессе документом признается « . . . любой предмет материального мира, на котором какими-то условными знаками (буквами, цифрами и др.) зафиксирована какая-то мысль или имеется изображение какого-либо объекта» [7].

Таким образом, в различных, значимых сферах человеческой деятельности понятие документ имеет различное толкование. Так как управление является широкой сферой деятельности охватывающей все организованные виды деятельности человека, то существуют  достаточные основания для того, чтобы определить понятие  документа применительно к сфере управления.

Рассмотрим основные на наш взгляд  признаки управленческих  документов.

  1.  Любой управленческий документ  является сообщением (см. признаки сообщения указанные выше). Действительно управленческие документы выполняют коммуникационную  функцию, т. е. они связывают различных участников процесса управления. По определению сообщения данного в теме 1.2 эту функцию выполняет сообщение.
  2.  Любой управленческий документ содержит два типа сведений, сведения, составляющие его текст и сведения, составляющие справочную часть документа.

Текст управленческого документа содержит сведения, предназначенные для  управления.

  1.  Справочная часть управленческого документа содержит сведения, играющие определенную роль в управлении и  имеющие  вспомогательный характер. Все сведения в справочной части документа делятся на группы. Каждая группа  имеет самостоятельный, логически обособленный смысл и включает в себя сведения, связанные между собой этим смыслом. Такая группа называется реквизитом документа (Например, сведения об авторе, о дате, определяющей время составления документа, о сути текста документа и т.п.). 
  2.  Состав, правила составления и оформления реквизитов  управленческих документов устанавливаются нормативными – актами, имеющими различную область применения Например, государственный стандарт - (ГОСТ Р 6.30-2003), локальные правовые акты организаций.
  3.  Достоверность сведений содержащихся в управленческом документе подлежит обязательной заверке.  Необходимость заверки достоверности сведений объясняется тем, что если сведения, на основе которых  осуществляется управление недостоверны,  то достижение целей управления становится маловероятным. Заверка достоверности сведений осуществляется специальным реквизитом, имеющим название «подпись».

На основании вышесказанного  управленческий документ определяется следующим образом.

Управленческий документ это сообщение, состоящее из текста содержащего сведения, предназначенные для управления и справочной части, включающей в себя    сведения, характеризующие связь сообщения с управлением, разбитые на  группы называемые реквизитами, которые  устанавливаются  нормативно – техническими и иными актами, обязательно включающие реквизит о заверке достоверности сведений, содержащихся в тексте и справочной части.

Документоведение это  молодая научная дисциплина, имеющая широкое практическое значение в различных областях человеческой деятельности.

Управленческое документоведение это наука о законах, нормах и правилах  составления документов и их движения в процессе управленческой деятельности.

  1.  Функции управленческих документов.

Управленческие документы  выполняют различные   функции. Наиболее важными из них являются:

Идеологическая функция;

Коммуникационная функция;

Научная функция

Познавательная функция;

Политической функция;

Правовая функция;

Социальная функция;

Управленческая функция;

Функция защиты информации.

Функция исторического источника;

Функция учёта;

Функция хранения информации;

Не все перечисленные выше функции имеют одинаковое значение в управлении, поэтому рассмотрим наиболее значимые функции, выполняемые в управлении управленческими документами.

Управленческая функция

Это главная функция, выполняемая любым управленческим документом. В тексте управленческого документа эта функция может выражаться различным способом, но главное одно, смысл этой функции заключается в том, что сведения, содержащиеся в тексте управленческого документа, предназначены для управления (это обстоятельство было отмечено как один из отличительных признаков управленческого документа).

Коммуникационная функция

Документы разрабатываются одними лицами для того, чтобы быть использованы другими. Следовательно, они связывают между собой различных участников процесса управления, выполняя, таким образом, коммуникативную функцию.

Слово коммуникационный происходит  от латинского слова communicatio - делать общим, связывать, общаться и обозначает акт общения, связь между двумя или более индивидами, осуществляемая для сообщения информации [5].

В управлении под коммуникацией понимается обмен управленческой информацией в устном или письменном виде посредством символов или действий.

В процессе коммуникации документы передаются от одного участника  управления другому. В общем случае в этом процессе участвуют:

• составитель документа (автор);

• отправитель;

• вещественная основа представления документа на стороне отправителя (см. тему 1.4.);

• передатчик (устройство, осуществляющее передачу документа по каналу связи);

• канал связи (среда (в большинстве случаев техническая) по которой осуществляется передача документа);

• приемник (устройство осуществляющего прием документа из среды);

• вещественная основа представления документа на стороне получателя;

• получатель документа;

• исполнитель (участник управления, использующий документ в своей деятельности).

Научная функция

Научная функция документа возникает потому, что управленческие документы являются научным материалом, на основе которых выявляются закономерности управления и, в том числе, закономерности  документирования управленческой деятельности и работы с документами. Научная функция документа проявляется в различных научных сферах. Наибольшее значение управленческие документы, как научный источник  имеют в сфере управления, экономики, социологии, юриспруденции, истории, политологии.

Правовая функция

Правовая функция управленческих документов проявляется двояко. Во-первых, сам документ может иметь статус юридического (правового) акта (закон, постановление, приказ и т. п.).

Юридические (правовые) акты это официальные письменные документы, созданные на бумажном носителе с использованием технических средств, принятый (изданный) в определенной форме субъектами управления в пределах их компетенции порождающие определенные правовые последствия, создающие юридическое состояние и направленное на регулирование отношений, имеющие обязательный характер в пределах государства, в определенной сфере деятельности, органе, организации  или имеющее индивидуальный характер, т. е. распространяющихся на определенный круг лиц.

Интересен пример определения муниципального правового акта [13].

Муниципальный правовой акт - решение по вопросам местного значения или по вопросам осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации, принятое населением муниципального образования непосредственно, органом местного самоуправления и (или) должностным лицом местного самоуправления, документально оформленное, обязательное для исполнения на территории муниципального образования, устанавливающее либо изменяющее общеобязательные правила или имеющее индивидуальный характер;

Во-вторых, в определенных ситуациях любой управленческий документ, обладающий определенными свойствами (см. требование юридической значимости документа тема 10), может выступать как свидетельство, доказательство в юридических процессах, реализуя тем самым правовую функцию.

Политическая функция.

Ряд управленческих документов органов ГВ и МС выполняют  политической функцию, которая тесно связана с управленческой функцией, так как деятельность особенно органов государственной власти очень часто осуществятся в сфере политики. Это, прежде всего, относиться к документам, предназначенным для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства.  

Приведем примеры государственных политик:

Государственная политика в области обеспечения санитарно-эпидемиологического благополучия населения;

Государственная политика в сфере агропромышленного комплекса.

Государственная политика в сфере мелиорации земель.

Государственная политика в молодежной сфере;

Государственная национальная политика

Государственная политика в области политики в области архивного дела

Государственная политика в области иммунопрофилактики

Государственная политика в области обращения с отходами

Государственная политика в отношении ветеранов

Государственная политика по вопросам национально - культурных автономий

Государственная политика в области градостроительства;

Государственная политика по вопросам безопасности гидротехнических сооружений

Государственная политика в области топливно-энергетического комплекса.

Государственная политика в области экологического развития

Социальная функция

Социальная функция в особенности характерна для управленческих документов органов ГВ и МС т.к. они отражают деятельность этих органов по удовлетворению различных потребностей граждан государства и других людей, находящихся на его территории. Управленческие документы  могут оказывать  влиять на развитие социальных отношений в обществе.

Контрольные вопросы по теме 1

  1.  Дайте определение документа по ГОСТ Р 51141 - 98.
  2.  Дайте определение документа по толковому словарю.
  3.  Дайте определение документа, используемое в гражданском процессе.
  4.  Дайте определение стандарта.
  5.  Дайте определение стандартизации.
  6.  Дайте определение управленческого документа.
  7.  Дайте определение юридического (правового) акта.
  8.  Как заверяется достоверность сведений в документе?
  9.  Как определяется цель управления?
  10.  Какие два типа сведений содержатся в  управленческом документе? Охарактеризуйте их.
  11.  Какие сведения называются балластными?
  12.  Какие сведения называются необходимыми?
  13.  Назовите отличительные признаки сообщения.
  14.  Перечислите основные признаки управленческого документа.
  15.  Почему составители (разработчики) документов не зависимо от сферы их профессиональной деятельности, должны ориентироваться в началах управления?
  16.  Приведите примеры  управленческих документов.
  17.   Приведите пять примеров  государственных политик.
  18.  Раскройте научную  функцию, реализуемую управленческим документом.  
  19.  Раскройте политическую функцию, реализуемую управленческим документом.  
  20.  Раскройте правовую функцию, реализуемую управленческим документом.  
  21.  Раскройте социальную функцию, реализуемую управленческим документом.  
  22.  Раскройте существо двух признаков сообщения указанных преподавателем.
  23.  Раскройте функцию коммуникационную функцию, реализуемую управленческим документом.  
  24.  Чем определяются правила составления и оформления реквизитов управленческих документов?
  25.  Что называется  реквизитом управленческого документа.
  26.  Что называется  управляющим воздействием?
  27.  Что называется внутренним  регулирующим воздействием?
  28.   Что называется объектом управления? Приведите примеры.
  29.  Что называется субъектом управления? Приведите примеры.
  30.  Что такое внешнее регулирующее воздействие?
  31.  Что такое обратная связь в управлении?
  32.  Является ли  документ сообщением?
  33.  

Е. Н. Колесник                                                                               стр. 12 из 12



 

Другие похожие работы, которые могут вас заинтересовать.
5866. Экономическая информация, экономический документ 39.63 KB
  Экономическая информация экономический документ Экономическая информация Теории информации принятые в кибернетике и других технических сферах не получили распространения в обработке информации для управления экономическими объектами. Таким образом определение экономической информации можно сформулировать следующим образом...
6953. Документ, его свойства, функции и классификация. Унификация и стандартизация 18.72 KB
  Общие функции основные функции документов: информационная фиксация хранение и передача информации; коммуникативная передача обмен информации; социальнокультурная документы представляющие социальное и культурное значение передающие культурные традиции и системы ценностей. Специальные функции документов: правовая одни документы являются источником права другие могут быть доказательством в юридической сфере; организационная установка правовых отношений; управленческая решение управленческих вопросов и принятие...
4476. Работа с объектом Документ. Создание объекта Регистр Накопления 1.04 MB
  В форме документа Оказание Услуги добавьте код процедуры для расчета суммы при изменении аналогично предыдущему документу для соответствующей табличной части. Создайте второй документ...
4247. Работа с Деревом конфигурации. Создание объектов конфигурации Справочник и Документ 3.89 MB
  Конфигуратор системы 1С:Предприятие является специальным режимом запуска 1С и предназначен для разработчиков, программистов. В этом режиме разработчик создает или корректирует структуру базы данных, программные модули, производит административные работы.
© "REFLEADER" http://refleader.ru/
Все права на сайт и размещенные работы
защищены законом об авторском праве.